3. Оформлення довідков-інформаційних документів: оголошення, запрошення, доповідні та пояснювальні записки, виробничі звіти.

Оголошення – один з найпоширеніших видів документів, з яким ми зустрічаємося практично щодня й на кожному кроці, починаючи від зупинки міського транспорту до будь-якої газети.

Щоб повідомити про якісь події, справи, заходи велику кількість людей, яких немає можливості чи потреби спеціально збирати, використовують оголошення.

За формою вони бувають писані, мальовані, друковані в газетах, журналах, на окремих аркушах. До цього виду ділових паперів зараховують також афіші.

В оголошенні необхідно виділити заголовок, указати дату, час і місце проведення заходу, про який оголошується. Думка висловлюється стисло, дата та окремі найважливіші слова виділяються звичайно різними шрифтами, більшими літерами або іншими кольорами.

Примітка.

Не слід користуватися в оголошеннях словом «об’ява», бо воно належить до розмовного, неофіційного стилю.

Зразок оголошення:

Оголошення

09. 03. 2003 року в актовому залі четвертого корпусу Технологічного університету Поділля відбудеться вечір, присвячений пам'яті великого поета України Тараса Шевченка.

У програмі вечора:

І. Урочиста частина.

2. Святковий концерт.

Початок вечора о 18 годині.

Кафедра української мови Технологічного університету Поділля.

Запрошення - це документ, що містить коротке повідомлення про якийсь захід і пропозицію взяти у ньому участь. Запрошення має бути за змістом увічливим та коректним.

При організації вечорів, святкових зустрічей, конференцій, з'їздів та інших заходів прийнято запрошувати на них гостей або учасників. Запрошення заздалегідь висилають або вручають особисто. У ньому має бути зазначено: кому воно надсилається, куди запрошується ця особа, на котру годину, за якою адресою, хто її запрошує, а також може бути висловлене якесь прохання (наприклад, виступити з доповіддю, підготувати номер концертної програми тощо).

Запрошення бувають ділового й приватного характеру. Приватні запрошення можуть мати довільну форму, але повинні містити всю необхідну інформацію.

Зразок ділового запрошення:

Вельмишановний Ярославе Петровичу!

Запрошуємо Вас взяти участь у міжнародній науково-методичній конференції: "Гуманізація вищої освіти та виховної роботи".

Ваша заява й тези прийняті. Доповідь включено до секції № 10: “Соціолінгвістика: стан, проблеми, перспективи”.

Програму конференції Ви зможете отримати на пленарному засіданні, яке відбудеться 10 лютого 2002 року о 10.00 за адресою:

310002, м. Харків, вул. Фрунзе, 21, ХДПУ, Велика фізична ауд, корп. У-2.

Реєстрація учасників 8-9 лютого, а також 10 лютого до 10 години.

Телефони для довідок: (0572) 40-62-28, 40-00-15.

Організаційний комітет.

Зразок приватного запрошення:

Дорогі Оленко та Романе!

Просимо Вас до нас на весілля, яке відбудеться 2 липня 2002 року за адресою: Вінниця, вул. Миру, 35, кафе "Мрія".

Урочиста реєстрація о 12 годині в "Палаці щастя".

Наречені Галина та Василь.

Примітка:

- на офіційних запрошеннях, при потребі, може ставитися печатка;

- у звертаннях, які складаються з імені та по батькові, обидва слова вживаються у кличному відмінку (не можна змішувати кличний та називний відмінки: Іване Петрович або Іван Петровичу);

-у ділових паперах форма пошанної однини пишеться з великої літери (Ви, Вам, Ваші, Вас).

Доповідна записка – це документ на ім’я керівника установи, в якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов’язань. Зміст повинен бути точним і лаконічним, для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки й пропозиції.