Тема 1.2 Организационно-распорядительные и справочно-информационные документы

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Классификация организационно-распорядительной документации.

2. Организационные документы: устав, учредительный договор, положение, правила внутреннего трудового распорядка, структура и штатная численность, штатное расписание, должностная инструкция.

3. Распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания, постановления, решения, инструкции, протокол. Справочно-информационные документы: докладная (служебная) записка, объяснительная записка, акт, справка, служебные письма, факс, телеграмма, телефонограмма.

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Классификация организационно-распорядительной документации.

Унифицированная система ОРД – это совокупность документов, включенных в перечень управленческой документации (приказы, постановления, решения, постановления, письма и т. д.).

Организационно-распорядительный документ – это вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.

Документы оформляются на бланках. Бланк – это стандартный лист бумаги с заранее нанесенной на нем типографским или другим способом постоянной информацией об организации-авторе.

Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Устанавливаются два бланков: А4, (210ммХ297 мм) и А5 (148ммХ210 мм). Бланки должны иметь поля не менее, чем: левое – 20мм, правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм.

Бланки допускается изготавливать:

• Типографским способом;

• С помощью ксерокопии;

• С помощью средств вычислительной техники.

Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки, на которых есть реквизиты 01 и 02.

Установлено два варианта расположения реквизитов на бланках: угловой и продольный. При продольном расположении все реквизиты располагаются вдоль верхнего поля и выравниваются либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов они занимают 73Х88 мм в левом верхнем углу и выравниваются либо по левому полю (флаговое положение), либо по центру (центрированное положение).

Основные виды бланков:

• Бланк письма;

• Общий бланк;

• Блан конкретного вида документа;

• Бланк должностного лица;

• Бланк структурного подразделения.

Все организационно-распорядительные документы можно разделить на организационные и распорядительные.

2. Организационные документы: устав, учредительный договор, положение, правила внутреннего трудового распорядка, структура и штатная численность, штатное расписание, должностная инструкция.

Организационные документы – это комплекс документов, содержащих правила функционирования организации, включая выбор ее организационно-правовой формы, ее структуру, штатную численность, состав должностей и т. д.

К основным видам организационных документов относят:

1. Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия. Основными разделами устава являются: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, управление, учет и отчетность, прекращение деятельности.

2. Положение об организации – правовой акт, определяющий состав, компетенцию, порядок образования, правовое положение, права, обязанности.

3. Учредительный договор – юридическое понятие, с которым связано возникновение различных обязательств и отношений, регулирующих их, в нем указываются предмет и цели деятельности юридического лица, его местоположение.

4. Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые стороны деятельности организации.

5. Положение о персонале – документ, отражающий вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, взаимоотношения с работодателем, гарантии занятости персонала, правила деловой этики и т. д.

6. Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

7. Структура и штатная численность – это документ, в котором закрепляется состав подразделений и штатная численность каждого структурного подразделения и всей организации в целом.

8. Штатное расписание – правовой акт, закрепляющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов.

3. Распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания, постановления, решения, инструкции, протокол. Справочно-информационные документы: докладная (служебная) записка, объяснительная записка, акт, справка, служебные письма, факс, телеграмма, телефонограмма.

Распорядительные документы – документы, регулирующие деятельность компании по организационным, оперативным и кадровым вопросам.

Состав распорядительных документов зависит от статуса организации и ее формы собственности. Вообще к распорядительным документам относят:

1. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации в целях решения основных задач. Приказы бывают двух видов: по основной деятельности и по личному составу.

Основные этапы подготовки приказов:

1. Изучение законодательства по данному вопросу.

2. Выявление ранее изданных по данному вопросу приказов.

3. Составление проекта приказа.

4. Оформление приказа, его согласование, визирование, подписание, регистрация и доведение до исполнителя.

Приказы оформляются на общем бланке. Они вступают в силу с момента подписания. Приказы нумеруются по порядку в пределах календарного года. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части указывают причины, основания составления приказа. Распорядительную часть излагают в повелительном наклонении и начинают словом «ПРИКАЗЫВАЮ:». В распорядительной части содержатся предписания, изложенные по пунктам. Каждый пункт начинается с красной строки и нумеруется арабскими цифрами. Каждый пункт должен содержать исполнителя и сроки.

2. Распоряжения и указания – это правовые акты, издаваемые руководителем организации в целях решения оперативных вопросов. Они оформляются по тем же правилам, что и приказ, но вместо «ПРИКАЗЫВАЮ:» используют слова «ПРЕДЛАГАЮ:», «ОБЯЗЫВАЮ:», «РЕКОМЕНДУЮ:».

3. Выписка из приказа – это дословное воспроизведение части текста приказа.

4. Постановление (решение) – это правовой акт, принимаемый коллегиальными органами в целях разрешения наиболее важных задач, установления стабильных норм и правил. Данный документ оформляется на общем бланке. Датой постановления считается дата заседания коллегиального органа.

Справочно-информационные документы содержат информацию о фактическом состоянии дел для принятия создания организационно-распорядительных документов. К таким документам относят служебные письма, справки, докладные и объяснительные записки, акты, протоколы и др.

К информационно-справочным документам относят:

1. Служебное письмо. Письмо - самый распространенный вид служебных документов. Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу по способу передачи.

2. Протокол. Это документ, фиксирующий ход событий, порядок обсуждения вопросов, принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях.

Протокол ведется во время заседания, ведет его секретарь или специально назначенное лицо.

Все протоколы делятся на: полные, краткие, стенографические.

Текст протокола состоит из вводной и основной части. Во вводной части указывают фамилии и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих, приглашенных и повестка дня.

В основной части фиксируется ход заседания. Основная часть строится по схеме:

• СЛУШАЛИ

• ВЫСТУПАЛИ

• РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)

3. Акт. Это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения факта, события, действия.

Акт оформляется на общем бланке или листе формата А4. Дата и место составления акта должна совпадать с датой и местом проведения работ. Почти все виды актов подлежат утверждению. Текст акта состоит из 2 частей:

1. Вводная – содержит основание для составления акта, перечень лиц его составляющих и присутствующих при этом. Она начинается словом ОСНОВАНИЕ.

2. Констатирующая – содержит выводы и рекомендации, цели и задачи составления документа, сущность, методы и характеристику проделанной работы.

Акт составляется в нескольких экземплярах, каждый подписывается всеми членами комиссии.

4. Справка.Это документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации или подтверждение какого-либо факта. Справки бывают личные и служебные, внутренние и внешние. Часто для справок используют трафаретный бланк.

5. Докладная и служебная записка.Докладная записка составляется в случае необходимости поставить в известность руководство о каких-либо фактах, обстоятельствах. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений какого-либо документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, явления.

6. Телеграмма и телефонограмма. Являются разновидностью служебных писем, которые составляются в краткой форме. Телеграмма – передается по каналам телеграфной связи, а телефонограмма – по телефону.