- •Краткий курс лекций по дисциплине «Документационное обеспечение управления» для специальности 080118 Страховое дело
- •Раздел 1. Документирование управленческой деятельности
- •Тема 1.1 Введение. Документ и система документации
- •Документ и его реквизиты. Классификация документов.Нормативно-правовая база организации современного документационного обеспечения управления.
- •Перечень реквизитов согласно гост р 6.30-2003
- •Тема 1.2 Организационно-распорядительные и справочно-информационные документы
- •Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Классификация организационно-распорядительной документации.
- •Организационные документы: устав, учредительный договор, положение, правила внутреннего трудового распорядка, структура и штатная численность, штатное расписание, должностная инструкция.
- •1. Документирование трудовых правоотношений. Состав и особенности оформления документов по личному составу.
- •2. Комплектование личного дела: назначение и последовательность.
- •Тема 1.3 Кадровая документация
- •3. Автобиография. Резюме. Заявление о приеме на работу. Приказы по личному составу.
- •Тема 1.5 Договорно-правовая документация
- •2. Классификация договоров. Порядок составления и рассмотрения протокола разногласий. Порядок заключения и оформления договоров страхования
- •3. Документы, оформляющие порядок рассмотрения споров между юридическими лицами: исковое заявление, претензионное письмо, отзыв на претензию. Порядок организации документооборота при решении споров.
- •Раздел 2. Организация работы с документами
- •Тема 2.1 Понятие документооборота, регистрация документов
- •2. Состав и учет объема документооборота предприятий и организаций.
- •3. Передача документов внутри организации.
- •Тема 2.2 Исполнение документов. Контроль исполнения
- •1. Контроль исполнения документов. Организация и техника контроля исполнения
- •3. Система автоматизированного контроля исполнения документов.
- •Тема 2.3 Организация оперативного хранения документа
- •1. Систематизация документов и их хранение.
- •2. Номенклатура дел, виды номенклатур
- •3. Требования к оформлению дел
- •4. Хранение документов в структурных подразделениях
- •Тема 2.4 Подготовка документов к архивному хранению
- •1. Экспертиза ценности документов.
- •2. Подготовка дел к сдаче в архив.
- •3. Нормативное регулирование архивного хранения документов. Взаимодействие служб доу и ведомственных архивов. Требования к хранению документации в архивах
- •Тема 2.5 Использование пэвм в делопроизводстве
- •1. Компьютеризация и автоматизация делопроизводства на предприятии как условие внедрения Государственной системы документационного обеспечения
- •Работа с оргтехникой
- •3. Правила оформления основных реквизитов документов
3. Передача документов внутри организации.
Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение управления (ДОУ). При этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме 1, которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий.
В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов, например через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.
Документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже для ознакомления.
При передаче документов необходимо помнить, что исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности сотрудников. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без уведомления руководителей структурных подразделений.
При оптимально налаженной работе исполнители должны знакомиться с документами в день их поступления. При этом документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.
При использовании в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная карточка документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.
Тема 2.2 Исполнение документов. Контроль исполнения
1. Контроль исполнения документов. Организация и техника контроля исполнения.
2. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов.
3. Система автоматизированного контроля исполнения документов.
1. Контроль исполнения документов. Организация и техника контроля исполнения
Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
Различают:
контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.
Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов:
ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);
автоматизированная система контроля исполнения документов.
2. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов.
Срок исполнения документа – это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.
Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
Исполнение документов, содержащих сложные задания, с длительным сроком исполнения (несколько месяцев, полгода, год) ставится на поэтапный контроль.
В сроковом контроле выделяют текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.
Текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня, и напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом.
Текущий контроль помогает составить план работы на день и сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (подписание контракта, отправка сообщения, решение вопроса на совещании и т.д.).
Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.
Если в процессе контроля выясняется, что документ не может быть исполнен в срок, вопрос об изменении срока исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты.
Изменить срок исполнения документа может только руководитель, установивший его ранее.
Снятие документа с контроля осуществляется после полного исполнения документа: подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа записывается в регистрационной карточке. Например: направлена телефонограмма, командирован сотрудник, составлен договор и т.п.
В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.
В крупных учреждениях служба делопроизводства ведет и итоговый контроль. Он осуществляется сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой анализ исполнительской дисциплины в организации, фирме и ее структурных подразделениях.