Тема 1.3 Кадровая документация

1. Документирование трудовых правоотношений. Состав и особенности оформления документов по личному составу.

2. Комплектование личного дела: назначение и последовательность.

3. Автобиография. Резюме. Заявление о приеме на работу. Приказы по личному составу.

1. Документирование трудовых правоотношений. Состав и особенности оформления документов по личному составу.

Документы по личному составу (кадровая документация) организации позволяют определить трудовой путь работника, его стаж, необходимый при начислении пенсии, определить условия, при которых работник «продает» свой труд. За неправильное ведение деловой документации, особенно по персоналу предприятия, руководители предприятия могут быть привлечены к административной ответственности.

Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ).

Необходимые функции по управлению личным составом в организациях осуществляют самостоятельные структурные подразделения (отдел персонала, отдел кадров), а в сфере малого бизнеса их выполняют отдельные работники (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или в порядке совместительства - секретарь руководителя организации, иногда главный бухгалтер.

Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке - по этапам трудового цикла работника:

• документация, связанная с комплектованием персонала организации;

• документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

• документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

• документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением.

2. Комплектование личного дела: назначение и последовательность.

На каждого работника компании заводится личное дело. Состав личного дела обычно таков:

- внутренняя опись документов дела;

- личное заявление о приеме на работу (увольнении);

- трудовой договор;

- личный листок учета кадров (анкета);

- заявление сотрудника о перемещениях;

- представление руководства при перемещении,

- аттестационные листы;

- автобиография;

- документы, подтверждающие присвоение ученой степени,

- копии наградных листов;

- карточки учета поощрений и взысканий;

- фотографии;

- результаты медицинского обследования;

- карточка формы Т-2;

- копии приказов о назначении на должность

При формировании личного дела работника руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается в листе-заверителе (посмотрите образец).

На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело.

В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке:

- заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;

- в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника;

- в случае формирования в общем деле в наименование заголовка добавляются буквы, с которых начинаются фамилии работников, чьи личные дела включены в данный том;

- согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же, как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);

- в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);

- срок хранения личных дел работников – 75 лет ЭПК, руководителей – вообще постоянно согласно ст. 656 Типового перечня – 2010 года (при оформлении дела для архивного хранения номер статьи не переносится на обложку, указывают только срок хранения личного дела), он не зависит от возраста работника и начинает отсчитываться с момента его увольнения;

- важно зафиксировать количество листов дела.