9. Обліково-фінансові документи (акт, доручення, довіреність, розписка)

Усі документи, пов’язані з обліком та фінансовими діями приватних осіб, установ, організацій, підприємств, об’єднуються у групу обліково-фінансових документів.

Документацією обліково-фінансового призначення вважається доручення, розписка, акт, відомість, накладна, список, таблиця, перелік, віза, субсидія, ваучер, приватизаційний сертифікат, довідка про присвоєння ідентифікаційного номера.

Фінансово-розрахункові операції проводяться при підтвердженні їх відповідними документами, призначення яких забезпечувати:

— повну схоронність грошових коштів та інших цінностей;

— точне виконання фінансових, банківських та інших операцій;

— своєчасне відображення виробничих операцій;

— запобігання фінансових порушень і зловживань;

— можливість документального обґрунтування відповідальності службових/посадових осіб;

— складання бухгалтерської та іншої звітності;

— право здійснювати грошово-розрахункові операції у фінансових і банківських органах.

Обліково-фінансова документація має високий рівень стандартизації.

Акт

Акт - це офіційний документ, який підтверджує факти, події, вчинки, пов'язані з діяльністю установ, підприємств, організацій та окремих осіб. Його складають у разі приймання-здавання справ, після переобліку, під час проведення випробувань нової техніки, при нещасних випадках, коли здають об'єкти.

Акти - це документація постійних експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників організацій. Вони оформлюються комісією, що її створює керівник установи, організації чи підприємства.

Текст акта мусить мати дві частини: вступну і констатуючу.

У вступній частині вказують підстави для складання акта, перелічують осіб, що склали акт, а також тих, хто був присутній під час його складання.

Після слова "Підстава" вказується документ чи усне розпорядження службової особи.

Після слова "Складений" перелічують осіб, які складали акт або були присутні при його складанні, з обов'язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується прізвище голови, прізвища інших членів комісії розміщуються в алфавітному порядку. Якщо були присутні, то перелічуються їхні прізвища, ініціали та посади.

У констатуючій частині викладають мету й завдання акта, характер проведеної роботи, перелічують встановлені факти, а також висновки.

У кінці акта (перед підписами) повідомляється кількість примірників акта й вказується місце їх зберігання.

Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні. Отже, до формуляра акта належать такі реквізити:

1. Автор документа (назва відомства й організації).

2. Назва документа.

3. Дата, номер і місце складання.

4. Гриф затвердження.

5. Заголовок.

6. Підстава (наказ керівника організації).

7. Склад комісії, присутні.

8. Текст.

9. Відомості про кількість примірників акта, їх місцезнаходження.

10. Перелік додатків до акта.

11. Підписи членів комісії і присутніх.

Акти приймання-передання, обстеження чи ревізії набувають юридичної чинності лише після затвердження вищою інстанцією або відповідальним керівником установи чи організації.

Зразок

Київський завод ЗАТВЕРДЖУЮ

солодових екстрактів Директор заводу

Акт В.В. Пархоменко

18.08.98 №_ 25.08.98

м. Київ

Про результати ревізії каси

Підстава: наказ директора заводу від 17.08.98 № 113. Складено комісією у складі:

Голова - заст. головного бухгалтера заводу Т.І. Костенко

Члени комісії: бухгалтер С.М. Бойко

ст. економіст СВ. Півень Присутні: касир заводу Л.І. Зоря

За результатами проведення ревізії встановлено:

1. Залишок грошей у касі, за станом на 18.08.98 згідно з касовою книгою і даними бухгалтерського обліку, становить 1705 гривень 75 копійок (одна тисяча сімсот п'ять гривень 75 коп.)

2. Фактичний залишок наявних грошей 1700 гривень 35 коп. (одна тисяча сімсот гривень 35 коп.)

Нестача наявних грошей, що утворилася з вини касира, 5 гривень 40 коп.

Комісія пропонує повернути касирові заводу Зорі Л.І. гроші, яких не вистачає, до каси заводу. Складено у трьох примірниках: 1-Й примірник - директорові заводу; 2-й - до бухгалтерії заводу; 3-й - касирові заводу.

Голова комісії (підпис) Т.І. Костенко

Члени комісії (підпис) С.М. Бойко

C.B. Півень

Доручення

Письмове повноваження, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати якісь юридичні дії або одержувати матеріальні цінності, називають ДОРУЧЕННЯМ.

Доручення можуть видаватися на розпорядження майном, на одержання грошових і товарно-матеріальних цінностей, на ведення справ у судових (арбітражних) органах та ін. Доручення поділяють на офіційні та особисті.

В офіційному дорученні має бути зазначено:

1) назву організації, яка видає доручення;

2) номер доручення й дату видання;

3) назву документа (доручення);

4) посаду, прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видається доручення;

5) назву організації чи підприємства, від якого має бути одержано товарно-матеріальні цінності;

6) номер і дату супровідного документа (наряду, рознарядки та ін.);

7) перелік товарно-матеріальних цінностей із зазначенням кількості їх або на яку суму;

8) строк дії доручення;

9) зразок підпису особи, якій видано доручення;

10) назву документа, що посвідчує особу одержувача цінностей (паспорт, посвідчення);

11) підписи службових осіб, які видали доручення;

12) печатку організації, що видала доручення. Офіційні доручення поділяють на разові, які видаються для певної одноразової дії (найчастіше на право отримання матеріальних цінностей); спеціальні та загальні.

Спеціальним дорученням називають документ, яким службова особа уповноважується на здійснення однотипних вчинків: на представництво в органах суду, на здійснення транспортних, господарських і банківських операцій у межах певного періоду часу.

Загальне доручення видають на право здійснення операцій, пов'язаних з управлінням майном.

Доручення видають на строк не більше трьох років. Якщо строк повноваження не вказано, доручення зберігає силу протягом одного року з дня його підписання. Якщо ж доручення взагалі не датоване, воно не має юридичної сили.

ОСОБИСТІ ДОРУЧЕННЯ видаються окремим особам, які передають свої права іншим особам. Серед них найпоширенішим документом є доручення на одержання грошей. Таке письмове повноваження не вимагає обов'язкового нотаріального посвідчення. Воно може бути засвідчене організацією, в якій працює або навчається довіритель, адміністрацією стаціонарного лікувального закладу, установи, в якій він перебуває на лікуванні, а також військовою частиною.

Доручення на отримання грошей готівкою складається за довільною формою і має такі реквізити:

1) назва документа;

2) прізвище, ім'я і по батькові особи, яка видала доручення;

3) прізвище, ім'я і по батькові особи, якій видано доручення (довіреної особи).

Розписка

РОЗПИСКА - письмове підтвердження певної дії, яку вже звершено - передачі й одержання документів, грошей, товарів тощо.

Вона може мати довільну форму, проте в ній мають бути такі реквізити:

1) посада, прізвище, ім'я, по батькові того, хто дає розписку;

2) посада, прізвище, ім'я, по батькові того, кому дається розписка;

3) точне найменування матеріальних цінностей, предметів, інструментів;

4) розпорядження чи документ, на підставі якого одержано цінності;

5) дата й підпис того, хто одержує цінності.

Зразок

Розписка

Я, старший науковий співробітник Інституту археології HAH України Кузьменко Петро Петрович, одержав від заступника директора з адміністративно-господарської роботи Ткаченка В.В. у тимчасове користування для членів археологічної експедиції: 1) п'ятнадцять (15) рюкзаків, 2) п'ять (5) наметів, 3) двадцять п'ять (25) лопат, 4) п'ять (5) емальованих відер, 5) дві (2) газові плити. Весь зазначений інвентар раніше був у вжитку.

Підстава: наказ директора Інституту археології HAH України № 155 від 01.07.98.

15.07.98 (підпис)

Якщо розписка видається на велику суму грошей або на товари великої цінності, то в неї вносяться відомості про адресу, номер і серію паспорта того, хто її одержав.

Дати в тексті розписки пишуть за зразком: 14 серпня 1996 р.

Грошові суми пишуть словами, а в дужках - цифрами. Підписи ставлять праворуч під текстом, дату - ліворуч.