- •Краткий курс лекций по дисциплине «Документационное обеспечение управления» для специальности 080118 Страховое дело
- •Раздел 1. Документирование управленческой деятельности
- •Тема 1.1 Введение. Документ и система документации
- •Документ и его реквизиты. Классификация документов.Нормативно-правовая база организации современного документационного обеспечения управления.
- •Перечень реквизитов согласно гост р 6.30-2003
- •Тема 1.2 Организационно-распорядительные и справочно-информационные документы
- •Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Классификация организационно-распорядительной документации.
- •Организационные документы: устав, учредительный договор, положение, правила внутреннего трудового распорядка, структура и штатная численность, штатное расписание, должностная инструкция.
- •Тема 1.3 Кадровая документация
- •1. Документирование трудовых правоотношений. Состав и особенности оформления документов по личному составу.
- •2. Комплектование личного дела: назначение и последовательность.
- •3. Автобиография. Резюме. Заявление о приеме на работу. Приказы по личному составу.
- •Тема 1.5 Договорно-правовая документация
- •2. Классификация договоров. Порядок составления и рассмотрения протокола разногласий. Порядок заключения и оформления договоров страхования
- •3. Документы, оформляющие порядок рассмотрения споров между юридическими лицами: исковое заявление, претензионное письмо, отзыв на претензию. Порядок организации документооборота при решении споров.
- •Раздел 2. Организация работы с документами
- •Тема 2.1 Понятие документооборота, регистрация документов
- •2. Состав и учет объема документооборота предприятий и организаций.
- •3. Передача документов внутри организации.
- •Тема 2.2 Исполнение документов. Контроль исполнения
- •1. Контроль исполнения документов. Организация и техника контроля исполнения
- •3. Система автоматизированного контроля исполнения документов.
- •Тема 2.3 Организация оперативного хранения документа
- •1. Систематизация документов и их хранение.
- •2. Номенклатура дел, виды номенклатур
- •3. Требования к оформлению дел
- •4. Хранение документов в структурных подразделениях
- •Тема 2.4 Подготовка документов к архивному хранению
- •1. Экспертиза ценности документов.
- •2. Подготовка дел к сдаче в архив.
- •3. Нормативное регулирование архивного хранения документов. Взаимодействие служб доу и ведомственных архивов. Требования к хранению документации в архивах
- •Тема 2.5 Использование пэвм в делопроизводстве
- •1. Компьютеризация и автоматизация делопроизводства на предприятии как условие внедрения Государственной системы документационного обеспечения
- •Работа с оргтехникой
- •3. Правила оформления основных реквизитов документов
Тема 2.5 Использование пэвм в делопроизводстве
1. Компьютеризация и автоматизация делопроизводства на предприятии как условие внедрения Государственной системы документационного обеспечения.
2. Работа с оргтехникой.
3. Правила оформления основных реквизитов документов.
1. Компьютеризация и автоматизация делопроизводства на предприятии как условие внедрения Государственной системы документационного обеспечения
При работе с комплексом документов технические средства должны обеспечивать:
Объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений компании и дочерних организаций;
Сбор, передачу информации, запись ее на машинные носители, решение поставленных задач, ввод и вывод информации;
Сбор, передачу информации, запись ее на машинные носители, решение поставленных задач, ввод и вывод информации;
Обеспечение эффективного контроля исполнения поручений и документов;
Сокращение сроков обработки документов;
Оптимизация маршрутов прохождения документов и улучшение исполнительской дисциплины и т. д.
Один из основных способов использования ПЭВМ в делопроизводстве – организация электронного документооборота.
К принципам внедрения электронного документооборота в организации следует отнести:
– постепенное увеличение удельного веса электронных документов;
– своевременную модернизацию технического и программного обеспечения;
– первоочередное использование ПЭВМ для сокращения рутинных операций при создании документов;
– предпочтительное использование ПЭВМ на этапах документооборота с наибольшими временными затратами (как правило, при переписке);
– ясное понимание необходимости внедрения подобных систем руководством организации.
Работа с оргтехникой
Выбор оргтехники для офиса - это весьма сложная и трудоемкая задача. При выборе оргтехники для офиса нужно учитывать множество факторов. Первая характеристика, которая должна учитываться это функционал сотрудников офиса. На сегодняшний день существует огромное количество оргтехники. Это и принтеры, и плоттеры и различные многофункциональные устройства (МФУ), а также и различные другие разновидности офисной техники. Основные задачи, которые решаются в офисе - это набор, редактирование, печать, сканирование, размножение, ламинирование, брошюровка и уничтожение документов. Разумеется, также - это и передача информации по различным видам связи. Кроме этого, желательно, также иметь и проектор, который может использоваться для презентации различных товаров и услуг.
Также, весьма важно и определиться с форматом, который будет использоваться для презентации тех или иных товаров или услуг. Обычно, это стандартный формат А4.
Наконец, обязательно следует проработать вопросы технического обслуживания различной техники, а также гарантийной и постгарантийной поддержки техники.
Сегодня современная оргтехника достигла очень высокого уровня развития. Все больше и больше требований к функциональности данной техники предъявляют пользователи.
Важным показателем является и хорошая функциональность и удобство работы с современной оргтехникой. Именно здесь, необходимо уделить большое внимание создания комфортных условий труда для пользователей.
Сегодня в офисе оргтехника является практически незаменимой. Использование различной офисной техники обеспечивает быстрый и удобный доступ к самым разнообразным ресурсам. Так, особой популярностью в современном офисе пользуются различные многофункциональные устройства. Такие устройства позволяют экономить и офисное пространство, а также, позволяют выполнять самые разнообразные операции, связанные с приемом - передачей информации, копированием, сканированием информации и обладают многими другими полезными функциями.
Большой популярностью для работы в офисе пользуются и корпоративные факс - системы. Подобные факс - системы предоставляют весьма удобный и быстрый доступ к информации и при этом обладают большой памятью. Для передачи информации используется обычная бумага. Все сообщения, которые присланы по факсу легко читаются и не требуют особых условий хранения.