Автозаполнение в смежные ячейки

Это разновидность операции копирования, результат которой зависит от содержимого исходной ячейки (ячеек). Автозаполнение может приводить к модификации исходных данных.

Автозаполнение обычно выполняется методом перетаскивания маркера заполнения ячейки (нижний правый угол активной ячей­ки) по ячейкам строки или столбца: вправо или влево, вниз или вверх.

В частности, прием автозаполнения обычно используют при необходимости копирования формул в смежные ячейки.

Основные варианты результатов автозаполнения методом пе­ретаскивания маркера заполнения следующие:

Результат двух последних вариантов автозаполнения обуслов­лен наличием в MS EXCEL списков названий дней недели и на­званий месяцев. Можно создать любые свои списки — фамилий, наименований подразделений и т. д. в пункте меню Сервис  Параметры  вкладка Списки.

При создании рядов числовых данных или дат может исполь­зоваться пункт меню Правка  Заполнить  Прогрессия. Предварительно задав некоторое начальное значение ряда, можно создать по строке или столбцу ряд чисел, составляющих арифме­тическую или геометрическую прогрессию. В диалоговом окне (рис. 2.8) следует указать шаг для арифметической или множи­тель для геометрической прогрессии и предельное значение эле­мента прогрессии. Если начальным значением является дата, то можно заполнить последовательность ячеек с шагом день, или месяц, или год, или рабочий день. Последний вариант дает воз­можность создать календарь рабочих дней на заданный отрезок времени.

Рис. 2.8

Учет использования рабочего времени

Средствами MS EXCEL в кадровой работе можно поставить задачу "Учет использования рабочего времени", основой которой будет являться таблица Табель.

С целью упрощения создания таблиц типа Табель и их унифи­кации рекомендуется разработать шаблон.

Разработка шаблона и его использование

Шаблон может быть рассчитан на создание системы таблиц на разные периоды времени. Для определенности рассмотрим соз­дание шаблона на квартал.

Общая последовательность создания шаблона и его использо­вания следующая (рис. 2.9):

1. В новой книге MS EXCEL объединить три листа в группу (щелкнуть ярлык Лист1, нажать клавишу Shift и щелкнуть яр­лык ЛистЗ).

Примечание. Объединение выполняется для дублирования всех последующих действий сразу на три листа. При создании системы таблиц для полугодия или года следует создать груп­пы из 6 или 12 листов соответственно.

2. Ввести заголовки таблицы - названия столбцов таблицы.

3. Форматировать заголовки.

4. Создать границы таблицы (обрамление).

5. Ввести расчетные формулы в ячейки столбца Отработано за.

6. Сохранить как шаблон, задав имя шаблона, например Табелъ_шабл.xlt. На рис. 2.9 представлен шаблон табеля, соответствующий типовой форме Т-13 (первая страница). После этого шаблон может использоваться для создания конкретного табеля.

Рис. 2.9

2. Ввести название подразделения, нумерацию строк, фамилии сотрудников, их должности и табельные номера. Эти данные отобразится на трех листах группы.

3. Сохранить как книгу MS EXCEL, задав имя файла, например Табелъ_2кварт. xlt.

4. Разгруппировать листы (нажать клавишу Shift и щелкнуть ярлык Лист1). Далее каждый лист обрабатывается отдельно.

5. Переименовать листы, задав в соответствии с учетным периодом конкретные названия месяцев (команда переименования выбирается из контекстного меню ярлыка листа).

6. Ввести исходные данные на нужный лист: учетный период и обозначения отработанного и неотработанного времени в днях и часах в ячейки таблицы.

7. Сохранить файл.

8. Закрыть файл.

9. При необходимости создать систему таблиц для другого квартала надо выполнить команду Файл  Создать, выбрать шаблон Табелъ_шаб. xlt и повторить пп.7-13.

Примечание. При создании табеля для того же подразделения, но другого временного периода, фамилии и табельные номера следует вводить методом копирования из ранее созданных таблиц.

Поскольку важно правильно создать шаблон, содержимое и форматирование каждой ячейки шаблона (рис. 2.9) описано в Приложении 2.

На рис. 2.10 показан вариант заполненного табеля на июнь 2000 года в книге Табелъ_2кварт. В таблице приняты следующие обозначения: рабочий день - 1, нерабочий день - х, временная нетрудоспособность - б, служебная командировка - к, ежегодный отпуск - от, продолжительность рабочего дня в часах – числа. Можно использовать и другие условные обозначения, рекомен­дованные ГОСТом.

Рис. 2.10