18. В каком виде могут быть представлены материальные носители документа.

Материальные носители первичных учетных данных

В зависимости от технических средств, которые применяются на предприятии для отражения и получения сведений о хозяйствен­ных процессах, используются различные материальные носители учетной информации. При ручном способе учета с помощью клавишных машин ис­пользуются документы, которые составляются от руки или механизи­рованным способом на листах бумаги При машинной обработке эко­номической информации ранее использовались перфокарты, перфо­ленты, магнитные ленты, дуаль-карты.

^ Бумажные документы обычно составляются на специально за­готовленных типографским способом бланках и содержат соответствующие графы и строки.

Перфокарта – это бланк, изготовленный из плотного картона с напечатанными на нем колонками цифр от 0 до 9. Необходимые дан­ные переносились с документов путем пробивки отверстий на соот­ветствующих цифрах в нужных колонках. С помощью перфокарт учетная информация автоматически вводилась в машину, где она группировалась и систематизировалась в нужном разрезе.

Дуаль-карта представляла сочетание первичного документа с перфо­картой. Изготовлялась так же, как и перфокарта, но в ней отводилось место для записи ручным способом и для пробивки отверстий. Перфолента служила для ввода и вывода информации на ЭВМ. Это длинная полоса плотной бумаги, свернутая в рулон. Ин­формация заносилась путем пробивки отверстий на дорожках в ко­лонках.

^ Магнитная лента, как и перфолента, служила для ввода ин­формации на ЭВМ. Она изготовлена на бумажной или целлюлозно-ацетатной ленте, покрытой слоем магнитного материала.

В настоящее время для хране­ния и передачи экономической информации используются гибкие магнитные диски (дискеты), жесткие диски, ZIP-диски, магнитооптические дис­ки, однократно записываемые и перезаписываемые ком­пакт диски (CD-R,-RW; DVD-R,-RW), флэш карты и т.п.

При использовании современных средств обработки информа­ции существует два варианта регистрации первичных учетных дан­ных:

1. при первом варианте в подразделениях предприятия устанавлива­ется периферийная техника, при помощи которой осуществляется из­мерение параметров хозяйственных операций и автоматическая пере­дача их по каналам связи в ЭВМ;

2. при втором варианте все исходные данные заносятся с помощью клавиатуры или других устройств (световой карандаш, "мышь" и т.д.), одновременно отражаясь на экране монитора.

19. Требования, предъявляемые к заполнению документов.

Каждый бухгалтерский документ должен быть соответствую­щим образом оформлен. Он содержит все сведения или показатели о хозяйственной операции. Эти показатели, характеризующие хозяйст­венную операцию, зафиксированные в документе и придающие ему юридическую силу, называются реквизитами.

Согласно Федеральному закону "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату его составления;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Если документ не имеет всех обязательных реквизитов, то он является недействительным и не может служить основанием для за­писей в бухгалтерском учете. Кроме основных бухгалтерский доку­мент имеет и другие реквизиты, которые определяются характером операции.

Существуют правила заполнения, проверки и дальнейшей обра­ботки, исправления ошибок, порядок движения документов. Так, при ведении учетной документации существуют опреде­ленные требования, которые устанавливаются Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете. (Утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. №105 по согласованию с ЦСУ СССР).

Названным Положе­нием предусматривается, что каждый документ должен составляться своевременно, содержать достоверные данные, иметь все обязатель­ные реквизиты. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записи простой карандаш. Если доку­мент заполняется в нескольких экземплярах, то делается через копи­ровальную бумагу или печатается при помощи средств оргтехники. После составления документы передаются в бухгалтерию, где их проверяют, обрабатывают и используют их данные для записей по счетам бухгалтерского учета. Бухгалтерская обработка заключается в проверке, расценке (таксировке), группировке и заканчивается со­ставлением журнальной статьи.