2. Ділове спілкування

Цілі, про які йшла мова в попередніх розділах, досягаються діло­вою людиною значною мірою в процесі спілкування (комунікації) з іншими людьми і через таке спілкування. Вище відзначалося, що в менеджерів 50 — 90% робочого часу витрачається на різні види кому­нікації. Вміння підтримувати активні, безпосередні контакти з керів­никами, колегами, підлеглими є складовою частиною професійної кваліфікації фахівця. На практиці, однак, значення ефективності діло­вого спілкування нерідко недооцінюється.

Ефективною вважається така комунікація, що забезпечує просу­вання в рішенні проблем з використанням найбільш адекватних за­собів через досягнення взаєморозуміння між партнерами. При відпо­відності цій умові спілкування стає надій ним інструментом спільно­го пошуку оптимальних рішень, каталізатором ділової активності. Відсутність комунікативних умінь — серйозний пробіл у професійній підготовці, що економічно обходиться набагато дорожче, ніж здаєть­ся на перший погляд. Дослідження показали, що навіть у технічній сфері успіх фахівця лише на 15% залежить від його професійної еру­диції, а на 85% — від його вміння спілкуватися.

Ділова комунікація припускає службові, тобто офіційні контакти зі зворотним зв'язком. Види ділових контактів різноманітні: бесіда, ділова суперечка, нарада, збори, переговори і т. д.

Підготовчий етап ділового спілкування

Ефективне спілкування в діловій обстановці — це свідчення не тільки інтелекту і високого професіоналізму, але й ретельної попе­редньої підготовки. Помічено, що така підготовка допомагає захопити ініціативу в діловій бесіді і підняти її результативність на 20%. Підготовча робота передбачає планування майбутньої комунікації з урахуванням особливостей особистості співрозмовника.

Відомий американський політик на питання про те, скільки годин йому буде потрібно на підготовку до чергового виступу по телебаченню, відповів: «Якщо я повинен говорити лише десять хвилин, то на підготовку мені буде потрібно тиждень. Якщо в моєму розпорядженні буде одна година, то мені потрібно два дні. Якщо ж час мого виступу не обмежений, тоді я можу почати хоч зараз».

Підготовка до ділової бесіди — справа важка і відповідальна. Скільки часу вона вимагає? На думку П. Мицича, автора книги «Як проводити ділові бесіди», у цілому час підготовки ніколи не повинний бути менше часу, відведеного для проведення бесіди. Можна сказати, що у скільки разів час підготовки більше під часу бесіди, у стільки ж разів зростають шанси на успіх .

Планомірна підготовча робота являє собою певну систему, що включає кілька найважливіших видів діяльності.

По-перше, проводиться попередній аналіз ділової обстановки, у ході якого розробляються цілі майбутніх контактів, визначаються теми, що могли б бути обговорені в ході бесіди. Після того, як зустріч при­значено, варто конкретизувати головну мсту, продумати, чи існують і чи прийнятні альтернативні (запасні) цілі.

По-друге, вся подальша підготовка орієнтується на конкретного співрозмовника. Відповідаючи на питання: « Хто мій співрозмовник?», потрібно врахувати деякі моменти, а саме:

■ систему, в якій він знаходиться, його оточення і спілкування;

■ його позицію, компетентність, функції, положення;

■ його особливості, основні принципи, упередження, хобі;

■ його потреби, бажання, обмеження;

особливості інших співрозмовників і їх взаємозалежність.

Варто ознайомитися і з класифікацією «абстрактних» співроз­мовників, що представлена в літературі. Описані в табл. 5 типи співрозмовників у житті «у чистому виді» не зустрі­чаються, але являють собою психологічні моделі з певними харак­терними рисами, що мають значення для підготовки і проведення бесіди.

По-третє, розробляється стратегія і тактика ділової бесіди. У да­ному випадку стратегія — це системна побудови програми дій, спря­мованих на майбутнього співрозмовника. її вироблення припускає, як мінімум, одержання від самого себе чітких відповідей на питання:

Чи готовий до обговорення пропонованої теми мій співрозмов­ник ? (Це дозволить оцінити, чи не буде зустріч заздалегідь приречена на провал, які об'єктивні і суб'єктивні перешкоди можуть виникнути, наскільки вони серйозні).

Таблиця 5