6. Облік розрахунків з покупцями і замовниками, з підзвітними особами, з відшкодування матеріальних збитків

Розрахунки з покупцями та замовниками належать до товарних операцій.

Покупці — це фізичні або юридичні особи, які купують това­ри (роботи, послуги).

Замовники — це учасники договору, на підставі замовлення яких виготовляється конкретна продукція, надаються послуги, виконуються роботи іншим учасником договору.

Для обліку розрахунків з покупцями і замовниками використовують рахунок 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками», за дебетом відображається продажна вартість реалізованої про­дукції, товарів, виконаних робіт, наданих послуг, яка включає податок на додану вартість, акцизи та інші податки, збори, що підлягають перерахуванню до бюджету та позабюджетних фондів і включені до вартості реалізації. За кредитом відображається сума платежів, які надійшли на рахунки підприємств від покупців. Відображається у звітності: Баланс (ф. № 1), рядок 161.

Рахунок 36 «Розрахунки з покупцями та замовни­ками» має субрахунки:

361 «Розрахунки з вітчизняними покупцями»;

362 «Розрахунки з іноземними покупцями»;

363 «Розрахунки з учасниками ПФР».

Підставою для здійснення розрахунків із покупцями є договір, в якому визначаються обов’язки сторін щодо виконання умов до­говору та відповідальність сторін у разі порушення взятих зобо­в’язань. Крім договорів, обов’язковою умовою відображення опе­рацій у бухгалтерському обліку є наявність первинних документів.

На суми оплати за відвантажену продукцію, виконані роботи та надані послуги підприємство-покупець має отримати від постачальника розрахункові документи, а саме:

1. при розрахунках з вітчизняними покупцями:

• накладні, рахунки-фактури, рахунки; акти прийнятих робіт, послуг; податкові накладні; товаротранспортні накладні; товарні накладні;

• виписки банку; платіжні доручення, векселі, ВКО, ПКО (погашення заборгованості).

2. при розрахунках з іноземними покупцями:

• комерційні документи (рахунки-фактури, інвойс); транс­портні накладні (СМК — залізнична накладна, коносамент, товаротранспортна накладна, пакувальні листи); платіжні документи на перерахування сум митних установ; роз­рахунки бухгалтерії про наявність курсових різниць (виникнен­ня заборгованості);

• виписки банку; платіжні доручення; заява на акредитив; інкасо; векселі (погашення заборгованості).

Побудова аналітичного обліку має забез­печити отримання даних про заборгованість, строк сплати за якою ще не настав, а також про заборгованість, не сплачену в строк. Аналітичний облік розрахунків із покупцями та замовниками ведеться за кожним покупцем та замовником, за кожним пред’яв­леним до сплати рахунком.

Підзвітними особами вважаються робітники і службовці підприємства, які одержали аванс під звіт.

Гроші під звіт можуть бути видані на витрати, пов’язані з відрядженням, на придбання різних матеріальних цінностей, поштові, телеграфні послуги тощо.

Підзвітній особі видають аванс у сумі, необхідній для виконання господарських операцій. Аванс видається на підставі заяви підзвітної особи за видатковим касовим ордером, підписаним керівником підприємства і головним бухгалтером.

Підзвітні суми можуть витрачатися тільки на цілі, передбачені при видачі авансу.

Видача готівки під звіт проводиться з кас підприємства за умови повного звіту конкретної особи за раніше виданою під звіт сумою, тобто в разі подання до бухгалтерії авансового звіту про витрачені (частково витрачені) кошти та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт.

Підзвітні особи зобов’язані подати до бухгалтерії підприємства разом із невикористаним залишком готівки авансовий звіт про витрачання одержаних у касі сум протягом трьох банківських днів наступних за днем закінчення відрядження або придбання товарно-матеріальних цінностей.

До авансового звіту додаються документи (рахунки, квитанції, проїзні документи, чеки тощо), які підтверджують проведені видатки, зокрема придбання матеріальних цінностей. В останньому випадку на документах обов’язково мають бути підписи осіб, які отримали матеріальні цінності під свою відповідальність. У бухгалтерії авансові звіти перевіряють арифметично і з погляду обґрунтованості витрат. Після перевірки авансовий звіт затверджує керівник підприємства, і бухгалтерія остаточно розраховується з підзвітною особою.

Коли сума авансу перевищує суму витрат, прийняту за звітом, різниця підлягає поверненню до каси, і навпаки, якщо сума авансу менша від суми витрат, зазначеної у звіті, і підзвітна особа використала власні гроші, перевитрачені кошти їй відшкодовуються за рішенням керівника підприємства.

Для обліку підзвітних сум у бухгалтерському обліку використовується субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами». За дебетом цього субрахунку обліковуються суми, видані під звіт, за кредитом — суми, які підтверджені звітами та документами, а також повернені невикористані суми. Це відображається такими записами:

— видача грошових коштів з каси підзвітній особі:

Д-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами» К-т 30 «Каса»

Підзвітна особа складає авансований звіт про витрачені кошти. На підставі затвердженого звіту здійснюють записи в бухгалтерських регістрах:

— придбання товарно-матеріальних цінностей за рахунок підзвітних сум:

Д-т 20 «Виробничі запаси»

Д-т 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»

Д-т 28 «Товари»

К-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами»

— повернення невитрачених підзвітних сум:

Д-т 30 «Каса»

Д-т 31 «Рахунки в банках»

К-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами»

— утримання неповернених підзвітних сум із заробітної плати службовцями:

Д-т 661 ‘’Розрахунки з оплати праці»

К-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами»

Сальдо субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» може бути як дебетовим, так і кредитовим. Дебетове сальдо означає суму заборгованості підзвітних осіб підприємству, кредитове — суму перевитрат підзвітних осіб за авансовими звітами. У балансі сальдо за субрахунком відображається розгорнуто: дебетове сальдо — у складі оборотних активів у рядку 210 «Інша дебіторська заборгованість», кредитове сальдо — у складі поточних зобов’язань у рядку 610 «Інші поточні зобов’язання».

Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків

Нестачі та збитки на підприємстві можуть бути виявлені в результаті проведення інвентаризації майна, грошових коштів та цінних паперів.

Бухгалтерський облік розрахунків за відшкодуванням підприємству завданих збитків у результаті нестач і втрат від псування цінностей, нестач та розкрадання грошових коштів, якщо вину­ватця виявлено, здійснюється на субрахунку 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків». За дебетом цього субрахун­ку відображаються суми виявлених нестач, а за кредитом — спи­сання цих сум.

При виявленні нестач і втрат у бухгалтерському обліку прово­диться такий запис:

Д-т 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» К-т 30 «Каса»

Одночасно суми невідшкодованих нестач обліковуються на забалансовому субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей», на якому ведеться аналітичний облік за кожним боржником окремо.

Після встановлення конкретних винуватців суми списуються із забалансового субрахунку з одночасними записами в бухгал­терському обліку:

Д-т 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» К-т 716 «Відшкодування раніше списаних активів»

Відшкодування збитків грошовими коштами відображається записом:

Д-т 30 «Каса»

Д-т 31 «Рахунки в банках»

К-т 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків»

Якщо нестачі утримуються із заробітної плати винуватця, це відображається записом:

Д-т 66 «Розрахунки з оплати праці»

К-т 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків»

Аналітичний облік розрахунків за відшкодуванням завданих збитків ведеться за кожним дебітором окремо.