1.2 Методы управления запасами на предприятиях ресторанно-гостиничного бизнеса
Управление запасами включает их прогнозирование, планированию, организацию контроля и анализа запасов для регулирования их величины.
Управление запасами в текущем периоде реализуется посредством разработки политики управления запасами, которая позволяет определить какие запасы, в каком количестве и где заказывать.
Для реализации управленческих решений в области политики управления запасами осуществляют планирование потребности в запасах, оценивают затраты на управление запасами, организуют контроль над их состоянием и разрабатывают процедуры регулирования их размера.
Для планирования запасов используют следующие методы планирования:
1)эвристический метод, основанный на опыте менеджера по снабжению предприятия питания;
2) стохастический метод основан на основе исследования потребностей в прошлом периоде;
3) детерминированный метод предусматривает определение потребности в запасе на основании суммы поступившего заказа в отчетном периоде (для предприятия питания подобный метод применяется при заказе банкетов).
в) детерминированный - расчет потребности в МР или ГП начинается только при поступлении заказов потребителей с учетом их наличия на складе.
Для реализации задач управления запасами выделяются толкающая и тянущая система управления запасами.
Толкающая система управления запасами предусматривает содержание страхового запаса на достаточно высоком уровне. К ее преимуществам относится низкая вероятность образования дефицита материальных ресурсов, что позволяет обеспечивать стабильность в организации деятельности предприятия питания.
Тянущая система предусматривает наличие минимального размера страхового запаса и основывается на обеспечении запасами в точном соответствии с размером запасов, необходимом для выполнения заказа. Данная система позволяет предприятию питания быстро реагировать на изменение спроса, обеспечивая ему большую устойчивость во внешней среде. К недостаткам данной системы является высокий риск возникновения дефицита в случае возникновения непредвиденных обстоятельств. Опыт западноевропейских стран свидетельствует, что внедрение данной системы позволяет снизить незавершенное производство почти на 80%, снизить запасы продукции собственного производства на 33%, снизить издержки предприятия за счет снижения затрат на хранение примерно на 10-20%.
Управление запасами основывается на оценке затрат по хранению и затрат на размещение заказов и их транспортировку.
Затраты на размещение заказов включают затраты по заключению договоров поставки товаров и согласованию условий, на которых осуществляется поставка, а также командировочные и административные расходы, которые связаны с заключением договора с поставщиком запасов.
Затраты на транспортировку зависят от стоимости использования конкретного вида транспорта. Наиболее дорогим, но и наиболее быстрым видом транспорта являются самолеты, а наиболее мобильным является автомобильный транспорт.
Затраты по содержанию запасов включают затраты по содержанию складов, а также расходы, связанные с естественной убылью и порчей запасов.
В процессе управления запасами менеджеру необходимо добиться минимизации затрат, связанных с запасами, обеспечивая при этом высокий уровень обслуживания потребителей.
Для снижения затрат, связанных с запасами применяется аутсорсинг запасов, в соответствии с которым функции по управлению запасами могут быть переданы поставщикам или организациям, оказывающим логистические услуги; совершенствоваться система обработки заказов, внедряться информационная система управления запасами (например, ERP или SMI), которые основаны на определении потребительского спроса и планировании на данной основе запасов.
Для регулирования запасов может быть применен метод АВС. Метод АВС предполагает деление запасов на три категории А, В и С в зависимости от стоимостной оценки общей годовой потребности в этом виде запасов.
Управление категорией А (наиболее ценные запасы) осуществляется практически ежедневно; под пристальным вниманием находятся запасы категории В; для категории С (наименее ценные запасы) создают страховые запасы, которые периодически отслеживаются. На основе этой же классификации проводятся расчеты экономичного размера запаса.
Проведение АВС-классификации включает ряд этапов.
1. Выбор критерия классификации.
2. Расчет нарастающего итога значения критерия классификации.
3. Выделение классификационных групп.
(1) Первый этап является единственным неформализованным шагом классификации. Выбор критерия классификации зависит, прежде всего, от стратегии предприятия, отрабатываемой на данном этапе развития. Для каждого из функциональных подразделений (или функциональных областей) предприятия действующая стратегия может быть связана с реализацией специфического для данного подразделения направления работы. Например, стратегия удержания рынка за счет расширения ассортиментного ряда продукции на этапе закупок может быть достигнута за счет экономии затрат на закупку и транспортных расходов, в сфере производства – сокращения размера запаса незавершенного производства, в сфере сбыта – с повышением уровня обслуживания заказов потребителей и повышением прибыли от реализации. Выбор критерия АВС-классификации, таким образом, требует совместного обсуждения этого вопроса службой логистики с руководителями высшего уровня и с руководителями подразделений, связанных друг с другом логистической цепью движения материального потока. Будет ли на предприятии использоваться один или несколько (для каждой функциональной области логистики – свой) критериев классификации является задачей, связанной с реализацией заданной стратегии предприятия. Недостаток внимания к этому этапу классификации сведет на нет все усилия использования этого инструмента в практике управления деятельностью организации в целом.
В качестве критериев классификации могут выступать цена закупки, прибыль от продаж, доля прибыли, доход от продаж, доля в обороте, рентабельность продаж, средний уровень запаса в тех или иных единицах, доля в созданных запасах, период (скорость) оборота запаса и т.п.
(2) Выполнение второго шага АВС - классификации включает проведение расчета нарастающего итога значения критерия классификации по номенклатурным позициям.
Удельный вес значения критерия классификации рассчитывается как отношения значения критерия каждой из позиции к итоговой сумме значения критерия классификации второго столбца. Для последующих номенклатурных позиций производится суммирование значения нарастающего итога предыдущей позиции со значением удельного веса текущей позиции.
(3) Третий шаг - выделение групп классификации - в классическом АВС-методе проводится на основе закона Парето, утверждающего, что 80% значений качественного критерия определяется 20% количества выбранной совокупности объектов. В рассматриваемом примере позиции, имеющие до 80% нарастающего итога критерия классификации отнесены к группе А. В группу В включены позиции, имеющие от 80% до 90% нарастающего итога. Оставшиеся номенклатурные позиции включены в группу С.
Метод АВС-классификации в последние десятилетия претерпел значительные изменения в связи с бурным развитием бизнеса и экономико-математических исследования. Эти изменения коснулись всех этапов реализации метода АВС.
Особенностью АВС-классификации на первом этапе является то, что современная бизнес-ситуация не может быть описана единственным критерием. Зачастую требуется использование от двух до четырех критериев.
Для этого можно воспользоваться одним из трех предложений.
а) При очень широком круге номенклатуры (десятки и сотни тысяч) хороший результат дает механизм последовательного использования критериев. Первоначально классификация выполняется по наиболее существенному критерию. Затем для группы А проводится классификация по второму критерию и т.д. Последовательная классификация приводит к относительно немногочисленному составу группы А, которая дает возможность сконцентрировать усилия управленческого персонала на повышении эффективности решений применительно к этой наиболее важной группе номенклатуры запасов.
б) Возможно проведение АВС-классификации для каждого из критериев отдельно (параллельно), а затем методом парных сравнений определение совокупностей номенклатурных позиций, входящих в группу А, АВ, ВС и С во всех проведенных классификациях. Параллельная классификация более трудоемка и не позволяет значительно сузить численность выделяемых групп, но дает обширную информацию об особенностях каждой из групп номенклатуры.
в) Третий подход заключается в формировании синтетического критерия классификации. Для каждого из выбранных критериев классификации определяется удельный вес, соответствующий значимости данного критерия в реализации стратегии предприятия. Суммирование получившихся значений при определении значения синтетического критерия (последний столбец табл. 3) не имеет экономического смысла, но дает возможность одним числом охарактеризовать каждую номенклатурную позицию, включенную в классификацию, и провести АВС - классификацию по классической схеме с использованием одного критерия классификации.
Второй этап АВС - классификации четко формализован. Можно отметить, что в связи с множественностью используемых критериев классификации, иногда встает задача сортировки таблицы АВС.
Выбор направления классификации (по возрастанию или по убыванию) определяется экономическим содержанием критерия классификации.
Третий этап АВС-классификации в классическом подходе основывается на предположении, что закон Парето действует в сфере бизнеса и, в частности, проявляется в статистике движения запасов. Практика зарубежных предприятий и анализ статистики отечественных предприятий показывают, что это не так. Закон Парето не является объективной взаимосвязью качественных характеристик и номенклатурных позиций запаса. Следовательно, популярное соотношение 80:20 не может использоватьсяавтоматически при проведении АВС-классификации в управлении запасами.
Целесообразно использовать экспертный или эмпирический подход определения границы групп, в которых рекомендуемые значения качественных границ групп классификаций определяются специалистами, исходя из особенностей сферы бизнеса и групп номенклатуры.
Кроме того, сомнительно утверждение, что АВС-классификация должна включать 3 группы. Количество групп может варьироваться в зависимости от целей исследования.
В соответствии с проведенной ABC/ XYZ классификацией товаров методы управления запасами могут устанавливаться для каждого склада и каждой позиции номенклатуры.
Используется следующая методика расчета методов определения потребности в запасах.
Метод «Объемно-календарное планирование» устанавливается для товаров, которые относятся к группам АX, AY, BX, BY. Эти товары стабильно продаются и имеют высокий товарооборот, то есть приносят торговому предприятию высокий доход. При расчете запаса товаров по данному методу выбирается максимальный показатель из следующий показателей: нормативный запас, данные планов продаж и внутреннего потребления, потребности по заказам.
Метод «Точка перезаказа (с фиксированным интервалом времени между заказами)» устанавливается для товаров, которые относятся к группе CX (товары продаются регулярно, но имеют небольшой товарооборот). При расчете запаса товаров по данному методу выбирается максимальный показатель из следующий показателей: нормативный запас и потребности по заказам. При этом учитываются также даты, когда поставщик может поставлять товар (транспортные ограничения).
Метод «Точка перезаказа (с фиксированным размером заказа)» устанавливается для товаров, которые относятся к группе CY (товары продаются нерегулярно и имеют небольшой товарооборот). При расчете запаса товаров по данному методу выбирается максимальный показатель из следующий показателей: нормативный запас и потребности по заказам. При этом учитываются также товарные ограничения. Объем заказа определяется максимальным размером запаса.
Метод «Заказ под заказ» устанавливается для товаров, которые относятся к группе CZ. По таким товарам на складе не хранится запас, товар заказывается у поставщика только при возникновении потребности по заказам (оформлении заказа клиента, заказа на перемещение товаров и т.д.).
Таким образом, современный бизнес заставляет изменять классический образец проведения АВС-классификации не только по границам групп, но и ставить вопрос о количестве групп классификации при АВС-подходе. После того, как на группы разбиты все объекты по всем выделенным факторам, результаты анализа интерпретируются и на основе этого предпринимаются действия, направленные на решение поставленной на первом этапе задачи
Основным методом регулирования запасов является их нормирование, то есть установление нормы запасов на определенный период (квартал, год). Проблема регулирования запасов связана также с нарушениями нормального функционирования системы управления запасами из-за следующих возмущающих воздействий:
1) изменение объема потребления;
2) задержка или ускорение поставки;
3) неполная поставка;
4) поставка завышенного объема;
5) ошибки учета фактического объема запаса, приводящие к росту или занижению размера заказа.
Эти возмущающие воздействия приводят либо к дефициту запасов, либо к дефициту складских площадей. В первом случае необходимо регулировать уровень гарантийного запаса, во втором – уровень максимально желательного запаса. Для расчета данных параметров менеджер должен знать величину или размер оптимального заказа.
В условиях неопределенности для расчета оптимального, экономически обоснованного размера заказа используется модель ЕОQ (Economic Order Quantity), которая основана на сбалансированности затрат на оформление заказа (Сзак) и затрат на хранение запасов (Схр), в результате которой определяется минимум общих затрат управления затратами (Суп), при котором объем заказа оптимальный.
Основная задача в процессе управления запасами товарно-материальных ценностей – оптимизация их размера и оборота. Наиболее известной моделью оптимизации запасов является Модель экономически обоснованного размера заказа (Economic Ordering Quantity – EOQ).
Сначала проводится анализ текущих затрат по размещению заказа, доставке товаров, приемке и их хранению на складе, также определяется величина каждого вида затрат.
Минимизация всех этих видов затрат и является ключевым моментом в определении наиболее экономичного размера запасов товарно-материальных ценностей. В состав таких затрат включаются только статьи, изменяющиеся в зависимости от уровня запасов.
Запасы должны увеличиваться до тех пор, пока получаемая экономия превышает общие затраты по содержанию дополнительных запасов.
Модель экономически обоснованного размера заказа (модель Уилсона) можно представить формулой:10
, (1.1)
где Q – необходимый объём закупки товаров в год (квартал);
Зф1 – размер текущих затрат по размещению заказа, доставке товаров и их приемке в расчете на одну поставляемую партию;
Зхр1 – размер текущих затрат по хранению единицы запасов.
С ростом среднего размера одной партии поставки товаров снижаются операционные затраты по размещению заказа и возрастают операционные затраты по хранению товарных запасов на складе (и наоборот).
Для использования данной модели проводят анализ затрат предприятия, связанных с размещением заказа, его хранению и приемке. Минимизация всех перечисленных видов затрат, связанных с размещением, хранением и приемкой заказов является главной задачей оптимизации запасов.
Считается, что размер запасов должен увеличиваться до тех пор, пока экономия, связанная с затратами по размещению, хранению и приемкой запасов больше, чем затраты по содержанию дополнительного размера запасов.
Более сложной методикой оптимизации размера запасов являются следующие модели оптимизации размера заказа:
- модель с фиксированным размером заказа;
- модель с фиксированным интервалом между заказами;
- модель управления запасами с двумя уровнями (Ss система).
Условия применения представленных моделей управления запасами представлены в таблице 1.1.
Рассмотрим модели управления запасами, приведенные в таблице 1.1.
1. Модель с фиксированным размером заказа. Определяющим моментом при использовании модели фиксированного размера заказа является расчет затрат на хранение и формирование заказа.
Таблица 1.1
Условия применения моделей управления запасами
Стоимость хранения запасов включает три основных составляющих: непосредственная стоимость содержания запасов, стоимость капитала, замороженного в запасах, и расходы, связанные с естественной убылью.
Стоимость содержания запасов рассчитывается как доля затрат на хранение единицы запаса от общих расходов на содержание запасов.
При этом величина затрат на хранение включает в себя:
-затраты на оплату труда работников склада, непосредственно связанных с движением запасов;
-размер коммунальных услуг;
-величину амортизационных отчислений;
-расходы на подработку и подсортировку товаров и др.
В целях определения затрат по формированию заказа, как известно, применяется хронометраж деятельности структурных подразделений, отвечающих за формирование заказа, или рассчитывается средняя величина стоимости формирования заказа посредством деления расходов коммерческой службы на количество сделанных заказов.
Применение модели с фиксированным размером заказа предполагает также наличие информации относительно сбыта товаров за период.
Расчет оптимального размера заказа проводится по формуле Уилсона (см. формулу (1.1)).
Следующим шагом в применении модели управления запасами с фиксированным размером заказа является определение точки заказа. Для этого используется формула:
Р = В +Sd*L, (1.2)
где В – резервный (страховой) запас;
Sd– средний суточный сбыт;
L– время доставки товара.
При использовании данной системы управления запасами средняя величина запаса соответствует величине резервного запаса, увеличенной на половину оптимального размера заказа.
Общие годовые затраты на управление запасами будут включать затраты, связанные с формированием заказа, хранением товарных запасов, а также хранением резервного запаса.
2.Модель управления запасами с фиксированным интервалом между поставками (модель с постоянным уровнем запасов).
Данная модель предусматривает расчет максимального уровня запасов. Она может использоваться без учета затрат на хранение и формирование заказа и не основываясь на модели оптимального размера заказа. Размер заказа товара определяется как разница между рассчитанным максимальным уровнем запаса и фактической величиной запасов на момент проверки товара на складе. При этом проверка наличия запасов осуществляется через равные промежутки времени.
Максимальный заказ определяется как сумма среднего спроса за один цикл и резервного (страхового) запаса. При расчете резервного запаса нужно учитывать, что повышение спроса может вызвать дефицит в промежутке времени поставки и времени между проверками. Величина резервного запаса для данной модели будет отличаться от рассчитанной величины резервного запаса для модели с фиксированным размером заказа. Это отличие будет состоять в величине промежутка времени между проверками фактического наличия запасов.
Время, в течение которого существует угроза дефицита, есть L, т.е время поставки, и R, т.е. время цикла или время между проверками. Тогда формула расчета максимального уровня запаса выглядит так:
М = Sd * (L + R) + В, (1.3)
где R – длительность промежутка времени между проверками товарных запасов на складе.
Размер заказа зависит от размера сбыта и времени проведения последней проверки. Средний уровень запасов составляет:
J = B + 1/2 * Sd * R (1.4)
Увеличение резервного (страхового) запаса представляет собой плату за удобство, которое дает эта система.
Таким образом, модель с фиксированным интервалом между поставками связана с повышенными расходами на поддержание резервного запаса, которые при определенном уровне стоимости запасов и колебаний спроса могут стать неоправданно большими.
Преимуществом модели с фиксированным интервалом между поставками является то, что нет необходимости каждый раз подсчитывать остаток запаса – это делается лишь тогда, когда подходит время следующего заказа. Такой порядок удобен, если контроль запасов является одной из многих обязанностей работников.
3.Двухуровневая модель управления запасами. Это модель с постоянным уровнем запасов, для которой установлен нижний предел размера заказа. В данной модели рассматривается максимальный уровень запасов М и используется точка заказа. Эти параметры вычисляются по формулам:
Р = В + Sd * (L + R/2) (1.5)
М = В + Sd * (L + R) (1.6)
Порядок применения данной модели можно сформулировать так: если в момент периодической проверки Jф + g0< Р, то подается заказ g = M – Jф – g0. Если же Jф + g0 > Р, то заказ не подается. При этом Jф – фактический уровень запаса в момент проведения проверки; g0 – оптимальный размер заказа.
Рассмотрение приведенных выше моделей позволяет сделать вывод о том, что для крупного супермаркета наиболее эффективно применение модели с фиксированным интервалом между поставками. Аргументами в пользу результативности применения названной модели является следующее:
1. Отсутствие необходимости расчета величины затрат на хранение запасов и формирование заказа, а также возможность отказаться от использования модели оптимального размера заказа.
Дело в том, что модель оптимального размера заказа не всегда применима в части управления товарными запасами в крупных торговых организациях. Это объясняется:
-слабым учетом затрат, не позволяющим собрать в достаточном объеме информацию о расходах, связанных с формированием и хранением запасов;
-отсутствием отдельного учета затрат, приходящихся непосредственно на склад организации;
-расположением и хранением большей части товарных запасов в торговом зале, поскольку крупные торговые организации зачастую работают по принципу самообслуживания;
-независимостью большинства статей затрат, таких как заработная плата, амортизация, коммунальные и арендные платежи, от величины запасов.
Необъективным для многих крупных торговых организаций является и расчет затрат на формирование заказа, так как большая часть поставок осуществляется централизованно для всей сети магазинов, поэтому встает проблема объективного разнесения этих затрат на конкретные виды товаров.11
2. Простота модели. Этот аргумент особо актуален, особенно на первых этапах внедрения целостной системы управления запасами организации.
Оптимизация величины товарных запасов на основе модели с фиксированным интервалом между поставками позволяет руководству значительно уменьшить размер запасов. Это, в свою очередь, позволит снизить затраты на содержание и заказ продукции. Необходимо также отметить, что снижение запасов позволит снизить сверхнормативные потери организации от порчи продукции. Применение оптимизационной модели с фиксированным интервалом между поставками только по двум товарным позициям позволяет также снизить оборачиваемость товарных запасов супермаркета, что, в свою очередь, приведет к высвобождению из оборота дополнительных денежных ресурсов и росту прибыльности деятельности организации.
Таким образом, так как обычно ассортимент ресторана не ограничивается одним наименованием, то можно смело утверждать, что оптимизация величины товарных запасов является мощным резервом повышения эффективности деятельности хозяйствующего субъекта.