Розділ ш. Інформатизація архівної справи

На рубежі тисячоліть світова цивілізація вступила у нову фазу свого розвитку. На зміну так званому “паперовому суспільству” прийшло “інформаційне суспільство”, основу якого складає всесвітня електронна мережа Інтернет. Останнім часом майже в усіх країнах світу до неї інтенсивно входять архівні установи, представляючи в ній національні архівні інформаційні ресурси: на сьогодні в Інтернеті нараховується понад 4500 сайтів архівів, бібліотек і музеїв, що зберігають документальні джерела та писемні пам’ятки. Не залишилася осторонь цього глобального процесу і Україна.

Історія інформатизації архівної справи в Україні нараховує понад 10 років. Формальною точкою відліку на цьому шляху стало рішення колегії Головархіву України про створення автоматизованої інформаційної системи на базі Центрального фондового каталогу (1989). Принципове рішення щодо пофондового рівня представлення інформації про склад і зміст документів Державного архівного фонду як базового в централізованій базі даних, як показала подальша практика, виявилося правильним. Виправданим було й рішення про інформатизацію в першу чергу масиву даних, що представляли систему державних архівних установ; “позаархівна” частина ДАФ (бібліотеки і музеї) залишалася не охопленою програмою, оскільки централізований облік документальної частини їхніх фондів перебував у зародковому стані. Відсутність спеціалістів, коштів і власне комп’ютерної техніки не дозволили тоді розгорнути роботи в загальнодержавному масштабі.⁸

Інформатизація архівної справи – це комплекс організаційних, науково-методичних та технологічних заходів, що забезпечують створення за єдиними методологічними і методичними засадами взаємопов’язаних інформаційних технологій в архівній справі, формування національних архівних інформаційних ресурсів.

Основними завданнями інформатизації архівної справи є:

• вдосконалення управління архівною та національними архівними інформаційними ресурсами;

• оптимізація експертизи цінності документів, формування НАФ, описування, обліку документів;

• забезпечення широкого доступу до документальної інформації;

• забезпечення збереженості документів та зберігання інформації.

Засобом реалізації інформатизації архівної справи є комп’ютеризація – програмно-технологічне і матеріально-технічне забезпечення технологічних процесів за допомогою електронної обчислювальної техніки.

Комп’ютеризація діяльності архіву здійснюється шляхом розроблення і експлуатації інформаційної системи, що базується на використанні комп’ютерних засобів опрацювання великих обсягів документної інформації.

Створення інформаційної системи архіву передбачає розроблення технічного завдання, інформаційного забезпечення, програмного забезпечення, експлуатаційної документації.

Автоматизація пошуку інформації в архівах має на меті зробити процедуру виявлення необхідної інформації максимально ефективною з точки зору отриманого результату, й такою, що не потребує великих затрат сил і часу. До того ж створення повноцінних баз даних у архівах всіх рівнів при сучасному рівні розвитку інформаційних систем дозволить створити централізований банк даних на документи НАФ (використання SQL-серверу, створення локальної комп’ютерної мережі архівів України, постійне оновлення баз даних тощо).

Метою роботи архівістів було створення проекту електронних масивів даних на фонди, справи й документи архіву, які пришвидшили б пошук необхідних документів в ході виконання запитів, підготовці тематичних збірок документів написання статей тощо.

Комп’ютеризація передбачає сумісність всіх баз даних за технічним, програмним, інформаційним забезпеченням і засобами доступу до них. Пошукові засоби забезпечують доступ, відбір та виведення релевантної інформації на запит, який надійшов до будь-якої відкритої бази даних з комп’ютера, підключеного до мережі.⁷

З метою комп’ютеризації централізованого державного обліку документів НАФ створюють центральні бази даних. Інформаційною основою центральних баз даних є паспорти архівів, Центральний фондовий каталог.

Для здійснення централізованого державного обліку документів культурної спадщини України, що знаходиться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України (архівної Україніки), створюється відповідна база даних.

Облікові бази даних формуються у взаємозв’язку з іншими інформаційними базами даних, що є в архіві, і повинні бути сумісними з відповідними обліковими базами даних державної архівної установи вищого рівня. Наступність облікових баз даних і традиційних основних облікових документів забезпечується використанням у цих базах реквізитів основних облікових документів.

Довідковий апарат архіву – сукупність архівних описань у вигляді взаємопов’язаних архівних довідників, у тому числі електронних, і баз даних, призначених для пошуку документів і архівної інформації.

Комп’ютеризований довідковий апарат – це структурована сукупність взаємозв'язаних і взаємо доповнюваних інформаційних баз даних різних рівнів та довідкових баз даних, які забезпечують тематичний і адресний пошук архівної інформації, виведення її на екран дисплею, паперовий носій та у файл.

Інформаційною основою комп’ютеризованого довідкового апарату є архівні документи, справи, описи, фонди, архівні та інші довідники, словники, енциклопедії.

До складу комп’ютеризованого довідкового апарату входять інформаційні бази даних трьох рівнів: національного, центрального, місцевого.

Національні бази даних містять інформацію про документи НАФ, що знаходяться в усіх архівних установах та приватних зібраннях в Україні, а також про документи архівної Україніки.

Центральні бази даних містять інформацію про документи, що підлягають зберіганню в державних архівах, іншу зведену інформацію, необхідну для управління архівною справою.⁶

Для представлення актуальної інформації архівних довідників створюються гіпертекстові та повнотекстові бази даних.

Для надання користувачеві вичерпної інформації про об’єкт, його перейменування, паралельні назви, абревіатури, псевдоніми, прізвиська (для фізичних осіб) створюють довідкові або авторитетні бази даних різних рівнів.

Комп’ютеризований довідковий апарат передбачає сумісність всіх баз даних за технічним, програмним, інформаційним забезпеченням і засобами доступу до них.

Сумісність досягається використанням однотипної комп’ютерної техніки та ліцензованих багатофункціональних систем управління базами даних, операційних мережевих систем, програмних систем створення та підтримки повнотекстової та гіпертекстової інформації.

Технічні та програмні засоби повинні мати стандартні інструменти для роботи в локальних та глобальних комп’ютерних мережах і забезпечувати пошукові інтерфейси в базах даних різних рівнів.

Інформаційну сумісність комп’ютеризованого довідкового апарату повинна забезпечити метабаза баз даних різних рівнів. Метабаза містить такі дані: назва автономної бази даних, її обсяг в документах (записах), місцезнаходження, автор та організація-власник, умови доступу, перелік пошукових термінів, тематична спрямованість бази даних. Спільні дані, які використовуються в різних базах даних, повинно бути уніфіковано за їх типом, назвою (ідентифікатором), довжиною та семантикою.

Пошукові засоби комп’ютеризованого довідкового апарату забезпечують доступ, відбір та виведення релевантної інформації на запит, який надійшов до будь-якої відкритої бази даних з комп’ютера, підключеного до мережі цього довідкового апарату.⁶

Архівна інформація представлена в мережі Інтернет.