3. Нормативное регулирование архивного хранения документов. Взаимодействие служб доу и ведомственных архивов. Требования к хранению документации в архивах

Архивную стадию жизненного цикла документов определяют следующие нормативные правовые акты.

Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" устанавливает:

• ключевые понятия в сфере архивного дела (архивный документ, Архивный фонд Российской Федерации, документ Архивного фонда Российской Федерации, архив);

• принцип разделения Архивного фонда Российской Федерации по формам собственности;

• запрет на приватизацию, продажу, мену, дарение и совершение иных сделок с архивными документами, находящимися в государственной и муниципальной собственности;

• порядок изменения формы собственности (передачи) архивных документов;

• правовой режим постоянного и временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. начальником главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.88 (только ч. II), и Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный. руководителем Росархива 06.10.2000, устанавливают:

• состав и сроки хранения документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности;

• состав и сроки хранения документов, образующихся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Состав и сроки хранения документов, отражающих специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), обычно предусматриваются соответствующими ведомственными перечнями, примерными или типовыми номенклатурами дел, которые утверждаются государственными органами по согласованию с Росархивом (например, Минобороны России, МВД России и др.).

На основании перечней типовых документов ежегодно формируется индивидуальная номенклатура дел организации, осуществляется экспертиза ценности документов, оформляются архивные описи.

Общие для всех видов документов правила документирования и документооборота, сформулированные в перечисленных норма­тивных правовых актах, конкретизируются в индивидуальной инструкции по делопроизводству организации, положениями которой руководствуется секретарь в своей повседневной деятельности.

Такая инструкция является основным актом, регулирующим систему документационного обеспечения управления.

К названной инструкции обычно прилагаются образцы-формуляры бланков, доверенностей, актов, описей и др. документов.

При подготовке такой инструкции используется Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 08.11.05 № 536 в соответствии с постановлением Правительства РФ от 19.11.05 № 30 "О типовых регламентах взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" и зарегистрированная в Минюсте РФ 27.01.06 № 7418, устанавливает:

• общие требования и основные задачи функционирования служб (подразделений) документационного обеспечения управления;

• порядок документирования управленческой деятельности и организации делопроизводства;

• правила оформления конкретных видов документов.

На основе многолетнего изучения практического опыта и проведенных экспериментальных исследований учеными Московского государственного историко–архивного института и Всероссийского научно исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) были разработан перечень общих условий хранения архивных документов на разных носителях:

1. Архив юридического лица должен иметь отдельное помещение в офисе юридического лица.

2. Архивное помещение должно отвечать необходимым минимальным требованиям:

• изолированность;

• пожарная безопасность;

• возможность быстрой эвакуации документов из архива в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств;

• соблюдение требований температурно-влажностного и светового режима.

Температура архивохранилищ:

• для документов на бумажной основе не должна превышать 19 градусов, влажность воздуха – 50%;

• для документов на пленочных носителях (черно-белых) температура не должна превышать 15 градусов, влажность – 40%;

• для цветных документов – 5 градусов, влажность – 40%;

• для документов на магнитных носителях нужно обеспечить температуру 15 градусов, влажность – не более 40% .

Нельзя размещать архивохранилище выше второго этажа по соображениям пожарной безопасности.

Архивное помещение должно быть подключено к системам охранной и пожарной сигнализации. На окнах архивохранилища (от подвального до второго этажей) устанавливаются металлические решетки. Дверь архивохранилища должна быть укреплена с внешней стороны металлическим листом и оборудована замком. Ключ должен находиться только в распоряжении должностных лиц, уполномоченных приказом руководства юридического лица.

Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются:

1. Наличие в архиве или другом месте хранения программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы, передачи информации по каналам связи.

2. Обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей и обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических и правовых норм ее защиты).

3. Обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.

4. Технические параметры режимов хранения электронных документов, которые определяются следующими государственными стандартами:

   • ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения;

   • ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов автоматизированной системы управления. Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение;

   • РД 50-524- 84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях;

   • ГОСТ 2 501-88. ЕСКД. Правила учета и хранения.

5. При планировании будущей расстановки документов и дел в архивохранилище следует провести анализ и выделить основные категории дел, подлежащих архивному хранению.

6. Если в юридическом лице образуются виды документов, пользующиеся постоянным оперативным спросом и подлежащие архивному хранению, а их объемы велики (например, первичная банковская документация), то целесообразно создать для них отдельное хранилище с упрощенным учетом документов (например, не описям, а по журнальной форме, где записан лишь самый необходимый для поиска минимум данных).