13. Організаційні документи (інструкції, положення, правила, статут)

Це документи, що закріплюють функції, обов'язки та права органів на тривалий час. Усі організації й підприємства у своїй діяльності поряд з актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями.

Інструкції

Інструкція - це правовий акт, що містить директиви, настанови, які регламентують організаційні, фінансові, науково-технічні, технологічні та інші сторони діяльності установ, їх структурних підрозділів, філій та посадових осіб.

Інструкція оформлюється на бланку й має такі реквізити:

1) назву документа;

2) гриф затвердження;

3) заголовок;

4) текст;

5) дату;

6) місце видання;

7) підписи.

Заголовок до тексту інструкції вказує на коло об'єктів, осіб чи питань, на які поширюються її вимоги. Текст інструкції починається розділом "Загальні положення", у якому викладено мету її видання, вказано на межі поширення та на порядок використання. У тексті інструкції послуговуються словами "необхідно", "повинен", "забороняється", "конче потрібно".

Інструкція набуває юридичної сили з моменту затвердження її керівником установи.

Окрему групу становлять посадові Інструкції, що регламентують організаційно-правовий статус працівника, його обов'язки, права та створення належних умов для його праці, їх розробляють для кожної посади, передбаченої штатним розкладом.

Текст посадової інструкції поділяється на такі розділи:

1) загальні положення;

2) посадові обов'язки;

3) права;

4) відповідальність;

5) взаємини (посадові зв'язки).

У розділі "Загальні положення" вказують:

- назву посади із зазначенням структурного підрозділу;

- порядок призначення на посаду та звільнення;

- нормативні документи, якими керується працівник;

- кваліфікаційні вимоги (освіта, стаж роботи).

У розділі "Посадові обов'язки" зазначають основні характеристики роботи та вимоги до рівня ЇЇ виконання.

У розділі "Права" перераховують повноваження працівника: право брати участь у нарадах, давати вказівки, самостійно підписувати документи в межах своєї компетенції, звертатися з пропозиціями до керівника тощо.

У розділі "Відповідальність" визначають критерії оцінювання роботи та відповідальність працівника згідно з чинним законодавством.

У розділі "Взаємини" вказують, з ким працівник узгоджує проекти документів, від кого, у який термін і яку інформацію отримує.

Положення

Положення - це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, установ та їх структурних підрозділів.

Вони поділяються на типові, що розробляються для системи установ, організацій, та індивідуальні, що створюються на основі типових. Положення підписує керівник організації і затверджує вищий орган.

Формуляр положення містить такі реквізити:

1) зображення Державного герба України;

2) назва відомства, організації, структурного підрозділу;

3) гриф затвердження;

4) назва виду документа;

5) місце видання;

6) дата;

7) реєстраційний індекс;

8) заголовок до тексту;

9) текст;

10) підпис.

Правила

Правила – це службові документи, у яких викладено вимоги щодо поведінки, дій службовця. Правила - це зібрання положень, що визначають певний порядок дій, поведінку юридичних та фізичних осіб. Дотримання правил обов'язкове для всіх, кого вони стосуються, а тому вони належать до правових документів.

Розрізняють такі правила:

1) внутрішнього трудового розпорядку;

2) підготовки документації для здавання до архіву;

3) правила експлуатації;

4) правила поведінки персоналу під час аварії тощо.

Правила подібні до інструкцій, часто є їх складовою частиною.

Реквізити правил:

• гриф затвердження;

• назва виду документа;

• заголовок;

• дата;

• номер;

• текст;

• підпис особи, що відповідає за складання правил.

Статут

Статутом називають юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність установ, товариств, громадян, права та обов'язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності.

Розрізняють статути:

1) типові,

2) індивідуальні.

Типові статути розробляють для певних систем установ, підприємств тощо.

Затверджують їх вищі органи державної влади та управління, з'їзди, громадські організації.

Індивідуальні статути розробляють для певної організації шляхом конкретизації окремих статутів. Їх затверджують вищі установи, яким підлягають організації, підприємства тощо.

Затверджені статути мають бути зареєстровані в органах Міністерства фінансів України.

Реквізити статутів:

• гриф затвердження вищою установою чи органом управління;

• назва виду документа;

• заголовок;

• текст (загальні положення, мета і завдання діяльності, функції, утворення і використання коштів, майно підприємства, управління, створення та використання пайового фонду, членство, права і обов'язки, звіт, звітність, контроль, виробничо-господарська, зовнішньоекономічна діяльність, реорганізація та ліквідація);

• відмітка про погодження та реєстрацію;

• дата.