2.2. Облік архівних документів

Державний облік документів НАФ здійснюється централізовано архівними установами та власниками приватних архівних зібрань у межах повноважень, визначених законодавством, на рівні:

– архіву, архівного підрозділу, приватного архівного зібрання;

– зони комплектування архіву;

– системи архівних установ України.

На рівні архіву, архівного підрозділу укладання та ведення облікових документів здійснюється відповідно до вимог, викладених в цьому розділі. Власники приватних архівних зібрань облік документів НАФ можуть здійснювати в журналах і книгах довільної форми.

Архіви, архівні підрозділи та власники приватних архівних зібрань щорічно складають облікові документи для централізованого державного обліку документів НАФ (див. п. 6.3.4).

На рівні зони комплектування архіву централізований державний облік документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах органів державної влади, органів місцевого самоврядування; державних і комунальних музеїв, бібліотек; підприємств, установ і організацій усіх форм власності та в приватних архівних зібраннях, здійснює архів у порядку, визначеному в розділі 5 цих Правил. Дані зведеного обліку документів НАФ фіксуються у відповідному звіті (додаток 2). Облікові документи для централізованого державного обліку, укладені архівними підрозділами підприємств, установ і організацій, заснованих на приватній формі власності, державних і комунальних музеїв, бібліотек та власниками приватних архівних зібрань, подаються архівами разом з власними обліковими документами до державної архівної установи вищого рівня у встановлені Держкомархівом України строки.

На рівні системи архівних установ України централізований державний облік НАФ здійснюється Держкомархівом України у Центральному фондовому каталозі, зведеному паспорті архівних установ та зведеному звіті про стан і обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях та інших базах даних на підставі облікових документів для централізованого державного обліку, укладених архівними установами, що здійснюють постійне зберігання документів НАФ, і власниками приватних архівних зібрань, а також зведених звітів архівів про стан і обсяг документів НАФ у зоні свого комплектування.

Юридичні і фізичні особи, що є власниками документів НАФ, повинні повідомляти архів, який здійснив державну реєстрацію цих документів, про усі зміни їх місцезнаходження. Місцезнаходження документів фіксується в облікових документах централізованого державного обліку.

Передавання-приймання документів НАФ на депоноване зберігання або у тимчасове користування, незалежно від форми власності на них, не супроводжується зняттям документів з обліку в основних облікових документах власника чи архіву-постійного утримувача. Передавання документів НАФ з однієї архівної установи чи приватного архівного зібрання до іншої (ого) з передаванням права власності на них оформлюється відповідним актом (додаток 24) та супроводжується зняттям документів з обліку в основних облікових документах колишнього власника (утримувача) і взяттям їх на облік в основних облікових документах нового власника (утримувача), а також внесенням відповідних змін до облікових документів централізованого державного обліку.