6.2. Основні вимоги до обліку документів

Визначальними принципами обліку є централізація, уніфікація, динамічність, достовірність і повнота. Принцип централізації реалізується через регламентовану Інструкцією з обліку документів в архіві взаємодію працівників, відповідальних за облік в архіві, та через дотримання порядку ведення і термінів подання облікових документів для централізованого державного обліку.

Уніфікація обліку забезпечується єдиним методичним керівництвом, що сприяє дотриманню наступності обліку на всіх стадіях роботи з документами – у діловодстві, архівних підрозділах та архіві – через сувору регламентацію системи основних облікових документів та вимог до її ведення.

Динамічність забезпечується оперативним внесенням необхідних змін до облікових документів та облікових баз даних або своєчасним укладенням нових облікових документів.

Достовірність і повнота обліку гарантуються проведенням комплексу організаційно-методичних заходів, спрямованих на забезпечення дотримання порядку ведення основних облікових документів і облікових баз даних та відображення в них фактичної кількості, складу і стану документів, що перебувають на зберіганні.

6.2.2. Облікові одиниці архівних документів

Для документів з паперовими носіями основними обліковими одиницями є архівний фонд, справа. Неописані документи (розсип) обліковуються в неописаних (умовних) справах. Документи особового походження, що пройшли тільки первинне описування, обліковуються в документах, в окремих випадках – в неописаних справах і аркушах.

Для документів зі спеціальними носіями основними обліковими одиницями є одиниця зберігання та одиниця обліку. В одиницях обліку документи обліковуються за комплектами і видами; науково-технічні документи – за групами і комплексами.

6.2.3. Організація обліку документів в архіві

Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні, страхові копії документів і копії фонду користування, а також самі облікові документи.

Облік здійснюється на основі надання документам та їх сукупностям облікових номерів.

Облік документів, що зберігаються в архіві, їхніх описів, страхових копій і копій фонду користування здійснюється окремим підрозділом чи працівником.

Облік документів ведеться також в архівосховищах та в підрозділі, що здійснює комплектування архіву. З метою правильної організації обліку складається Інструкція з обліку документів в архіві, що регламентує:

– склад і форми допоміжних облікових документів архіву та облікових баз даних, що ведуться централізовано на рівні архіву, а також склад і форми допоміжних облікових документів, що ведуться в інших підрозділах архіву;

– послідовність виконання у структурних підрозділах робіт з обліку під час надходження або вибуття документів (у тому числі прийнятих на депоноване зберігання або виданих у тимчасове користування) та при проведенні інших робіт із зазначенням по кожному етапу: де, які і ким допоміжні облікові документи та акти-підстави складаються;

– взаємозв’язок обліку, що ведеться у структурних підрозділах, з централізованим обліком, у тому числі періодичність звіряння допоміжних облікових документів;

– порядок контролю за веденням основних і допоміжних облікових документів та дотриманням термінів укладення і подання актів-підстав.

Додатком до Інструкції є Схема обліку документів в архіві, що являє собою відтворену в графічній формі послідовність етапів виконання робіт з обліку надходжень та вибуття документів, їх руху із відображенням взаємозв’язку між підрозділом обліку та структурними підрозділами. Інструкція затверджується наказом директора архіву.

Облікова документація зберігається в ізольованому приміщенні, у сейфах і перебуває у віданні працівників, відповідальних за облік. Після закінчення роботи сейфи і приміщення, в яких знаходяться облікові документи, повинні бути замкнені та опечатані. Облікові документи користувачам видаються лише у виняткових випадках.