Государственное регулирование и управление в сфере архивного дела и делопроизводства

1. Разработку и реализацию единой государственной политики в сфере архивного дела и производства

2. Установление единых принципов организации архивного дела

3. Комплектование государственных архивов

4. Решение вопросов о вывозе архивных документов из РБ

Реализация государственной политики осуществляется посредством госпрограмм.

В настоящее время действует госпрограмма «Архивы Беларуси на 2011-2015 гг.», которая утверждена ПСМ от 15.09.2010 № 1322.

Задачи Государственной программы:

• обеспечение сохранности и пополнение Национального архивного фонда Республики Беларусь;

• расширение доступа к архивным документам и обеспечение граждан, общества, государства ретроспективной документной информацией;

• внедрение информационных продуктов и технологий в сфере архивного дела и делопроизводства.

Специальным госорганом, осуществляющим управление с сфере архивного дела и делопроизводства является Департамент по архивам и делопроизводству Минюста. Данные департамент создается с правами ЮЛ и входит в структуру центрального аппарата Минюста (ПСМ от 31.07.2006 года № 986).

В составе Департамента действует Гос инспекция архивов и делопроизводства (ПСМ от 28.05.2012 № 487). Именно эта инспекция осуществляет контроль за соблюдением заква с сфере архивного дела и делопроизводства.

Департамент осуществляет свою деятельность непосредственно или через систему государственных архивных учреждений, которая утверждена ПСМ от 20.03.2012 № 243. Дается полный перечень и структура архивов РБ.

Комплектование, учет и хранение архивных фондов

Документы включаются в состав Национального архивного фонда по решению государственных архивных учреждений на основании экспертизы их ценности, проводимой государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Для проведения экспертизы ценности документов в государственных органах, иных организациях образуются центральные экспертные комиссии (экспертные комиссии). Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования экспертной комиссии.

Порядок проведения экспертизы – Инструкция ПСМ от 11.05.2012 года № 121

Экспертизе подлежат все документы независимо от вида носителя.

Целью экспертизы является отбор на постоянное хранение документов, которые представляют научную, социальную и иную ценность.

Экспертизу ценности документов в электронном виде и информационные ресурсы осуществляет Центральная экспертная комиссия, которая создается при каждом руководителе организации из числа ведущих специалистов по работе с такими документами, а также представителем государственного учреждения «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации».

Документы. Которые были созданы на протяжении жизни граждан проходят экспертизу в государственных архивных учреждениях .

На основании экспертизы ценности документов документы могут быть отнесены к категории особо ценных или уникальных документов.

Порядок отнесения к таким документам – Постановление от 01.06.2012 № 156

Страховые копии создаются на все особо ценные и уникальные документы НАФ (далее - документы) вне зависимости от времени их создания, материального носителя и техники изготовления.

Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов НАФ представляет собой страховой фонд документов НАФ (далее - страховой фонд) и является неотъемлемой частью НАФ.

Банк обобщённой информации о составе, содержании и местонахождении документов в Государственной части НАФ – Государственный фондовый каталог НАФ. Ведет его Департамент по архивам и делопроизводству Минюста.

В Государственных архивах, библиотеках и музеях документов находятся на постоянном хранении.

Документы негосударственной части НАФ могут передаваться их собственникам в государственные архивные организации на основании договора хранения.

В целях обеспечения сохранности документов их собственником подписывается охранное обязательство. Оно подписывается в случае включения документов, образовавшихся на протяжении жизни гражданина в состав НАФ или в передаче гражданину права собственности на эти документы.

В случае невыполнения собственника условий договора хранения архивного документв по решению Департамента документ переходит в собственность государства.

Устанавливаются следующие сроки временного хранения:

• документов Президента Республики Беларусь, Национального собрания Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Конституционного Суда Республики Беларусь, Верховного Суда Республики Беларусь, Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь, Администрации Президента Республики Беларусь, Государственного секретариата Совета Безопасности Республики Беларусь, Комитета государственного контроля Республики Беларусь, Генеральной прокуратуры Республики Беларусь, Национального банка Республики Беларусь, Управления делами Президента Республики Беларусь, Центральной комиссии Республики Беларусь по выборам и проведению республиканских референдумов, министерств, других республиканских органов государственного управления (за исключением указанных в абзаце третьем настоящей части) и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, а также иных организаций, имущество которых находится в собственности Республики Беларусь, - 15 лет;

• документов органов военного управления, объединений, соединений, воинских частей и организаций Вооруженных Сил Республики Беларусь, транспортных войск Республики Беларусь, органов внутренних дел, государственной безопасности, пограничной службы и государственной охраны Республики Беларусь, а также Министерства иностранных дел Республики Беларусь и входящих в его систему органов, организаций - 30 лет;

• документов местных Советов депутатов, исполнительных комитетов областного территориального уровня, а также организаций, имущество которых находится в собственности соответствующей административно-территориальной единицы, - 10 лет;

• документов местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов базового и первичного территориальных уровней, а также организаций, имущество которых находится в собственности соответствующей административно-территориальной единицы, - 5 лет;

• научно-технической документации - 25 лет;

• записей актов гражданского состояния и нотариальных документов, документов по личному составу, похозяйственных книг - 75 лет.

Для документов в электронном виде и информационных ресурсов сроки временного хранения не должны превышать 3 лет,

для кино-, фото-, фоно- и видеодокументов -.1 года.

Постановление Минюста от 24.05.2012 года № 140 установлен перечень типовых документов НАФ с указанием сроков их хранения.

… -- постоянно.

Приказы руководителей о приеме на работу – 75 лет.

Приказ о предоставлении отпуска и стажировки – 3 года.

Департамент по архивам и делопроизводству вправе увеличивать сроки временного хранения отдельных документов.