1) Узагальнення головних думок;

2) Обов’язкове підбиття підсумків, наголошення на постав-

лених цілях, заклик до виконання певних дій (залежно від

характеру виступу).

Закінчення вирішує, що саме слухачі запам’ятають, що вони

візьмуть для себе з виступу.

Прикінцеві речення треба підготувати й записати заздалегідь

так само, як і початкові.

Більшість слухачів протягом перших хвилин виступу при-

діляють промовцеві всю свою увагу: вони приглядаються до

нього, як він іде, як розкладає свої папери, як починає говорити,

як поводиться за трибуною.

Велике значення має впевнений погляд. А легка усмішка

викликає доброзичливість з боку слухачів, сприяє встановленню

з ними контакту.

Довгі речення треба чергувати з короткими. Не бажано

знеособлювати речення, зловживати третьою особою однини і

множини. Рекомендується вживати форму першої особи.

Не треба переобтяжувати мову іншомовними словами, тер-

мінами, абстрактними поняттями. Доцільно включити до лекції

приклади, порівняння й висновки, а часом і доречний дотеп.

Зайві подробиці заступають головне в розповіді, тому не

можна ними зловживати.

Надмірна стислість також вадить. Якщо висловити якусь

важливу думку лише кількома реченнями і не обґрунтувати її, то

вона пройде повз увагу слухачів.

Приклад або порівняння легше запам’ятати, ніж просто на-

зване твердження, засаду чи думку.

Перед широким загалом треба говорити правильною літера-

турною мовою (За матеріалами: Томан І. Мистецтво говорити. –

К.: Вид-во “Україна”, 1996. – С. 191–216).

141

Складові культури управління

Культура управління – це складний і багатогранний ком-

плекс проблем, які стоять перед адміністративно-управлінським

апаратом. Культура управління включає в себе:

• уважне, зацікавлене ставлення до потреб і турбот

персоналу;

• оперативний розгляд їх звертань і прохань;

• доброзичливий тон;

• повагу до людини.

Державний службовець, як і будь-яка службова особа, пред-

ставляє орган, установу, підприємство, організацію і повинен

дотримуватися таких етичних та мовленнєвих норм:

увічливість – встати, коли зайшов відвідувач, привітатися,

запропонувати сісти (“Сідайте, будь ласка”, або “Прошу сіда-

ти”), після цього сісти самому, звернутися зі словами заохочення

до початку розмови (“Я Вас слухаю”, “Я Вас уважно слухаю”);

доброзичливість [повинен мати відповідний вираз облич-

чя, голос, манери, жести, тон розмови повинен бути спокійний,

увічливий, толерантний (поблажливий, терпимий до чиїхось

думок, поглядів) тощо];

повага до відвідувача (манера спілкування має бути толе-

рантною);

відсутність фамільярності і перебільшеної казенної офі-

ційності.

Етичні норми – своєрідні моральні “амортизатори”, які

сприяють створенню товариської атмосфери, взаєморозуміння,

взаємної поваги в колективі. Етика службових взаємин виключає

прояви грубості, нетерпимості до думки інших, інтриги, не-

правдивість.

Неабияку роль у спілкуванні відіграє так звана технічна

естетика (меблі, комп’ютер, телефон, ручка, олівець тощо по-

винні відповідати іміджу керівника, бути сучасними, стильними).

142

Розділ 7. Писемне дiлове мовлення

Документ – основний вид дiлового мовлення

Текст як основа службового документа.

Класифiкацiя документiв.

Основнi правила оформлення документiв. Поняття про

реквізити.

Засоби стандартизації мови ділових паперів. Поняття про

бланк.

Оформлення сторiнки.

Ключові слова: текст, документ, реквізит, засоби стандартизації

мови, бланк, сторiнка.

Документ – основний вид писемної ділової мови

Документ (від лат. documentum – доказ) – це носій інформації.

Документ – це засіб фіксації певним чином на спеціальному

матеріалі інформації про події, факти, явища об’єктивної

дійсності та розумової діяльності людини.

Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і

мають велике правове значення.

достовірним

переконливим

Документ має бути

належним чином

відредагованим і оформленим

містити конкретні й змістовні

пропозиції та вказівки

правильно складеним як за

формою, так і за змістом

Документування інформації здійснюється на основі відповід-

них законів і постанов органів державної влади, якими визна-

чається організація діловодства і стандартизація документів.

143

Система документації – сукупність документів, взаємопо-

в’язаних між собою, що взаємодіють і створюють цілісні

утворення з певними специфічними рисами.

Системи

документації

банківська дипломатична зовнішньоекономічна юридична

та ін.

Найчисленнішою є система управлінських (адміністратив-

них, загальних) документів.

Управлінська документація служить засобом організації та

регулювання процесів управління.

Документи, що функціонують у сфері управління, назива-

ються організаційно-розпорядчими.

Групи організаційно-розпорядчих документів

Група Назва документа

організаційні статути, угоди

розпорядчі накази, розпорядження,

рішення

довідково-інформаційні листи, факси, доповідні і

службові записки, довідки

з кадрових питань автобіографії, заяви, особові

справи

особисті офіційні документи пропозиції, заяви і скарги

громадян

Текст як основа службового документа

Основний елемент документа – це текст, який має такі

ознаки:

об’єктивність і

достовірність змісту

викладені факти мають

відображати справжній стан

речей

144

точність

в документі не допускається

подвійне тлумачення слів і

висловів

переконливість

текст документа має сприяти

прийняттю адресатом пропо-

зиції або виконанню прохань,

викладених у документі

нейтральність тону

стилістично нейтральне

забарвлення фрази (в усному

мовленні) – речення (в

писемному мовленні)

повнота інформації

зміст документа має

відображати всі обставини

справи

максимальна стислість

у документі не допускаються

зайві слова та смислові

повтори, надмірно довгі

міркування не по суті справи

Текст документа складається з логічних елементів: вступу,

доказу, закінчення.

Вступ підготовка до сприйняття документа

(зазначається, з якого приводу укладається

документ)

Доказ суть питання: докази, пояснення, міркування

тощо

Закінчення формулювання мети, заради якої готується

документ

Складовою частиною управління є діловодство (справо-

чинство).

Діловодство – система документації, документування й

організація роботи з документами.

Діловодство охоплює сукупність документів, прийомів, спо-собів і

форм роботи з ними. Працівники сфери управління майже 75 % свого

145

робочого часу витрачають на роботу з документами. Щоб уникати

проблем, пов’язаних з оформленням документів в управлінській сфері,

необхідний єдиний порядок підготовки документів і роботи з ними.

Доцільно проводити спеціальні інструктажі, лекційні, практичні чи

семінарські заняття. Не завадило б мати інструкції з діловодства, зразки

документів, які найчастіше використовуються в практичній діяльності.

Класифікація документів

Ознаки Класифікація

За найменуванням * заява;

* лист;

* наказ;

* протокол та ін.

За змістом інформації * загальні;

* адміністративні;

* спеціалізовані з фінансових,

комерційних питань тощо.

За призначенням * організаційні;

* розпорядчі;

* інформаційні;

* колегіальних органів.

За походженням * внутрішні;

* зовнішні.

За напрямом * вхідні;

* вихідні.

За джерелами виникнення * первинні;

* вторинні.

За формою * стандартні (типові) мають

однакову форму і заповнюють-

ся в певній послідовності й за

обов’язковими правилами

(типові листи, типові інструкції,

типові положення);

* індивідуальні (нетипові)

документи створюються в

146

кожному конкретному випадку

для розв’язання окремих

ситуацій.

За технікою відтворення * рукописні;

* відтворені механічним

способом.

За ступенем гласності * для службового користування

(ДСК) таємні;

цілком таємні.

За терміном зберігання * постійного; зберігання

* тривалого зберігання (понад

10 років);

* тимчасового зберігання (до 10

років).

За стадіями відтворення * оригінали;

* копії

(відпуск – це повна копія

відправленого оригіналу, яка

залишається у відправника;

витяг – відтворює частину

тексту; дублікат – другий

примірник документа, виданий

у зв’язку з втратою оригіналу).

За юридичною силою * справжні документи бувають

дійсні, що мають юридичну

силу, і недійсні, що втратили

юридичну силу;

* підробні – це документи, зміст

або реквізити яких не відповіда-

ють істинним. Підробка буває:

- матеріальною, де подаються

неправильні відомості, робляться

виправлення, підчищення;

- інтелектуальною, коли

документ готується свідомо

неправдивого змісту.

147

За носієм інформації * на папері;

* диску;

* фотоплівці;

* магнітній плівці;

* стрічці;

* перфострічці.

За складністю * прості (односкладні)

відображають одне питання,

тобто текст документа

складається лише із закінчення;

складні (двоскладні)

висвітлюють кілька питань,

тобто текст документа містить

інші логічні елементи.

За терміном виконання * звичайні; безстрокові

* термінові;

* дуже термінові.

Поняття про реквізити

Реквізити – основні елементи документа, що мають свою

послідовність

Кожний документ складається з реквізитів, які бувають

постійними і змінними.

постійні реквізити

друкуються при виготовленні

бланка

змінні фіксуються на бланку в

процесі заповнення

Кількість реквізитів визначається видом і змістом документа.

ДСТУ встановлюють максимальний склад реквізитів і порядок їх

розташування.

Реквізит Місце розташування реквізита і

форма запису

Державний герб України,

автономної республіки

посередині бланка або в кутку над

серединою рядка з назвою установи,

організації або підприємства.

148

Емблема організації поряд з назвою установи,

організації або підприємства.

Зображення державних нагород у верхньому лівому кутку або

посередині документа

Код установи, організації або

підприємства за класифікатором

підприємств та організацій

(ОКПО)

у верхньому правому кутку.

Код форми документа за

класифікатором управлінської

документації (ОКУД)

у верхньому правому кутку під

кодом установи, організації або

підприємства.

Найменування міністерства чи

відомства, якому

підпорядковується установа,

організація або підприємство

у верхньому лівому кутку або

посередині сторінки.

Найменування установи,

організації або підприємства –

автора документа

у верхньому лівому кутку, може

наноситися за допомогою штампа

або друкарським способом.

Найменування структурного

підрозділу

у верхньому лівому кутку,

дозволяється друкувати

машинописним способом.

Індекс підприємства зв’язку,

поштова і телеграфна адреса,

номер телетайпа/абонементного

телеграфу, номери телефонів,

факсів, номер рахунка в банку

у верхньому лівому кутку.

Назва виду документа посередині сторінки або ліворуч;

наводиться в усіх документах,

крім листів.

Дата записується цифровим – трьома

парами арабських цифр – 15.01.04;

цифрово-словесним способом –