Електронний документообіг Рівень 1

1. Юридична сила електронного документа забезпечується

a) Використанням електронно-цифрового підпису (ЕЦП), який ідентифікує автора надісланого електронного документа і забезпечує неможливість зміни документа у процесі доставки.

b) Використанням ксерокопії власного підпису особи, яка надіслала документ.

c) Використанням факсиміле особи, яка надіслала документ.

d) Адресою електронної пошти особи, яка надіслала документ.

3. Дайте коректне визначення поняття «система електронного документообігу» – це:

a) Организаційно-технологічний комплекс методичних, технічних, програмних та інформаційних засобів, який забезпечує комплекс функцій для роботи з електронними документами: перетворення паперових документів у електронні, організація захисту і розмежування доступу до електронних документів, їх маршрутизація, механізми обговорення і узгодження документів та ін.

b) Апаратно-програмна інфраструктура підтримки електронних документів та цифрового підпису у телекомунікаційних мережах.

c) Комплекс заходів, спрямованих на реалізацію процесів створення та функціонування службових документів у електронній формі.

4. Інформатизація органів державної влади визначається як:

a) Створення інформаційно-технологічної інфраструктури, яка включає державні інформаційні системи і ресурси та засоби, які забезпечують їх взаємодію та функцонування.

b) Організаційний соціально-економічний і науково-технічний процес створення оптимальних умов для функціонування і реалізації прав і повноважень органів державної влади і забезпечення інформаційних потреб суб’єктів, які з ними взаємодіють, на основі формування і використання державних інформаційних ресурсів.

c) Створення телекомунікаційного середовища органів державної влади, яке б забезпечувало стабільний обмін інформацією всередині системи органів державної влади, між ними, населенням та організаціями.

5. Метою інформатизації органів державної влади є:

a) Забезпечення ефективного виконання функцій засобами сучасних інформаційних технологій.

b) Використання інформаційно-комунікаційних технологій для повномасштабного вирішення соціальних і гуманітарних проблем, в тому числі удосконалення системи освіти, охорони здоров‘я, розвитку науки, культури, мистецтва.

c) Поліпшення інформаційно-аналітичного забезпечення діяльності державного управління.

Рівень 2

6. Знайти правильне визначення терміну документаційне забезпечення управління»:

a) Діяльність, яка охоплює процедури створення документів та організацію роботи з документами.

b) Діяльність спеціальних працівників або підрозділів щодо створення документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

c) Це потік документів, які циркулюють між пунктами опрацювання і створення інформації (керівниками організації і структурних підрозділів, спеціалістами) і пунктами технічного опрацюваннядокументів (експедицією, секретаріатом, канцелярією та ін.).

9. В організації обсяг документообігу складає 30-40 тис. Документів на рік. Яку організаційну форму служби документаційного забезпечення в ній потрібно застосувати?

1. Служба організаційно оформлюється; виділяється група працівників, які відповідальні за окремі ділянки роботи (спеціалізація співробітників).

2. Складна нестандартна структура служби документаційного забезпечення управління, яка залежить від специфіки роботи організації і її структури (ієрархічна, територіально розподілена) і використання автоматизованих систем.

4. Створюється підрозділ, який включає кілька ділянок роботи (опрацювання і реєстрації документів, контроль за виконанням, ведення архіву та ін.).

10. В організації документообіг здійснюється з допомогою програмного продукту «1С:Документообіг ПРОФ». В певний термін потрібно виконати доручення, в якому перевірити зауваження по договору з юридичної точки зору. В цьому випадку учасниками бізнес-процесу є:

a) Виконавець, перевіряючий, контролер.

b) Виконавці, контролер.

c) Виконавець, перевіряючий.

d) Виконавець, контролер.

12. В організації документообіг здійснюється з допомогою програмного продукту «1С:Документообіг ПРОФ». З метою конфіденційності потрібно обмежити доступ до внутрішніх документів виду «Кадрові документи». Для цього потрібно виконати наступні дії:

a) У групі доступу «Користувач» встановити вид доступу за критерієм «Види внутрішніх документів» у значення «За всіма, крім вказаних». Далі у таблиці «Види внутрішніх документів» додати рядок «Кадрові документи».

b) У групі доступу «Користувач» встановити вид доступу за критерієм «Види внутрішніх документів» у значення «Тільки за вказаними». Далі у таблиці «Види внутрішніх документів» додати рядок «Кадрові документи».

c) Відкрити папку «Кадрові документи» довідника «Внутрішні документи». Виконати команду «Права доступу» у карточці папки. Далі у формі налаштування прав доступу вказати права для користувачів.