Как зафиксировать переселение в системе Epitome Libra

Сделать это можно из гостевой формы, нажав правой кнопкой мыши на поле комнаты, и выбрав из списка другую комнату, либо воспользовавшись режимом «Запрос», ввести параметры поиска нужной комнаты.

В случае, когда тариф новой комнаты отличается от первоначального тарифа, система даст соответствующее предупреждение. Система также выдаст сообщение, что выбранная вами комната относится к типу, отличному от типа, указанного ранее.

Если гость при поселении меняет заранее зарезервированную для него комнату, статус этой комнаты переходит в разряд «Свободный» и «Неубранный» несмотря на то, что фактического поселения в эту комнату не происходило. Необходимо сделать соответствующие изменения в Модуле Горничных, чтобы в данную комнату можно было производить заселение других гостей. При заселении гостя статус комнаты автоматически меняется на «Неубранный».

Изменение типа комнаты при безналичной оплате

Гость живет по безналичной оплате в комнате и хочет переселиться в более комфортный тип комнаты, разницу оплачивает наличными рублями.

• Открыть карточку гостя.

• В поле Тип комнаты нажать на правую кнопку мыши или клавишу F2 и выбрать другой тип комнаты.

• При появлении предупреждения об изменении тарифа нажать кнопку Отмена.

• В примечаниях написать: доплата за проживание за наличный расчет, и указать, из какого типа комнаты гость переселился.

• Сохранить карточку гостя.

В случае если данное изменение проводится не на текущий день, а на один или несколько дней в будущем, воспользуйтесь иконкой «Мастер». После изменения типа комнаты появляется предупреждение об изменении тарифа для нового типа комнаты. В окне предупреждения нажать «Отмена». Тариф остается таким же, какой был для предыдущего типа комнаты.

Отдел:	Служба приёма и размещения гостей
Тема:	Работа с корреспонденцией

Цель:

В работе с факсами, почтовыми отправлениями и прочей корреспонденцией, доставляемой в отель на имя постояльцев, сотрудники службы приёма и размещения обязаны демонстрировать максимальную оперативность, соблюдать конфиденциальность и, тем самым, поддерживать престиж компании в лице настоящих и потенциальных клиентов Компании.

ПОРЯДОК ДЕЙСТВИЙ:

• Вся корреспонденция (факсимильные сообщения, записки, письма, посылки, электронные письма и прочее) должны доставляться в комнату проживания адресата в течение десяти минут.

• Сообщения для гостей, которые еще не заехали в отель, должны храниться в папке заездов на дату приезда означенного гостя. В день заезда сообщения прикрепляются к регистрационной карточке гостя, чтобы передать её непосредственно при поселении.

• Если имени адресата в системе не обнаружено и нет никакой информации о прибытии означенного лица в отель, то данная корреспонденция хранится в течение десяти дней, затем отсылается обратно, по адресу отправителя.

• Специальный журнал учета входящих сообщений должен вестись в службе приема и размещения гостей. В журнале должно быть зафиксировано:

• ФИО гостя.

• Номер комнаты.

• Дата доставки.

• Что именно было получено (например, факс, открытка, посылка и др.).

• Комментарий (доставлено в номер, возвращён отправителю, дата возврата).

• Сотрудникам службы приёма и размещения гостей категорически запрещается принимать для передачи гостям конверты или посылки, содержимым которого могут быть деньги (наличные) или другие ценные предметы.

Отдел:	Служба приёма и размещения гостей
Тема:	Работа с паспортами

Цель:

Гарантировать обеспечение профессионального и надежного обслуживания, которое отвечает требованиям ОВИР и пожеланиям Гостей.

ПОРЯДОК ДЕЙСТВИЙ:

• Все иностранные гости, прибывающие в Россию, обязаны зарегистрировать визы в течение 3х рабочих дней с момента прибытия.

• Не при каких обстоятельствах, иностранные граждане, не имеющие действующей визы, не могут быть заселены в отель.

• При заселении с иностранных граждан собирается паспорт, виза и миграционная карта. Миграционные карты должны быть проштампованы и подписаны администратором.

• Информация, полученная из паспортов во время регистрации, дополняется в информационную карточку гостя, позволяя получить доступ к деталям паспорта.

• Детали визы заносятся в программу Epitome в обязательные поля.

• Возвращая паспорт, визу и регистрационную карту, специалист службы приёма

и размещения гостей должен удостовериться в том, что

• паспорт принадлежит именно этому гостю

• все необходимые штампы проставлены.

Отдел:	Служба приёма и размещения гостей
Тема:	Информационная карта (профайл) гостей

Цель:

Позволит владеть последовательными и современными статистическими данными историй гостей.

ПОРЯДОК ДЕЙСТВИЙ:

Администратор должен внимательно и точно заполнять все поля, а так же обязательно делать привязку к истории гостя.

• ФИО как указано в паспорте

• Номер паспорта

• Национальность и Страна

• Дата Рождения

• Контактная информация (адрес, телефон, электронный адрес)

• Компания

• Статус VIP гостя, если имеет место

Обеспечение заполнения указанных выше деталей подробно, позволит видеть наличие повторяющихся профайлов, поощрять постоянных гостей и выявления целевых групп.

Поле примечания, позволяет сотрудникам фиксировать примечания относительно специальных запросов. Это позволяет нам хранить информацию о тарифах, которые ранее были предоставлены гостю, сотрудником какой компании является и копии сведений кредитных карт.

Отдел:	Служба приёма и размещения гостей
Тема:	Способы оплаты

ЦЕЛЬ:

Информировать гостя при заезде о способах оплаты проживания и дополнительных услуг во избежание конфликтных ситуаций при расчете.

ПОРЯДОК ДЕЙСТВИЙ:

В гостиницах сети Heliopark Hotels & Resorts возможны следующие способы оплаты проживания и дополнительных услуг: