7.3. Довідково-інформацiйні документи

Оголошення. Рекламне оголошення.

Повiдомлення.

Протокол. Витяг з протоколу.

Довiдка.

Доповiдна записка. Пояснювальна записка.

Службовий лист. Типи службових листiв.

Телеграма. Телефонограма. Повідомлення. Факс.

Візитна картка.

166

Ключові слова: оголошення, рекламне оголошення, повiдом-

лення, протокол, витяг з протоколу, резолюцiя, звiт, довiдка, до-

повiдна й пояснювальна записки, службовий лист, телеграма,

телефонограма, радіограма, факс, адреса, візитна картка.

Оголошення. Рекламне оголошення

Оголошення – це документ, в якому подається потрібна

інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб.

Формулювання в тексті оголошення стислі. В оголошенні

обов’язково вказується, хто й про що повідомляє. Дату бажано

виділяти іншим шрифтом (чи кольором).

Протокол

Протокол – документ колегіальних органів, у якому фіксу-

ється місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засі-

дань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст допові-

дей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорених питань.

Протокол укладає офіційна компетентна особа, що засвідчує

той чи інший факт.

Групи:

1. Стислі, де фіксуються лише ухвали.

2. Повні, що містять, крім ухвал, виступи доповідачів та

інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, де виступи записані дослівно.

Реквізити:

• назва виду документа (протокол);

• порядковий номер протоколу;

• назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням

їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена

нарада тощо);

• назва підприємства, організації;

• дата, місце проведення зібрання;

167

• кількісний склад учасників (якщо учасників багато, то до-

сить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстра-

ційний лист);

• посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції,

наради (голови, секретаря, членів президії);

• порядок денний (питання мають бути сформульовані у

називному відмінку);

• текст;

• перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сто-

рінок;

• підписи керівників зборів, конференції, засідання або

наради (голови й секретаря).

Витяг із протоколу

Витяг із протоколу – один із наймасовіших видів докумен-

тації, що надсилається (передається) окремим особам (під-

приємствам).

Реквізити:

• номер відповідного документа;

• назва органу, засідання, наради;

• дата;

• порядок денний;

• текст з цього питання.

Звіт

Звіт – це документ, в якому подається в письмовій формі

повідомлення про виконання якоїсь роботи.

Реквізити:

• назва виду документа (звіт);

• період, за який складається звіт, назва установи, організації,

підприємства;

• текст;

• підпис;

• дата складання звіту, індекс документа;

• гриф затвердження (підпис, дата).

168

Довідка

Довідка – документ, що містить опис та підтвердження тих

чи інших фактів і подій.

Реквізити:

• назва відомства, установи (адресат);

• назва виду документа (довідка);

• дата;

• місце укладання;

• заголовок до тексту;

• текст;

• підпис;

• печатка.

Доповідна записка

Доповідна записка – документ, адресований керівникові

даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що скла-

лася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками

та пропозиціями автора.

Групи:

1. Звітні.