Способы адресации ячеек и интервалов

При создании таблицы в MS EXCEL надо уметь обратиться к ячейке или группе ячеек.

Для обращения к ячейке в интерактивном режиме (при вводе данных, редактировании или просмотре содержимого ячейки) достаточно поставить табличный курсор в нужную ячейку. Табличный курсор имеет вид жирной рамки. Ячейка, в которой стоит табличный курсор, называется активной. Для обращения к интервалу или группе ячеек в интерактивном режиме следует выделить нужные ячейки с помощью мыши. В MS EXCEL имеется воз­можность одновременно выделить несмежные ячейки и интерва­лы, нажав и удерживая при выделении клавишу Ctrl.

Обращение к ячейке или к интервалу ячеек в формуле или в программе осуществляется путем указания адреса. Могут и пользоваться разные способы адресации.

1. Относительный адрес ячейки формируется указанием номера столбца и номера строки. Столбцы нумеруются одной англий­ской буквой от А до Z или двумя английскими буквами, если количество столбцов в таблице больше 26, по принципу, от АА до AZ, далее – от ВА до BZ и т.д. Строки нумеруются арабскими числами.

Примеры относительных адресов:

А1 - адрес первой ячейки;

АВ26 - адрес ячейки на пересечении 28-го столбца и 26-ой строки;

IV65536 - самый большой адрес, который различает MS EXCEL.

4. Абсолютный адрес ячейки формируется с помощью символа $ в адресе. Например: $A$1, $AB$26, $IV$65536. Абсолютный адрес используется в формулах (или программах) для указания фиксированных ячеек, неизменяемых при копировании формул в другое место.

5. Адрес интервала ячеек, или столбцов, или строк - формируется указанием начального и конечного адресов, разделенных двоеточием.

Примеры интервальных адресов:

А1-В5 - интервал из 10 ячеек от А1 до В5;

C-F - интервал из четырех рядов от С до F включительно;

5:24 - интервал из 20 рядов от 5-го до 24-го включительно.

Интервальные адреса тоже могут быть абсолютными.

6. Адрес в форме имени может быть дан ячейке или интервалу ячеек для конкретной таблицы. Например, если ячейка содер­жит значение минимального значения заработной платы, то ее можно назвать, например, МинЗарпл, используя пункт меню Вставка  Имя  Присвоить. Такое имя будет действовать как абсолютное для книги.

7. Уточненный адрес в пределах книги формируется указанием имени листа и адреса ячейки (или интервала ячеек), разделен­ных знаком !. Например:

Лист1!А1 –ячейкаА1 на листе с именем Лист1;

Лист2!А1 - ячейка А1 на листе с именем Лист2.

8. Полный адрес формируется из имени книги в квадратных скобках и ее места расположения на диске, имени листа и адреса ячейки. Например: ‘С:\КАDRY\ТАБЕЛЬ\[Табель_1кварт.xls]Лист1’!С12

Использование адресов пятого и шестого видов дает возмож­ность создавать таблицы, связанные по данным.

Типы данных

Итак, хранителем данных является ячейка. В ячейку можно ввести:

• тексты;

• числа;

• формулы.

Тексты - любая последовательность букв, цифр, специальных знаков. Стандартно текст в ячейке выравнивается влево по гори­зонтали и по нижнему краю по вертикали и размещается в одну строку. Для изменения размещения текста в ячейке следует ис­пользовать кнопки панели форматирования По центру, По правому краю или команду Формат Ячейки  вкладка Выравнивание. Параметр этой вкладки Переносить по словам обес­печивает размещение текста в ячейке в несколько строк. Этот же параметр можно задать, нажав Alt+Enter, при вводе в ячейку.

Если надо центрировать текст относительно нескольких столбцов, например заголовок таблицы, следует выделить строку заголовка на ширину нужных столбцов и на панели форматиро­вания нажать кнопку Объединить и поместить в центре.

Числа - это данные, над которыми могут выполняться вычис­лительные операции.

Вид числовых данных в ячейке зависит от установленного формата который может меняться через пункт меню Формат  Ячейки, вкладка Число (рис. 2.2).

Рис. 2.2

В таблице показано, как выглядит число 267 в разных форматах:

Некоторого пояснения требует формат типа Дата. Все пра­вильно введенные MS EXCEL даты в диапазоне от 01.01.1900 до 31.12.9999 хранятся как числа, которые определяют порядко­вый номер Дня в диапазоне дат календаря MS EXCEL. Дата 1 сентября 2000 года может быть введена в ячейку как 01.09.2000, или 1.9.2000, или 01/09/2000. Эта дата будет храниться в памяти как число 36770.

Время хранится как дробная часть числа и отображается в формате ЧЧ:ММ:СС (или некоторых модификациях).

Внутреннее преобразование дат в числа дает возможность вы­полнять арифметические операции с датами.

Любое число в диапазоне от 1 до 2958465 можно отобразить как дату, выбрав доступный формат даты, и, наоборот, любую дату можно отобразить как число, выбрав числовой формат.

Тексты и числа в таблице выступают в роли исходных данных.

Формулы позволяют выполнять обработку и анализ исходных данных.

Правила ввода формул похожи на MS WORD, но возможности значительно более широкие за счет наличия громадной библио­теки стандартных функций.

Если в ячейку введена формула, то в ячейке отображается ре­зультат работы формулы (при стандартной настройке MS EXCEL). Саму формулу активной ячейки можно наблюдать в строке формул.

Синтаксис формул:

1. Формула начинается со знака = (равно).

2. В качестве операндов в формуле могут использоваться константы, ссылки (адреса) или функции.

3. В качестве операторов, объединяющих операнды, могут использоваться:

• для чисел: + сложение, - вычитание, * умножение, / деление, % вычисление процента, ^ возведение в степень (порядок вы­полнения операторов соответствует правилам алгебры, для изменения порядка выполнения операторов в формуле можно использовать круглые скобки);

• для текстов: & сцепление двух текстовых операндов;

• для любых данных операторы сравнения: = равно, > больше, < меньше, >= больше или равно, <= меньше или равно, <> не равно; результатом любой операции сравнения являет­ся логическое значение Истина или Ложь.

В формуле может использоваться ссылка на ячейки того же листа, или другого листа книги, или даже другой книги.

Примеры формул:

=83*(1+20%) - увеличить значение 83 на 20%;

=C10*(1+$D$10) - увеличить числовое значение ячейки СЮ на столько процентов, сколько находится в ячейке D10;

=А5+100 - к значению ячейки А5 прибавить 100;

=В10-СУММ(С5:С10) - от значения ячейки В10 вычесть сум­му значений в ячейках от С5 до СЮ;

=А1&" "&В1 - сцепить текст в ячейке А1 с пробелом и с тек­стом в ячейке В1;

=СУММ(Лист1!С5:С10;Лист2!С5:С10)- просуммировать зна­чения ячеек от С5 до С10 с листов с именем Лист1 и Лист2.