
- •Введение
- •Глава 1 делопроизводство, его законодательное и нормативно-методическое регулирование
- •Глава 2 организация делопроизводственного обслуживания
- •2.1 Положение о службе делопроизводства
- •2.2 Должностные инструкции
- •2.3 Инструкция по делопроизводству
- •2.4 Организация рабочих мест
- •Глава 3 порядок составления документов
- •3.1 Требования к тексту
- •3.2. Элементы текста документа
- •Глава 4. Требования к оформлению документов
- •4.1 Бланк документа
- •4.2 Порядок адресования
- •4.3 Согласование, подписание и утверждение документа
- •4.4 Отметки на документе
- •Глава 5 организационно-распорядительные документы, их составление и оформление
- •5.1 Организационные документы –уставы, положения, инструкции
- •5.2 Распорядительные документы - постановления, решения, приказы, распоряжения
- •5.3 Информационно-справочные документы
- •5.3.2 Докладные и объяснительные записки
- •5.3.4 Служебные письма
- •5.3.5 Телеграмма
- •5.3.6 Телефонограмма
- •Глава 6 организация работы с документами
- •6.1 Понятие документооборота и его основные этапы
- •6.2 Прием и первичная обработка документов
- •6.3 Распределение поступивших документов
- •6.4 Регистрация документов
- •6.5 Контроль за исполнением документов
- •6.6 Информационно-справочная работа
- •6.7 Отправка документов
- •Глава 7 текущее хранение документов
- •7.1 Номенклатуры дел
- •7.2 Формирование дел
- •7.3 Хранение дел
- •Глава 8 обработка дел для последующего хранения
- •8.1 Экспертиза ценности документов
- •8.2 Оформление дел
- •8.3 Оформление обложки дел
- •8.4 Составление описей
- •8.5 Сдача дел в ведомственный архив
- •Глава 9 особенности работы с кадровыми документами
- •Глава 10 организация приёма посетителей и работа с письменными обращениями граждан
- •10.1 Организация приёма
- •10.2 Работа с письменными обращениями граждан
- •Глава 11 подготовка и обслуживание совещаний
- •11.1 Подготовка совещаний
- •11.2 Обслуживание совещаний
- •11.3 Протокол
- •Список рекомендуемых источников и литературы
- •Приложения
- •Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации*
- •Глава 1. Общие положения
- •Глава 2 информационные ресурсы
- •Глава 3 пользование информационными ресурсами
- •Глава 4 информатизация. Информационные системы,
- •Глава 5 защита информации и прав субъектов в области
3.2. Элементы текста документа
ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ (РЕКВИЗИТ 17)
Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок грамматически согласуется с названием вида. В нём кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос "о чем?", "о ком?" и формулируется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо - Об открытии фирмы; Договор - О поставках тары; Положение - О бухгалтерии и т. п.
Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила заголовок отвечает на вопрос кого (чего). Например: должностная инструкция - секретаря-референта; протокол - заседания правления; акт - приёма помещения; правила - трудового распорядка и др.
Если документ сложный и в нём отражено несколько вопросов, заголовок формулируется обобщённо. Например, "О приёмной комиссии". В документах большого объёма составляются подзаголовки.
Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа под основными реквизитами бланка. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Заголовок печатается без кавычек и не подчёркивается. Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля. Заголовок помогает правильному включению документа в дела и облегчает поиск нужного документа в деле. Обязательное составление заголовка - важнейшее требование культурного оформления документа. Без заголовка разрешается составлять только короткие документы, выполненные на формате А5 (148х210): извещения, телеграммы.
ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ (РЕКВИЗИТ 20)
Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения даются документы, которые ими или утверждены или вводятся в действие. Например, инструкции, правила, штатные расписания и т.д. Как приложения могут посылаться документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа, например таблицы, справки и т.д.
Порядок оформления приложений описан в ГОСТе Р 6.30-97. Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии оформляется по форме:
Приложение: на 2 лл. в 3 экз.
Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы прямо от поля всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров.
Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:
Приложение: 1 Правила по составлению и оформлению документов Компании на 10 л. в 2 экз.
2 Альбом унифицированных форм Компании на 24 л. в 1 экз.
Между названиями приложений делается 1.5-2 межстрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал.
Если к документу прилагается другой документ, который также имеет приложения, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: письмо Минздрава РФ от 13.11.97 №01-17/785 и приложение к нему, всего на 12л.
Если при направлении документа в несколько адресов, приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются, например:
Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес.
Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Например:
Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, в 3 экз.
Сами документы - приложения к распорядительным документам имеют в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием, приложением к какому документу они являются. Например:
Приложение
к приказу Министра
здравоохранения России от 12.08.97 №36