- •Краткий курс лекций по дисциплине «Документационное обеспечение управления» для специальности 080118 Страховое дело
- •Раздел 1. Документирование управленческой деятельности
- •Тема 1.1 Введение. Документ и система документации
- •Документ и его реквизиты. Классификация документов.Нормативно-правовая база организации современного документационного обеспечения управления.
- •Перечень реквизитов согласно гост р 6.30-2003
- •Тема 1.2 Организационно-распорядительные и справочно-информационные документы
- •Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Классификация организационно-распорядительной документации.
- •Организационные документы: устав, учредительный договор, положение, правила внутреннего трудового распорядка, структура и штатная численность, штатное расписание, должностная инструкция.
- •Тема 1.3 Кадровая документация
- •1. Документирование трудовых правоотношений. Состав и особенности оформления документов по личному составу.
- •2. Комплектование личного дела: назначение и последовательность.
- •3. Автобиография. Резюме. Заявление о приеме на работу. Приказы по личному составу.
- •Тема 1.5 Договорно-правовая документация
- •2. Классификация договоров. Порядок составления и рассмотрения протокола разногласий. Порядок заключения и оформления договоров страхования
- •3. Документы, оформляющие порядок рассмотрения споров между юридическими лицами: исковое заявление, претензионное письмо, отзыв на претензию. Порядок организации документооборота при решении споров.
- •Раздел 2. Организация работы с документами
- •Тема 2.1 Понятие документооборота, регистрация документов
- •2. Состав и учет объема документооборота предприятий и организаций.
- •3. Передача документов внутри организации.
- •Тема 2.2 Исполнение документов. Контроль исполнения
- •1. Контроль исполнения документов. Организация и техника контроля исполнения
- •3. Система автоматизированного контроля исполнения документов.
- •Тема 2.3 Организация оперативного хранения документа
- •1. Систематизация документов и их хранение.
- •2. Номенклатура дел, виды номенклатур
- •3. Требования к оформлению дел
- •4. Хранение документов в структурных подразделениях
- •Тема 2.4 Подготовка документов к архивному хранению
- •1. Экспертиза ценности документов.
- •2. Подготовка дел к сдаче в архив.
- •3. Нормативное регулирование архивного хранения документов. Взаимодействие служб доу и ведомственных архивов. Требования к хранению документации в архивах
- •Тема 2.5 Использование пэвм в делопроизводстве
- •1. Компьютеризация и автоматизация делопроизводства на предприятии как условие внедрения Государственной системы документационного обеспечения
- •Работа с оргтехникой
- •3. Правила оформления основных реквизитов документов
3. Документы, оформляющие порядок рассмотрения споров между юридическими лицами: исковое заявление, претензионное письмо, отзыв на претензию. Порядок организации документооборота при решении споров.
Согласно действующему законодательству, организации обязаны принять меры к непосредственному урегулированию разногласий путем предъявления претензий.
Претензия – требование о добровольном устранении нарушения законодательства.
В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма. В претензионном письме кроме общих реквизитов письма должны быть указаны:
Предъявляемы требования;
Подробный расчет сумм;
Срок для ответа на претензию;
Банковские реквизиты заявителя.
При получении претензии руководитель организации обязан рассмотреть ее, удовлетворить претензию или дать мотивированный отказ.
При удовлетворении претензии к ответу прилагается поручение банку на перечисление средств с отметкой об исполнении.
При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии заявителю должны быть возвращены подлинные документы, которые были приложены к претензии, а также направлены копии документов, обосновывающих отказ.
Ответ на претензию отправляется ценным или заказным письмом по телеграфу, телетайпу, а также с использованием других средств связи, обеспечивающих фиксирование ответа на претензии, либо вручается под расписку.
В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии заявитель вправе предъявить иск в Арбитражный суд.
Исковое заявление – это требование к компетентному органу о защите нарушенного права организации. Исковое заявление подлежит оплате государственной пошлиной. Она направляется в арбитражный суд области, края, республики – по месту нахождения ответчика.
Исковые заявления подаются в арбитражный суд с просьбой о взыскании с ответчиков в принудительном порядке претензионных сумм.
Подавая исковое заявление в арбитраж, истец обязан отправить ответчику копии исковых материалов и приложить к исковому заявлению документ, удостоверяющий отсылку копий исковых материалов ответчику, а также документы, подтверждающие, что истцом были приняты меры к урегулированию спора.
Исковые заявления составляются для разрешения в суде спорных вопросов. В заголовочной части заявления указывается: кто направляет заявление (истец), адрес истца и наименование лица, которое нарушило права заявителя (ответчик). В некоторых случаях в заголовочной части указывают цену иска. В заголовке также указывается в краткой форме суть претензии. Текст заявления должен быть подтвержден соответствующими документами, которые оформляются как приложения. Для отдельных видов споров перечень документов, подлежащих предоставлению в арбитраж, указывается в инструкциях.
Два экземпляра заявления направляются заказным письмом или передаются лично в суд, третий – остается у истца.
Раздел 2. Организация работы с документами
Тема 2.1 Понятие документооборота, регистрация документов
1. Организация работы с входящей и исходящей документацией.
2. Состав и учет объема документооборота предприятий и организаций.
3. Передача документов внутри организации.
1. Организация работы с входящей и исходящей документацией.
Все документы делятся на три группы: входящие, исходящие и внутренние.
На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, или от руки.
Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления.
Существует три формы регистрации документов:
журнальная,
карточная,
автоматизированная.
Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.
В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.
При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.
Автоматизированная (электронная) форма регистрации документовведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).