7. Складання документів з особового складу (автобіографія, резюме, характеристика, заяви, накази з особового складу, особовий листок з обліку кадрів)
Документація щодо особового складу посідає неабияке місце в управлінській діяльності та діловодстві на сучасному етапі державних процесів та ринкових відносин в економіці.
Документи цієї групи мають інформаційний характер про особовий склад підприємства, установи, організації, фірми й ведуться відповідним працівником канцелярії (управління) з моменту вступу громадянина на роботу. Ці документи регламентуються законодавством України. Це заяви (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення на іншу посаду); накази по особовому складу (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу посаду, заохочення, стягнення, відрядження); виробничі характеристики, контракти з найму (трудові угоди), особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графіки відпусток, журнали обліку працівників, які відбувають у відрядження, анкети, автобіографії, витяги з трудової книжки тощо.
Документація з кадрових питань: заява, автобіографія, резюме, наказ щодо особового складу, — пишеться від першої особи.
Автобіографія
Автобіографія — це обов’язковий документ особової справи, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.
Текст документа пишеться від першої особи. Інформація про факти, події викладається у хронологічній послідовності. Кожне нове повідомлення у тексті автобіографії виокремлюється у абзац.
Обов’язковою вимогою є установлене написання дат: 18 червня 1981 року, у березні 1980 року.
Якщо довелось змінювати прізвище, ім’я, слід назвати причину, час, колишнє ім’я.
Як і усі ділові папери автобіографія має свій набір реквізитів, що розміщуються обов’язково у такій послідовності:
1. Назва виду документа.
2. Текст:
• прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, місце народження;
• відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелось навчатись);
• відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічному порядку назвати місця роботи й посаду);
• відомості про громадську роботу;
• короткі відомості про стан сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти, брати, сестри): прізвище, ім’я, по батькові, рік народження, місце роботи, посада.
3. Дата.
4. Власноручний підпис.
Заява
Заява – письмове прохання, оформлене за певним зразком, що подається на ім'я офіційної особи або до установи чи організації.
За допомогою цього звернення працівник здійснює надані йому діючим законодавством певні права.
Усі вказані заяви, за винятком заяви про призначення (переоблік) пенсії, оформляються працівником власноручно на чистому аркуші паперу. У необхідних випадках у заяві потрібно вказати про додатки до неї (документи, що підтверджують наявність у працівника певних прав, з приводу реалізації яких він звертається).
Реквізити особистих заяв:
адресат;
відомості про того, хто пише заяву (прізище, ім'я, по батькові у родовому відмінку, при потребі – домашня адреса, номер телефону);
назва виду документа (слово Заява);
текст заяви;
додаток (записуються документи, що підтверджують правомірність заяви);
дата (записується словесно-цифровим способом ліворуч);
підпис заявника.
Кому адресується заява і від кого – цей запис робиться у правому куті аркуша.
Резюме
Словом `резюме` називають документ, у якому коротко викладе-но особисті, освітні та професійні відомості про особу.
Найчастіше резюме просять надіслати поштою чи фак-сом тих, хто бажає взяти участь у конкурсі, що оголошено, або хоче влаштуватися на роботу на фірмі, підприємстві, в установі. Резюме дасть можливість керівникам вибрати ті кандидатури, які найбільше їм підходять за своїм фаховим рівнем. Тому до складання цього документа потрібно ставитися ретельно.
Резюме має давати роботодавцям уявлення про кандидата. Після ознайомлення дирекції фірми (установи, організації) з резюме претендентів на посаду, їх запрошують на співбесіду.
Кожен кандидат повинен подати відомості про себе точно, лаконічно, детально.
Реквізити:
– назва виду документа;
– домашня адреса, телефон;
– прізвище, ім'я, по батькові;
– особисті дані (дата народження, сімейний стан);
– відомості про освіту (зазначити заклади освіти, де навчалися,
курсову перепідготовку, знання іноземних мов та ін. – усього того,
що може сприяти вибрати саме вашу кандидатуру);
– науковий ступінь;
– відомості про досвід роботи (зазначити, які посади обіймали
раніше, де працюєте тепер, стаж роботи);
– додаткова інформація (найчастіше подається на вимогу робо-тодавця: про ваші позитивні якості, ставлення до праці, володіння
суміжними спеціальностями тощо);
– дата;
– підпис.
Характеристика
Характеристика — це документ, у якому в офіційній формі викладено громадську думку про працівника як члена колективу, про його ділові та моральні якості і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи. Підписується представниками адміністрації.
Текст характеристики викладається від третьої особи. Відомості про особу, якій видається характеристика, викладаються у послідовності, що зумовлюється ступенем важливості тієї чи іншої інформації.
Традиційна послідовність реквізитів характеристики:
1. Назва виду документа.
2. Заголовок: прізвище, ім’я, по батькові, освіта, рік народження, громадянство.
3. Текст:
• трудова діяльність працівника (з якого часу в цій установі працює, на якій посаді );
• ставлення до службових обов’язків та трудової дисципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, заохочення та покарання, рівень професійної майстерності);
• моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);
• висновки;
• призначення характеристики (при її потребі).
4. Дата укладання документа.
5. Підпис посадової особи.
6. Гербова печатка організації чи установи.
Особовий листок з обліку кадрів
Влаштовуючись на роботу, кожен службовець заповнює особовий листок з обліку кадрів. Це документ, у якому стисло подано автобіографічні відомості.
Реквізити документа:
назва виду документа;
прізвище, ім'я та по батькові;
дата;
місце народження;
фото особи, що заповнює особовий листок (праворуч уверху);
відомості про вчене звання, науковий ступінь;
вказівка про те, якими мовами володіє особа, що заповнює особовий листок;
трудова діяльність (дані виписуються з трудової книжки);
державні нагороди;
наукові відзнаки (вітчизняні, зарубіжні, міжнародні);
відомості про родину;
паспортні дані;
домашня адреса, телефон;
дата;
особистий підпис.
Зразок