Особовий листок з обліку кадрів

1.	Прізвище									Місце для фотокартки
	ім’я					по батькові
2.	Стать				3. Рік, число і місяць народження
4.	Місце народження
				(село, місто, район, область)

5.

Освіта

Найменування навчального закладу, його місцезнаходження	Факультет або відділення	Рік всту­пу	Рік закін­чення або вибут­тя	Якщо не за­кінчив, то з якого кур­су вибув	Яку спеціальність одержав в резуль­таті закінчення навчаль­ного закладу, вказати номер дипло­ма або посвідчення

6.	Якими іноземними мовами володієте і якою мірою

(читаєте і перекладаєте зі словником, читаєте і можете розмовляти, володієте вільно)

7.	Які маєте наукові праці, авторські свідоцтва на винаходи

8.	Виконувана робота з початку трудової діяльності (включаючи навчання у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах, військову службу, роботу за сумісництвом).

При заповненні цього пункту установи, організації та підприємства необхідно іменувати так, як вони називалися

у свій час, дані про військову службу записувати із зазначенням посади

Місяць і рік			Посада із зазначенням установи; організації, підприємства, а також міністерства (відомства)		Місцезнаходження уста­нови, організації, підпри­ємства
вступу	звільнення

9.	Відношення до військового обов’язку і військове звання
Склад			Рід військ
		(командний, адміністративний, технічний та ін.)

10.	Родинний стан на момент заповнення особового листка
		(перелічити членів сім’ї із зазначенням
дати народження)

11.	Домашня адреса, тел., робочий тел.

« ____ » _____________ 200__ р.

Особистий підпис

(дата заповнення)

8. Переклад і складання довідково-інформаційних документів (довідки, записки, звіт, план, телеграма, запрошення, повідомлення, оголошення, протокол, витяг з протоколу, анотація, рецензія, відгук, відзив, приватне та офіційне листування). Службові листи

Процес прийняття управлінських рішень базується на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації. Тому переважна більшість документів, що відправляються з підприємства та спрямовуються до нього, є довідково-інформаційними. У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів.

Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер.

Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують їх виконувати, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.

Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

До довідково-інформаційної документації відносяться такі види документів:

o акти; протоколи;

o довідки;

o службові листи;

o пояснювальні та доповідні записки;

o плани і графіки;

o відгуки та рецензії.

Довідки

Довідка - це службовий документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій.

Реквізити довідки:

o дата (проставляють дату підписання);

o індекс (проставляють у день підписання);

o місце складання чи видання;

o адресат (не зазначають, якщо в тексті вказано, куди пред'являтиметься видана довідка);

o назва виду документа;

o заголовок до тексту (зазначається у разі потреби);

o текст;

o позначка про наявність додатків (у разі потреби);

o підпис і відбиток печатки;

o позначка про виконавця (оформлюють у разі потреби).

Записки

Доповідна записка - це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої організації, в якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про події та факти, що мали місце, про виконану роботу, а також наводить свої висновки та пропозиції.

Доповідні записки можуть готуватися як із власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівника до прийняття конкретного рішення. Тому текст доповідної записки'чітко поділяється на 2 частини: у першій, констатуючій, наводять факти або описують ситуацію, а в другій - викладають пропозиції, прохання.

Пояснювальна записка - це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту) чи причини якихось подій, фактів тощо.

Звіт

Звіти мають бути конкретними, стислими.

Реквізити звіту:

– шамп установи;

– заголовок (указати, яка установа та за який період і за яку роботу звітує);

– текст (спочатку потрібно зробити вступ про завдання, поставлені перед установою чи конкретною особою, що звітується; потім проаналізувати та описати виконану роботу; зробити певні висновки, бажано вказати перспективи розвитку даної галузі виробництва, висловити свої пропозиції чи зауваження);

– підпис укладача звіту;

– дата складання;

– печатка.

Якщо звіт великий за обсягом, то він поділяється на частини, кожна з яких має свої заголовки.

Печатка установи і підпис керівника мають бути лише у звітах, що скеровуються за межі установи.

План

План – це документ, у якому подано перелік видів робіт, що мають бути виконані. У планах указуються терміни виконання, прізвища виконавців, обсяг роботи.

Залежно від виконавців плани можна поділити на індивідуальніі колективні.

Плани роботи установ (організацій) підписуються керівниками, а деякі узгоджуються з вищими або суміжними установами.

Плани можуть бути оформлені у формі таблиці чи записані як текст.

Реквізити плану такі:

– назва установи;

– назва виду документа;

– вказівка на термін укладання плану;

– текст із вказівкою на термін виконання та виконавців;

– дата складання;

– гриф узгодження;

– гриф затвердження;

– печатка.

Телеграма

Телеграма – повідомлення, що передається телеграфом.

За допомогою телеграм інформація передається значно швидше, ніж звичайним листом.

Телеграма – це службовий документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом).

Оформлення цього документа регламентоване. Тексти телеграм повинні бути стислими. Рекомендовано:

• тексти друкувати без абзаців;

• не вживати вигуки, займенники, прийменники, сполучники, частки (частку неможна використовувати);

• переносити слова з рядка в рядок;

• робити виправлення;

• знаки «–», + (плюс), % писати словами;

• знаки , (кома), . (крапка), «» (лапки), № (номер), : (двокрапка) не ставити; якщо ж без них не можна обійтися (змінюється текст телеграми), то потрібно використовувати скорочення:

• замість «крапка» – писати КРПК, «кома» – КМ, «лапки» – ЛПК, «номер» – НМ, «двокрапка» – ДВК.

Телеграфний зв'язок установ (підприємств, організацій) України ведеться українською мовою.

Службові телеграми оформляють на бланках (поштових чи фірмових) або на чистих аркушах паперу у двох примірниках (перший – для відділення зв'язку, а другий – до справи).

Реквізити телеграми:

– назва виду документа;

– категорія телеграми (термінова, міжнародна, урядова);

– вид телеграми (дві адреси, відповідь оплачено);

– адреса одержувача;

– номер документа, на який дають відповідь;

– текст телеграми;

– вихідний номер;

– скорочена назва установи (підприємства, організації), що надсилає відповідь;

– посада особи, яка підписала телеграму;

– поштова адреса і назва установи (підприємства, організації) відправника телеграми;

– дата підписання;

– печатка установи (підприємства, організації).

Запрошення

Запрошення – це документ, у якому висловлюється прохання (адресовано конкретній особі) взяти участь у певному заході чи просто бути присутнім.

Часто запрошення за своїм змістом і формою подібні до листів-запрошень чи оголошень.

Реквізити запрошень:

– назва виду документа;

– звертання до конкретної особи (адресата);

– текст запрошення із вказівкою дати, часу, місця події, порядком денним (чи програмою). Якщо це конференція чи з’їзд, повідомляють у програмі прізвища доповідачів, маршрут проїзду, розміщення в готелях, прізвища, ініціали відповідальних за проведення, їх телефони;

– підпис;

– печатка (при потребі).

Запрошення оформляють на бланках із цупкого паперу і надсилають у конвертах адресатам.

Оголошення

Оголошення – це документ, у якому повідомляється про час і

зміст зборів (засідань, нарад), про потребу в робочій силі чи замі-щенні вакантних посад, про потребу в послугах чи можливість їх

надання.

В оголошенні потрібно вказувати:

– хто і про що повідомляє,

– дату,

– місце події.

Зразок (№ 1):

ОГОлОШЕння

Мале підприємство “Ветеріус” повідомляє, що щеплення собак та котів від хвороби бруцельоз буде проводитися щосуботи та щопонеділка упродовж місяця (з 24.02.09 до 25.03.09.) з 8.00 до 19.00 в каб. №8.

Адміністрація м/п “Ветеріус”

Протокол

Протокол – це один із найпоширеніших документів колегіальних органів, нарад, обговорень тощо.

У протоколі обов’язково фіксуються місце, число, мета проведення зборів, конференції, наради, склад присутніх, відсутніх, запрошених, зміст доповідей і виступів з винесених у порядок денний питань.

Оскільки у протоколі записують ухвалу, що стосується певного співробітника, то керівник має право вимагати від нього виконання доручених йому завдань (за ухвалою зборів).

Протокол веде секретар чи інша спеціально призначена керівником особа.

На оформлення протоколу дають 2–3 дні. Кожен протокол має номер. Порядковий номер протоколу вказує на кількість проведених засідань.

Реквізити протоколів:

• назва виду документа;

• порядковий номер протоколу (Протокол №1);

• назва зборів, засідання, конференції, наради тощо;

• назва організації, установи, фірми, де відбулися збори;

• дата проведення зборів, засідання, конференції тощо, ліворуч і нижче від назви організації пишуть дату, а праворуч – місце проведення (назва міста);

• кількісний склад учасників (з нового рядка записують слово “Присутні” і вказують їх кількість. Якщо присутніх багато, то після слова “Присутні” записують: “Реєстраційний список присутніх додано”, а в протоколі зазначають їх загальну кількість. А потім записують: “Відсутні” і вказують кількість відсутніх, у дужках записують прізвища і ініціали відсутніх та вказують причину відсутності);

• голова зборів, секретар;

• порядок денний;

• текст протоколу;

• перелік додатків (із зазначенням кількості сторінок);

• підписи керівників зборів (засідання, конференції).

Кожне питання протоколу описується за схемою “СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – УХВАЛИЛИ“.

Ці слова потрібно друкувати великими літерами. Перед словом “СЛУХАЛИ” ставлять римську цифру І (чи ІІ), що вказує на номер питання у порядку денному.

Після слова “СЛУХАЛИ” ставиться двокрапка.

У наступному рядку з абзацу потрібно вказати інші ініціали й прізвище доповідача, тему доповіді (повідомлення).

Далі у протоколі переказується зміст доповіді або ж вказується, що текст доповіді додано до протоколу.

Аналогічно оформляється розділ “ВИСТУПИЛИ”.

Виступи можна записувати:

1) від імені 1-ої особи однини, наприклад:

Рекомендую обрати до складу президії зборів Козачука В.П.

2) у формі 3-ої особи однини (непряма мова), наприклад:

Твердохліб І.Г. зазначив, що необхідно поліпшити

3) у безособовій формі, наприклад:

У виступі зазначалося, що технічні можливості агрофірми...

У розділі “УХВАЛИЛИ” записується чітко сформульоване рішення, яке може складатися з двох чи кількох пунктів.

Витяг з протоколу

Витяг із протоколу – це документ, що містить певну частину протоколу.

Витяг складають на вимогу осіб чи окремих підприємств.

Реквізити:

• назва виду документа;

• номер протоколу;

• дата протоколу;

• заголовок до тексту (переносять з оригіналу протоколу);

• текст витягу (зі вступної частини протоколу беруть пункти “Голова”, “Секретар”, “Присутні”, потрібний номер по-рядку денного і опис цього питання за схемою СЛУХАЛИ – УХВАЛИЛИ);

• дата видачі витягу;

• підпис (переносять реквізити з протоколу, голова і секретар не підписуються);

• печатка.

Витяг підписує керівник установи і секретар.

Анотація

Анотація - це коротка, стисла характеристика змісту книги, статті, рукопису тощо. В ній зосереджується увага на найсуттєвішому: викладається зміст роботи та її мета. Анотація суттєво допомагає під час добору та вивчення літератури з того чи іншого питання та ознайомлення зі змістом книги.

У кінці анотації обов'язково зазначають користувачів, яким рекомендовано роботу.

Отже, якщо вам швидко треба ознайомитися зі змістом книжки Й мати про неї певне уявлення, читайте анотацію.

Зразки анотацій:

Шевчук С. В. Російсько-український словник ділового мовлення. - К.: Арій, 2010.- 448 с.

У словнику подано переклад як загальновживаних слів, так і термінологічної лексики з ділової сфери спілкування. Розглядаються також словосполучення, що становлять певні труднощі під час перекладу. Словник укладено відповідно до норм сучасної української літературної мови.

Для студентів, викладачів вищих навчальних закладів, учителів шкіл, а також для всіх, хто працює з текстами офіційно-ділового стилю.

Великий зведений орфографічний словник сучасної української лексики / Уклад, і голов, ред. В. Т. Бусел.- К.: Ірпінь: ВТФ "Перун", 2003 - 896 с.

Великий зведений орфографічний словник сучасної української лексики, укладений на основі четвертого видання "Українського правопису", враховує лексичний матеріал, представлений майже в усіх орфографічних, тлумачних, енциклопедичних, термінологічних, фахових та галузевих словниках, виданих в Україні у другій половині XX-у перші роки XXI століть.

Рецензія

Важливим жанром наукової комунікації є рецензія. Автор її фахівець, учений тієї ж галузі або спорідненої, до якої належить і рецензована наукова стаття, монографія, підручник і навчальний посібник, кваліфікаційна робота та дисертація. Рецензія передбачає аналіз та оцінювання певного твору (наукової праці), критичний розбір, рекомендацію до захисту чи друку, проведення наукового обговорення й діалогу.

Рецензія - критичний відгук (містить аналіз і оцінку) наукового керівника (консультанта), офіційних опонентів, провідної установи під час захисту кваліфікаційної роботи, кандидатської чи докторської дисертацій.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (містить назву рецензованої роботи, прізвище та ініціали її автора, рік публікації, назву видавництва).

3. Текст.

4. Підпис рецензента.

5. Дата.

6. Засвідчення підпису печаткою або спеціальним штампом (за потреби).

Рецензія - документ, який передбачає коментування основних положень рецензованої праці (тлумачення думки автора, висловлення особистого ставлення до поставленої проблеми); узагальнену аргументовану оцінку; висновки про значення аналізованої праці.

Типовий план написання тексту рецензії

1. Об'єкт і предмет аналізу.

2. Актуальність теми.

3. Короткий зміст.

4. Формулювання основної тези.

5. Загальна оцінка.

6. Недоліки, хиби, огріхи праці.

7. Висновки.

Об'єктом оцінювання є повнота, глибина, всебічність розкриття теми; новизна та актуальність поставлених завдань і проблем; коректність аргументації і системи доказів; достовірність результатів; переконливість висновків.

Відгук

Відгук - це 1) документ, що містить висновки уповноваженої особи (або кількох осіб) чи установи щодо запропонованих на розгляд вистави, рукописних робіт; 2) стисла форма письмової оцінки виконаної роботи (курсової, бакалаврської, магістерської кваліфікаційних робіт, кандидатського чи докторського дослідження). За складом реквізитів збігається з рецензією.

Обсяг відгуку невеликий - 1-3 сторінки (3-5 сторінок для кандидатських і докторських дисертацій).

На відміну від рецензії, у відгуку подають загальну характеристику праці без докладного аналізу, проте він містить практичні поради.

Відгук - документ, у якому висловлюється обгрунтована точка зору фахівця щодо наукової й дослідницької роботи. На відміну від рецензії, відгук подається на рукописи до їхньої публікації й підписуються безпосередньо науковцем. Супровідний лист до відгуку, якщо він. складається, підписує керівник установи.

Відгук складається з назви документа, заголовка й тексту. Текст включає вступ, у якому дається загальна характеристика матеріалу, основний зміст роботи й висновки.

Визначаючи актуальність теми, доцільно вказати на її зв'язок із державними чи галузевими науковими програмами, пріоритетними напрямками розвитку науки й техніки, визначеними Верховною Радою України тощо. У відгуку слід наголосити на ключових проблемах, які стали предметом рецензованого дослідження, звернути увагу на твердження, що викликають сумніви й можуть слугувати підґрунтям дискусії. Належить оцінити обгрунтованість й достеменність отриманих результатів, їх наукову новизну, адекватність використаної методології. Слід також визначити значущість праці для науки й практики, вказати можливі. конкретні шляхи використання результатів дослідження. Також викладають зауваження щодо оформлення роботи, на яку подається відгук.

Колективний відгук підписують фахівці, із зазначенням наукових ступенів і вчених звань, займаних посад, після чого проставляється дата. Автори відгуків несуть відповідальність за Об'єктивність свого відгуку. За необхідності, вважається за можливе доопрацювання неякісно підготовленого відгуку.

Приватне та офіційне листування

Лист – це писемно оформлений монолог, звернений до певної особи (або осіб). Зміст його – повідомлення автора про себе, про події з особистого чи громадського життя, виклад якогось прохання, наказу, міркування, роздумів з приводу побаченого, почутого, думки про знайомих та родичів і т. ін.

Листування може бути:

1) офіційне, службове;

2) неофіційне, приватне.

Офіційне, службове листування – це листування між установами, організаціями. Воно належить до офіційно-ділового мовлення.

Неофіційне, приватне листування ведеться між особами і має переважно побутовий, часто інтимний характер. Листування осіб з установами і організаціями – один із різновидів приватного листування ділового характеру з більш чи менш виявленим відтінком офіційності (приватно-ділове листування).

Приватне листування відображає життєвий досвід автора, його світогляд, естетичні смаки й інтереси, соціальний стан та індивідуальні риси характеру, а також ступінь спорідненості чи знайомства автора з адресатом, близькість інтересів і переконань або спільність мети і уподобань.

Залежно від теми листа, його призначення і взаємин кореспондентів листи можна поділити на:

а) родинно-побутові;

б) інтимно-товариські, дружні;

в) приватно-ділові;

г) офіційно-ділові(не береться до уваги офіційне, службове листування між установами і організаціями).

Добір засобів стилістичного вираження залежить від призначення, мети, змісту листа, від індивідуальних особливостей мови автора, його манери висловлюватися, від того, кому він пише і які його особисті взаємини з адресатом. Для листа характерне вживання:

1) традиційних початкових і кінцевих формул-звертань до адресата: Доброго дня, Доброго вечора, До побачення, Прощайте, Будь(те) здоров(і), Бувай(те) здоров(і), Друже мій(Подружко моя), дорогий, любий; найбільш офіційні означення – [вельми, високо]поваж[а]ний(шановний), шановний добродію, вельмишановний пане. Лист можна закінчити словами: «З повагою до Вас ...», «З належною пошаною ...», «Щиро Ваш ...», «Бажаю всього найкращого» тощо;

2) позначень Р.S. (лат. Post scriptum – «після написаного»). Коли дописка не одна, можливе повторне позначення Р.Р.S. Після посткриптуму ставлять підпис;

3) словосполучень, уживаних для спонукання адресата до певної дії, поведінки: напиши мені, передай йому, подивися, купи тощо;

4) різноманітних побажань, поздоровлень, вітань;

5) здрібніло-пестливої лексики, слів з оцінним (пестливим) значенням: матусю, татку, братику, сестричко, серденько, голубчику, любий, коханий, дорогесенький та ін.;

6) питальних та окличних речень;

7) простих і складних синтаксичних одиниць.