2. Вимоги до складання та оформлення різних видів документів:

2.1. Основні реквізити.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Реквізит службового документа – це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організації і/або надання йому юридичної сили. Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів документів:

01. – зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим.

02. – зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування).

03. – зображення державних нагород.

04. – код організації.

05. – код форми документа.

06. – назва організації вищого рівня.

07. – назва організації.

08. – назва структурного підрозділу організації.

09. – довідкові дані про організацію.

10. – назва виду документа.

11. – дата документа.

12. – реєстраційний індекс документа.

13. – посилання на реєстраційний індекс та дату вхідного документа, на якого дають відповідь.

14. – місце складання або видання документа.

15. – гриф обмеження доступу до документа.

16. – адресат. –

17. – гриф затвердження документа.

18. – резолюція.

19 – заголовок до тексту документа.

20. – відмітка про контроль.

21. – текст документа.

22. – відмітка про наявність додатка.

23. – підпис.

24. – гриф погодження документа.

25. – візи документа.

26. – відбиток печатки.

27. – відмітка про засвідчення копій.

28. – прізвище виконавця і номер його телефону.

29. – відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

30. – відмітка про надходження документа до організації від адресата.

31. – запис про державну реєстрацію.

2.2. Стандартні і нестандартні документи

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації,до предмета чи до напряму діяльності.

За формою документи бувають стандартні (типові) й нестандартні (індивідуальні).

Стандартні – це документи, які мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення).

Нестандартні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви…)

2.3. Правила оформлення сторінки, рубрикація тексту, правила оформлення заголовків, виділення окремих частин тексту.

У діловодстві є певні вимоги і правила щодо оформлення документів.

Документ, який забирає одну сторінку, не нумерують, У документах, що укладені на двох і більше аркушах нумерація починається з другого аркуша арабською цифрою 2 посередині верхнього берега.

Якщо документ укладено з двох боків аркуша, то непарні сторінки позначають у верхньому кутку правобіч, а парні – лівобіч.

Головною складовою одиницею документа є текст (зміст), який визначено назвою та метою ділового папера. Укладаючи текст, слід дотримуватись певних технічних вимог:

• на бланку друкується лише перша сторінка, а друга й наступні – на чистих аркушах однаковою із бланком розміру, кольору й ґатунку;

• підпис укладача чи відповідальної особи можна переносити на другу сторінку лише за наявності на ній не менше ніж два рядки тексту;

• у складних документах текст членують (рубрикують) для зручності та швидкого опрацювання й уникання плутанини.

Рубрикація – це поділ тексту на логічні складниці, які графічно відокремлені одна від одної.

Ступінь складності й форма поділу безпосередньо залежить від обсягу, змісту, складу, тематики і призначення документа.

Найпростішим видом рубрикації є поділ на абзаци. Класичний абзац має три частини:

• зачин (формулює тему абзаца - зміст);

• фраза (містить основну інформацію абзаца);

• коментар (підсумок усього абзацного змісту).

Нумерація рубрик тексту існує для чіткого зазначення і вказування на взаємозалежність певних розділів, частин пунктів та їх підпорядкування.

Розрізняють комбіновану (традиційну) (А. І. 1.2) і нову (1.1.2…) систему нумерації.