- •Краткий курс лекций по дисциплине «Документационное обеспечение управления» для специальности 080118 Страховое дело
- •Раздел 1. Документирование управленческой деятельности
- •Тема 1.1 Введение. Документ и система документации
- •Документ и его реквизиты. Классификация документов.Нормативно-правовая база организации современного документационного обеспечения управления.
- •Перечень реквизитов согласно гост р 6.30-2003
- •Тема 1.2 Организационно-распорядительные и справочно-информационные документы
- •Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Классификация организационно-распорядительной документации.
- •Организационные документы: устав, учредительный договор, положение, правила внутреннего трудового распорядка, структура и штатная численность, штатное расписание, должностная инструкция.
- •Тема 1.3 Кадровая документация
- •1. Документирование трудовых правоотношений. Состав и особенности оформления документов по личному составу.
- •2. Комплектование личного дела: назначение и последовательность.
- •3. Автобиография. Резюме. Заявление о приеме на работу. Приказы по личному составу.
- •Тема 1.5 Договорно-правовая документация
- •2. Классификация договоров. Порядок составления и рассмотрения протокола разногласий. Порядок заключения и оформления договоров страхования
- •3. Документы, оформляющие порядок рассмотрения споров между юридическими лицами: исковое заявление, претензионное письмо, отзыв на претензию. Порядок организации документооборота при решении споров.
- •Раздел 2. Организация работы с документами
- •Тема 2.1 Понятие документооборота, регистрация документов
- •2. Состав и учет объема документооборота предприятий и организаций.
- •3. Передача документов внутри организации.
- •Тема 2.2 Исполнение документов. Контроль исполнения
- •1. Контроль исполнения документов. Организация и техника контроля исполнения
- •3. Система автоматизированного контроля исполнения документов.
- •Тема 2.3 Организация оперативного хранения документа
- •1. Систематизация документов и их хранение.
- •2. Номенклатура дел, виды номенклатур
- •3. Требования к оформлению дел
- •4. Хранение документов в структурных подразделениях
- •Тема 2.4 Подготовка документов к архивному хранению
- •1. Экспертиза ценности документов.
- •2. Подготовка дел к сдаче в архив.
- •3. Нормативное регулирование архивного хранения документов. Взаимодействие служб доу и ведомственных архивов. Требования к хранению документации в архивах
- •Тема 2.5 Использование пэвм в делопроизводстве
- •1. Компьютеризация и автоматизация делопроизводства на предприятии как условие внедрения Государственной системы документационного обеспечения
- •Работа с оргтехникой
- •3. Правила оформления основных реквизитов документов
2. Подготовка дел к сдаче в архив.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.
В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.
При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.
В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.
Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.
Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.
Запрещается уничтожение дел без проведения всего комплекса работ потому, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.