Правовое регулирование отношений в сфере обращения электронных документов

Законодательство Республики Беларусь об электронных документах основывается на Конституции Республики Беларусь и состоит из актов Президента Республики Беларусь, Гражданского кодекса Республики Беларусь, Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», законодательства об информатизации и связи, других актов законодательства.

Идеальная система электронного документооборота должна обеспечивать все функции бумажной канцелярии. Кроме традиционных учетно-контрольных функций, свойственных системе бумажного документооборота, система электронного документооборота должна поддерживать современный набор функций для работы с собственно электронными документами. Это преобразование бумажных документов в электронные, организация защиты и разграничения доступа к электронным документам, их маршрутизация, механизмы обсуждения и согласования документов, публикации документов, подписка на рассылку извещений об изменениях в документах, механизмы контекстного поиска, взаимодействие с системами электронной почты, использование современных web-технологий документальных порталов.

2. Информационный поиск в правовой сфере

Для принятия решения в каждой конкретной ситуации юристу необходимо получить возможно более полную и актуальную информацию, относящуюся к конкретной проблеме. Выбор источников информации, стратегий ее поиска, способов проверки достоверности и соответствия уже имеющимся сведениям, методы оценки полезности найденной информации для разрешения ситуации – все эти факторы являются характеристиками информационного поведения человека. Критериями информационной культуры человека можно считать его умение адекватно формулировать свою потребность в информации во всей совокупности информационных ресурсов, перерабатывать информацию и создавать качественно новую, вести индивидуальные информационно-поисковые системы, адекватно отбирать и оценивать информацию.

Эффективная работа специалиста-юриста зависит от быстрого реагирования в создавшейся юридической нормотворческой обстановке, четкого и точного владения нормативно-правовыми актами, умения работать с большим объемом юридических документов.

Основы теории информационного поиска

Одной из задач общей и правовой информатики является решение проблемы поиска информации.

Основы современной теории информационного поиска были разработаны в 50-е и в первой половине 60-х гг. Термин "дескриптор" был введен в 1947 г., а принципы координатного индексирования, на которых до сих пор базируются автоматизация информационного поиска, были разработаны в 50-х гг.

Термин “информационный поиск” ввел в информатику амер. математик К. Муэрс.

Поиск информации - в узком смысле - процесс выявления в массиве информации записей, удовлетворяющих заранее определенному условию поиска (запросу).

- в широком смысле - последовательность операций, направленных на предоставление информации заинтересованным лицам.

Информационный поиск различают в зависимости от цели – адресный и семантический (тематический).

Адресный информационный поиск – нахождение документов по формальным признакам, указанным в запросе потребителя.

Семантический информационный поиск – нахождение документов по их смыслу, содержанию. Он предусматривает перевод содержания информационного запроса документа с естественного языка на информационно-поисковый язык (ИПЯ), т.е. составление поискового образа документа (ПОД), поискового предписания и их сопоставление при поиске.

Побудительная причина информационного поиска – информационная потребность, выраженная в форме информационного запроса.

Совокупность ключевых слов из текста документа, переведенных в форму информационно-поискового языка, составляет его поисковый образ, который вводится в ЭВМ для формирования ее информационной базы.

Совокупность ключевых слов из текста запроса пользователя, преобразованных в форму информационно-поискового языка, составляет его поисковое предписание, которое вводится в компьютер для проведения и реализации информационного поиска

Этапы информационного поиска

Цель поиска и его стратегия зависят от типа поисковой задачи, определяемой, в свою очередь, характером информационного запроса.

Стратегия поиска – определение последовательности операций, осуществляемых в процессе информационного поиска, с целью повышения его эффективности.

В соответствии с этим можно выделить следующие этапы информационного поиска:

В общем случае информационный поиск состоит из четырех этапов:

1. Уточнение информационной потребности и формулировка запроса.

Этап формулировки и уточнения запроса традиционно играет ведущую роль. От того, насколько верно сформулирован запрос, будет зависеть последующий выбор информационных ресурсов.

2. Планирование поисковой процедуры.

Основная цель данного этапа – определение путей и способов рационального решения поисковой задачи. Он включает в себя разработку общей программы поиска, предусматривающей выполнение выявленных на 1-м этапе наборов требований.

3. Извлечение информации из информационных массивов.

4. Ознакомление пользователя с полученной информацией и оценка результатов поиска.

Выявив часть документов путем проведения поиска в первичном круге информационных ресурсов, целесообразно провести просмотр и оценку полноты полученной информации. Далеко не всегда пользователю нужна вся информация по заявленной теме. Часто ему достаточно лишь нескольких авторитетных источников. На этом этапе формируется список документов и проводится проверка на дублетность. Однако в том случае, если полнота полученной информации недостаточна, следует провести дополнительный поиск информационных ресурсов.

При проведении поиска документов необходимо иметь возможность как сузить, так и расширить запрос. Как правило, поиск действительно нужной пользователю информации представляет собой состоящую из ряда шагов деятельность, в процессе которой пользователь формулирует некоторые запросы, анализирует полученную выборку (результат выполнения запроса), на основании анализа уточняет свое понимание структуры базы данных и возможностей поискового аппарата информационной системы, свои информационные потребности и формулирует новый запрос (уточняет старый).

Автоматизированный информационный поиск

Под автоматизированным информационным поиском следует понимать процедуру извлечения необходимых пользователю сведений, хранящихся в базе данных, с помощью использования в этих целях логико-семантических, электронно-вычислительных, технических, программных, математических средств общения человека с компьютером.

Автоматизированные информационно-поисковые системы правовой информации (АИПС).

Реализация задач информационного поиска в правовой сфере потребовала создания соответствующих информационных (компьютерных) технологий. К их числу относятся и автоматизированные информационно-поисковые системы правовой информации (АИПС).

Реализация задач информационного поиска в правовой сфере потребовала создания соответствующих информационных (компьютерных) технологий. К их числу относятся и автоматизированные информационно-поисковые системы правовой информации (АИПС).

АИПС – система информационных, математических, программных, лингвистических, организационных и технических средств, предназначенная для накопления и коллективного использования правовой информации.

В основе АИПС правовой информации находятся базы и банки нормативной правовой информации. Это как бы "мозг и сердце" всей системы. В них аккумулируются все нормативные правовые акты, необходимые для решения правотворческих и правоприменительных задач.

Автоматизация поиска правовой информации имеет существенное значение для развития и совершенствования законодательства, обеспечивая государственные органы, общественные организации надежной, полной, достоверной и полной информацией о действующем законодательстве.