2. Документ и его реквизиты. Классификация документов.Нормативно-правовая база организации современного документационного обеспечения управления.

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ – это материальный носитель с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Основные функции документа:

• Информационная – в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека;

• Организационная – с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности;

• Коммуникативная – документы обеспечивают внешние связи организации;

• Юридическая – содержание документов используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов в суде, органами следствия и прокуратуры;

• Воспитательная – документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образования, хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус, повышает престиж организации.

Реквизит документа – это обязательный элемент оформления официального документа.

Различные виды документов имеют разные реквизиты.

Перечень реквизитов согласно гост р 6.30-2003

01	Государственный герб Российской Федерации
02	Герб субъекта Российской Федерации
03	Эмблема организации или товарный знак
04	Код организации (ОКПО)
05	Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
06	Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП
07	Код формы документа
08	Наименование организации
09	Справочные данные об организации
10	Наименование виды документа
11	Дата документа
12	Регистрационный номер документа
13	Ссылка на регистрационный номер и дату документа
14	Место составления или издания документа
15	Адресат
16	Гриф утверждения документа
17	Резолюция
18	Заголовок к тексту
19	Отметка о контроле
20	Текст документа
21	Отметка о наличии приложения
22	Подпись
23	Гриф согласования документа
24	Визы согласования документа
25	Оттиск печати
26	Отметка о заверении копии
27	Отметка об исполнителе
28	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
29	Отметка о поступлении документа в организацию
30	Идентификатор электронной копии документа

С целью проведения унификации и стандартизации документов проводится классификация документов по определенным признакам:

1. По способу изготовления:

• Письменные (рукописные и печатные);

• Технические – это обобщенное названии документов, отражающих техническую мысль – конструкторскую, проектно-сметную, техно логическую; основная часть технических документов выполняется графическими приемами с описанием;

• Фоно-, аудио-, акустические документы – содержание которых передано посредством звукозаписи;

• Кинодокументы – изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении;

• Фотодокументы – изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом;

• Аудиовизуальные и видеодокументы – содержат и изобразительную и звуковую информацию.

2. По ценности содержания:

• Научные;

• Исторические;

• Оперативные.

3. По назначению:

• Для фиксации событий;

• Для передачи информации;

• Для выполнения основных задач.

4. По стадиям создания:

• Черновик – предварительная редакция документа;

• Беловик (чистовик);

• Подлинник (оригинал) – документ в окончательной редакции, оформленный в соответствии с требованиями ГОСТов;

• Копия документа – точное воспроизведение подлинника; копии бывают факсимильные и свободные; факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления;

• Отпуск – копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

• Дубликат – копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;

• Выписка – копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;

• Автограф – документ, написанный рукой автора.

3. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Понятие системы документации. Функциональные и отраслевые системы документации. Унификация и стандартизация управленческих документов.

Государственная система документационного обеспеченияуправления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающихединые требования к документированию управленческой деятельности иорганизации работы с документами в органах государственногоуправления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях иобщественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота,сокращение количества и повышения качества документов, созданиеусловий для эффективного применения прогрессивных технических средстви технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствованиеработы аппарата управления.

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению называется системой документации.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной деятельности, называют унифицированной системой документации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Стандартизация – это возведение в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.