20 Мм, нижнє – 19 мм (для формату а4) і 16 мм (формату а5),

хоча в органах, установах, організаціях тощо встановлюють свої

поля в межах стандарту.

Оформлення сторінки

На бланку друкується тільки перша сторінка, наступні – на

чистих аркушах паперу.

На другу сторінку не можна переносити тільки підпис, на ній

має бути не менше двох рядків.

Нумерація сторінок починає проставлятися з другої сто-

рінки.

Номери проставляються посередині верхнього поля аркуша

арабськими цифрами на відстані не менше ніж 10 мм від краю,

якщо текст документа друкується з одного боку аркуша.

Слово “сторінка” не пишеться, біля цифр не ставляться ніякі

позначки (крапка, риски). Якщо текст друкується з обох боків

аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому

кутку, а парні – в лівому.

155

7.1. Організаційні документи

Положення.

Інструкція.

Правила.

Ключові слова: положення, інструкція, правила.

Положення

Положення – це правовий акт, що визначає основні правила

організації та діяльності державних органів, структурних

підрозділів органу, а також установ, організацій і підпри-

ємств (філій), що їм підпорядковуються.

Положення складають переважно при створенні нових уста-

нов, організацій і підприємств (філій). Положення затверджують-

ся вищими органами або керівниками установ. Залежно від виду

розробки, способу затвердження положення поділяються на такі:

Група Як розробляється Як затверджується

Типові Для системи установ

і підприємств

Вищим органом

управління

Індивідуальні На основі типового

положення

Керівником

підприємства

(організації, закладу)

Реквізити:

• герб;

• назва відомства, організації, структурного підрозділу;

• гриф затвердження;

• назва виду документа (положення);

• місце видання;

• дата;

• індекс;

• заголовок до тексту;

• текст (мета створення установи; основні завдання; функціо-

нальні зв’язки з іншими установами; основні та обігові кошти;

156

призначення службових приміщень; виробничо-господарська діяль-

ність підприємств; завдання щодо якості виробництва продукції та ін.);

• підпис;

• відмітка про погодження.

Положеннями також визначається правовий статус тим-

часово створених комісій, груп, бюро тощо.

ПОЛОЖЕННЯ∗ЗАТВЕРДЖУЮ

про структурний підрозділ Назва посади

Дата Підпис

Розшифрування підпису

Структура тексту

1. Загальні положення.

2. Основні завдання.

3. Функції.

4. Права й обов’язки.

5. Керівництво.

6. Взаємовідносини, зв’язок.

7. Майно і кошти.

8. Контроль, перевірка та ревізування діяльності.

9. Реорганізація та ліквідація.

Керівник структурного підрозділу

Підпис і його розшифрування

До справи №

Інструкція

Інструкція – це правовий акт, який створюється органами

державного управління для встановлення правил, що регу-

люють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінан-

сові та інші спеціальні сторони діяльності та відносини уста-

нов, закладів, підприємств, службових осіб.

∗Тут і далі зразки оформлення документів подаються за Універсальним

довідником-практикумом з ділових паперів / С.П.Бибик, І.Л.Михно,

Л.О.Пустовіт, Г.М.Сюта. – К.: Довіра: УНВЦ “Рідна мова”, 1997. – 399 с.

157

Групи

З техніки безпеки З експлуатації

різного обладнання

Посадова

Інструкція затверджується вищими органами або керівни-

ками організацій (чи їх наказом із зазначенням номера та дати

видання). На інструкції може бути відмітка про те, що вона є до-

датком до розпорядчого документа. При затвердженні інструкції

розпорядчим документом у ньому встановлюється термін вве-

дення інструкції, зазначаються відповідальні виконавці.

Реквізити:

• назва виду документа (інструкція);

• гриф затвердження;

• заголовок до тексту (до нього іноді входить назва до-

кумента);

• дата;

• індекс;

• місце видання;

• текст;

• підпис;

• види погодження.

Стиль викладу тексту вказівно-наказовий: “повинен”, “слід”,

“необхідно”, “не дозволено”, “не допускається”. Текст має бути

стислим, точним, зрозумілим, оскільки він призначений для

постійного користування. Зміст викладається від 2-ї, 3-ї особи,

рідше – у безособовій формі.

Інструкція починається розділом “Загальні положення”, в

якому розкривається мета її видання, вказується галузь по-

ширення, викладається порядок використання, наводяться відо-

мості загального характеру.

Датою інструкції є дата її затвердження керівником установи.

Найпоширенішими є посадові інструкції.

Посадова інструкція – документи, які визначають організа-

ційно-правове становище працівника у структурному під-

розділі, що забезпечує умови для його ефективної праці.

158

Інструкція пишеться, зазвичай, на бланку.

Загальний бланк організації ЗАТВЕРДЖУЮ

Посадова інструкція Заступник директора з кадрів

Завідувач машинописного бюро Особистий підпис

______________

Розшифрування підпису

“___”__________ 200_ р.

Структура тексту

1. Загальні положення (основні завдання працівника; порядок за-

ймання (обіймання) посади; професійні вимоги; кому підпоряд-

ковується; основні документи, якими треба керуватися).

2. Функції (предмет, зміст, перелік видів робіт).

3. Права.

4. Посадові обов’язки.

5. Відповідальність.

6. Взаємини (зв’язки за посадою).

Керівник структурного підрозділу

Підпис і його розшифрування

До справи № Співробітника ознайомлено

Правила

Правила – це службові документи організаційного харак-

теру, в яких викладаються настанови або вимоги, що

регламентують певний порядок будь-яких дій, поведінки.

Існують такі групи правил:

1. Правила внутрішнього трудового розпорядку.

2. Правила підготовки документації для здавання до архіву.

3. Правила експлуатації та ін.

За формою та змістом правила подібні до інструкцій, іноді

вони є їх складовою.

Реквізити:

• гриф затвердження;

• назва виду документа (правила);

159

• заголовок __________(стислий виклад призначення правил);

• дата і номер;

• текст;

• підпис особи, що відповідає за складання правил.

Виконання правил обов’язкове для всіх, кого вони стосу-

ються, і тому їх можна віднести до правових документів.

ЗАТВЕРДЖУЮ

_____________________

(посада, назва установи,

підприємства, організації)

_____________________

(особистий підпис,

прізвище, ім’я та по батькові)

“___”_____________200___ р.

ПРАВИЛА

внутрішнього розпорядку

(Текст документа)

Особа, яка відповідає

за складання правил Підпис Розшифрування підпису