2.3. Архівний каталог

Архівний каталог – тип міжфондового архівного довідника, в якому вторинну документну інформацію систематизовано відповідно до обраної схеми класифікації архівної інформації.

Залежно від обраної схеми побудови каталоги поділяють на систематичні, тематичні та їх різновиди (каталоги з історії установ, адміністративно–територіального поділу тощо), предметні та їх різновиди (іменний, географічний, об’єктний тощо). Сукупність каталогів архіву складає систему каталогів, взаємопов’язаних між собою, різних за призначенням і структурою, що доповнюють один одного та розкривають склад і зміст документів архіву. Склад системи каталогів визначається складом і змістом архівних документів, інтенсивністю користування ними, ступенем розробленості архівних документів, наявністю та якістю інших довідників. Основу системи каталогів архіву складають систематичний та іменний каталоги.

У систематичному архівному каталозі вторинну документну інформацію представлено за галузями знань і практичної діяльності суспільства, відповідно до схем класифікації документної інформації.

У тематичному архівному каталозі вторинну документну інформацію розташовано за темою у логічній послідовності, а всередині теми – за предметною ознакою. В архівному каталозі з історії установ вторинну документну інформацію систематизовано за галузями і далі – за підпорядкованістю, за типами установ (заводи, управління, товариства, банки тощо), а всередині – за їх назвами в алфавітному порядку. В архівному каталозі з історії адміністративно-територіального поділу вторинну документну інформацію систематизовано за алфавітом видів адміністративно-територіальних одиниць, а всередині – за алфавітом їх назв.

У предметному архівному каталозі вторинну документну інформацію систематизовано в алфавітному порядку назв предметів (фактів, явищ, географічних назв, прізвищ осіб). Рубриками предметного каталогу можуть бути предмети в широкому розумінні слова, до яких можна віднести також загальні поняття.

Іменний архівний каталог містить вторинну документну інформацію про осіб, які є авторами документів або згадуються в них, і є переліком прізвищ, імен, псевдонімів, прізвиськ, розташованих в алфавітному порядку Підрубриками іменного каталогу можуть бути окремі сторони діяльності тієї

чи іншої особи або види (номінал, жанр) документів.

Географічний архівний каталог містить вторинну документну інформацію про географічні й топографічні об'єкти (моря, ріки, озера, міста тощо). Він може бути як самостійним, так і частиною предметного каталогу. Рубрики можуть розташовуватися в алфавітному, а підрубрики – в логічному або алфавітному порядку.

Каталог документів з особового складу укладають для полегшення пошуку інформації під час виконання запитів соціально-правового характеру. В каталозі інформація про осіб систематизується за алфавітною ознакою. Різновидами предметного каталогу для аудіовізуальних документів можуть бути фільмовий, журнальний, режисерський каталоги, каталог за виробником тощо.

Рівнем описання для каталогу є документ (або частина документа), одиниця зберігання одиниця обліку, група документів. Обов’язковими елементами описання для каталогу є: назва архіву, індекс, рубрика, підрубрика, дата події, місце події, зміст одиниці описування, пошукові дані одиниці описування, мова документа та спосіб його відтворення, прізвище укладача описання та дата проведення описування. У традиційному варіанті описові статті розміщують на каталожних картках.

Зв’язок з іншими розділами каталогу або з іншими архівними довідниками забезпечується системою посилань.

Каталогізацію проводять в архіві як самостійний вид роботи (цільова каталогізація), або ж під час виконання інших видів робіт, пов’язаних із виявленням та описуванням документів (попутна каталогізація).

Ведення каталогу в архіві передбачає: створення науково-методичних посібників про порядок ведення каталогу, індексування архівної інформації, систематизація каталожних описань за індексами та рубриками, удосконалення каталогів, ведення обліку форм каталогізації і використання інформації, що міститься в каталогах, для традиційного варіанту – розміщення карток в каталозі, складання роздільників, оформлення каталожних шухляд. За необхідності архів може проводити удосконалення каталогу шляхом уточнення його структури (схем класифікації його підрозділів), перевіряння змісту і оформлення каталогу, усунення виявлених недоліків.

Для обліку роботи з каталогізації документів в аркуші-засвідчувачі справи (згідно з додатком) та після засвідчувального напису до опису проставляють штамп “каталог”.

Про завершення каталогізації архівного фонду укладають довідку, яка зберігається у справі фонду. У журналі або картотеці каталогізації здійснюють централізований пофондовий (по кожному опису) облік закаталогізованих справ, документів (із зазначенням їх облікових номерів). Облік надходжень карток до каталогу ведуть для кожного каталогу окремо в спеціальній книзі. В цілому по архіву кількість складених і внесених до каталогу карток відображають в паспорті архіву (згідно з додатком). Для обліку користування каталогами в архіві ведуть журнал ((згідно з додатком).

Путівник – тип архівного довідника, що є систематизованою сукупністю описань архівних фондів (нефондових комплексів) і призначений для загального ознайомлення з їх складом та змістом. Основними видами путівників є: путівник по фондах архіву (архівів), тематичний путівник по фондах архіву (архівів), короткий довідник по фондах архіву (архівів), путівник по архіву (архівах), путівник по аудіовізуальних документах (за видами документів) архіву; Вид путівника та схема його побудови визначається його цільовим призначенням. Путівник містить такі структурні складові: основна частина, додатки та довідковий апарат до путівника.

Путівник по фондах архіву (архівів) – архівний довідник, одиницями описування в якому виступають архівні фонди. Основну частину путівника по фондах архіву (архівів) складають сукупність описань на рівні фонду, або групи архівних фондів, до якого включають відомості про усі без винятку фонди, що є у відкритому доступі (див.п.). Для фондів зі складною структурою, що містять багатоаспектну інформацію рівень описання розширюють до опису; для фондів у складі яких містяться унікальні документи – до окремого документа. Путівник по фондах архіву (архівів) має включати відомості про всі відкриті архівні фонди. Окремі архівні фонди можуть бути представлені у вигляді списку неанотованих архівних фондів. Характеристика фонду може доповнюватися відомостями про обсяг справ з особового складу, скопійовані справи та умови доступу до документів.

Короткі довідники по фондах архіву (архівів) поділяються на анотовані та неанотовані. Основну частину короткого довідника по фондах архіву (архівів) складає систематизований перелік описань архівних фондів (групи фондів). Обов’язковими елементами описової статті для не анотованого короткого довідника – є назва фонду, його пошукові та довідкові дані, для короткого довідника по фондах архівів додатково зазначають назву архіву та його адресу. Описову статтю фонду в анотованому короткому довіднику доповнюють короткою історичною довідкою/біографією фондоутворювача і стислою анотацією складу та змісту документів фонду. Для фондів І і ІІ категорії можливе доповнення характеристики фонду відомостями щодо особового складу та довідковий апарат. Різновидом короткого довідника по фондах архіву (архівів) може бути список фондів архіву (архівів).

У тематичному путівнику по фондах архіву (архівів) одиницею описування виступають документи (група документів) фонду (фондів) архіву (архівів), що містять інформацію за певною тематикою. У разі описування великих за обсягом фондів до описової статті додають короткі відомості про фондоутворювача.

Путівник по архіву призначений для ознайомлення з історією конкретного архіву, складом та змістом його документів, складом довідкового апарату архіву.

Основна частина путівника по архіву містить такі елементи описання: характеристика архіву (назва архіву з усіма перейменуваннями і змінами підпорядкованості, дата створення архіву, система організації документів архіву, загальна кількість фондів, обсяг фондів, крайні дати документів, їх стисла анотація, адреса архіву), відомості про довідковий апарат архіву. Основна частина путівника по архівах містить систематизований перелік архівів з характеристикою фондів, що зберігаються в них. У путівнику може бути подано інформацію про всі архіви, музеї, бібліотеки, які постійно зберігають документи НАФ. Об’єктом описування в такому путівнику виступає архів (архівна установа).

Характеристика архіву включає: назву (повну та скорочену) і адресу архіву, коротку історичну довідку, кількість фондів та їх обсяг, крайні дати документів, анотацію їх складу і змісту, список виданих довідників. У разі наявності в архіві аудіовізуальних та науково-технічних документів зазначаються їх обсяги та крайні дати.

Довідковий апарат путівника незалежно від його виду включає: титул, зміст, передмову, список скорочень, покажчики, додатки, загальну бібліографію. Вибір інших довідкових елементів залежить від цільового призначення і форми видання. У багатотомних виданнях путівників укладають довідковий апарат як для всього видання в цілому, так і для окремих томів.

Анотований реєстр описів – архівний довідник, що містить систематизований перелік описів справ із стислими анотаціями документів і призначений для розкриття їх змісту. Обов’язковими елементами описання для укладання анотованого реєстру описів є: пошукові і довідкові дані (облікові номери, кількісні показники, дати документів), анотація документів. До анотованого реєстру укладають довідковий апарат: титул, зміст, передмову, список скорочень, покажчики, додатки, загальну бібліографію.

Огляд – архівний довідник, що містить систематизовані відомості про склад і зміст окремих комплексів архівних документів з їх джерелознавчим аналізом. Різновидами огляду є: огляд архівного фонду (подає відомості про склад і зміст документів одного архівного фонду) та тематичний огляд (подає відомості про склад і зміст всіх або частини документів одного фонду, кількох фондів одного чи кількох архівів з певної теми). Огляд складається з короткої історії/біографії фондоутворювача, характеристики документів і довідкового апарату до огляду.

Обов’язковими елементами характеристики документів є: індивідуальна і/або групова анотація документів, їх пошукові дані. В анотації зазначають різновиди документів, їх обсяг, хронологічні рамки, оригінальність, автора, пошукові дані, ступінь збереженості документів; подають стисле описання змісту із зазначенням ступеня деталізації документної інформації. В анотаціях документів подають їх джерелознавчий аналіз та можливе цитування.

Довідковий апарат до огляду включає: титульний аркуш, зміст, передмову, список скорочень, додатки, покажчики; для тематичних оглядів – список фондів, інформація про які увійшла до огляду, бібліографію за темою огляду. Традиційними схемами побудови огляду є структурна, галузева (функціональна), предметно-тематична, географічна, хронологічна та ін. Для оглядів фондів особового походження використовують схему систематизації документів у фонді.

Покажчик – архівний довідник, що містить алфавітний, систематичний, або укладений за будь-якою іншою ознакою перелік назв (найменувань) предметів згадуваних у архівних документах із зазначенням їх пошукових даних. Покажчик може виступати самостійним архівним довідником або елементом довідкового апарату до архівного довідника.

Покажчики бувають внутріфондові, міжфондові, міжархівні, тематичні, предметні (різновиди – іменні та географічні), хронологічні. Об’єктом описування для будь-якого виду архівного покажчика є предмет (предметне поняття).

Основним елементом покажчика є рубрика, де зазначають предметне поняття і пошукові дані. Залежно від призначення покажчика рубрика може бути простою, тобто не мати підрубрик, або складною, тобто мати одну підрубрику чи визначення. За структурою рубрик розрізняються покажчики глухі та анотовані. Покажчики за групуванням понять у них бувають алфавітні, систематичні, хронологічні. Алфавітний принцип розміщення застосовують для покажчиків, що містять однорідні поняття (прізвища, географічні об’єкти та ін.).

Тематичний покажчик містить поняття, які відбивають історичні факти та явища, назви установ, організацій.

Предметний покажчик може бути загальним і спеціальним. За формою загальний предметний покажчик складають тільки глухим, спеціальний предметний покажчик може бути глухим і анотованим.

Географічний покажчик складають з рубрик, що містять назви країн, адміністративно-територіальних одиниць, морів, річок.

Іменний покажчик містить прізвища, імена, псевдоніми, прізвиська, біографічні довідки, пошукові дані документів (назву архіву, номер фонду, назву і номер колекції, справи, аркуша).

У хронологічному покажчику дати подій або дати документів розміщують в хронологічному порядку. Покажчик складають глухим.

Схема побудови будь-якого покажчика визначається його тематикою. У покажчиках, що розкривають зміст справ, документів у галузевому або тематичному плані, структура основної частини побудована в систематичному (логічному) порядку, а алфавітне розміщення понять виступає на останньому етапі систематизації. Для покажчиків, рубриками яких є історичні факти, систематизацію здійснюють за хронологічною ознакою. Схема побудови тематичного міжархівного покажчика, як правило, є складною. У покажчиках застосовують систему посилань для встановлення зв’язків між тотожними предметними поняттями.