23. Создание имен и применение имен.

Имя выбранной ячейки или диапазона отображается в поле имени. Выбрав имя в поле имени, можно быстро переместиться в именованную область рабочего листа. Облегчается создание формул, поскольку в них можно вставлять имя ячейки или диапазона.  Благодаря именам упрощается понимание и использование формул. Например, формула =Доход-Налоги понятнее, чем =D20-D40.

Несмотря на простоту создания имен в Excel, следует все же придерживаться следующих правил. Имена должны начинаться буквой или символом подчеркивания (_). Имена не могут содержать пробелов. Для этих целей используются символ подчеркивания или точка (например, Annual_Total или Annual. Total). В именах могут использоваться любые комбинации букв и цифр, однако имя не должно начинаться цифрой (как, например, 3rdQuarter) или выглядеть, как ссылка на ячейку (например, Q3). В именах нельзя задействовать большинство символов. Могут использоваться только символ подчеркивания (_), точка (.), обратная косая черта (\) и знак вопроса (?). Длина имен не превышает 255.

Кроме того, Excel резервирует несколько имен для внутреннего использования, поэтому следует избегать использования таких имен, как Print Area, Print_Titles, Consolidate_Area и Sheet_ Title.

24. Мастер функций.

Функции можно вводить вручную, но в Excel предусмотрен мастер функций, позволяющий вводить их в полуавтоматическом режиме и практически без ошибок. Для вызова мастера функций необходимо нажать кнопку Вставка функции на стандартной панели инструментов, выполнить команду Вставка/Функция или воспользоваться комбинацией клавиш [Shift+F3]. После этого появится диалоговое окно Мастер функций, в котором можно выбрать нужную функцию.

Диалоговое окно Мастер функций (рис. 2.8) используется довольно часто. Поэтому опишем его подробнее. Окно состоит из двух связанных между собой списков:Категория и Функция. При выборе одного из элементов списка Категория в спискеФункция появляется соответствующий ему перечень функций.

В Microsoft Excel функции разбиты на 12 категорий. Категория 10 недавно использовавшихся постоянно обновляется, в зависимости от того, какими функциями вы пользовались в последнее время. Она напоминает стековую память: новая вызванная вами функция, которая в этом списке еще не числилась, займет первую строку, вытеснив тем самым последнюю функцию.

Рис. 2.8. Диалоговое окно "Мастер функций"

Категория Полный алфавитный перечень содержит список всех функций Excel. Остальные категории функций будут рассмотрены по мере их применения.

При выборе какой-либо функции в нижней части диалогового окна появляется краткое ее описание. Нажав кнопку ОК или клавишу [Enter], вы можете вызвать панель выделенной функции (описание подобных панелей приведено далее).

25. Диаграммы. Добавление данных. Форматирование диаграмм. Использование минитренда на диаграмме.

Редактирование диаграмм.

Как известно, самый быстрый и самый простой механизм работы с любым объектом - панель инструментов. Существует своя панель инструментов и для работы с диаграммами. Активизируйте панель инструментов Chart (Диаграммы) с помощью команды Toolbars (Панели инструментов) меню View (Вид). Появившаяся панель ускорит работу по построению и преобразованию диаграмм.

Для более тщательной работы с диаграммой предназначено меню Chart (Диаграмма), которое содержит команды, активизирующие окна мастера диаграмм. Выбрав соответствующую команду, Вы можете поправить инструкции, выданные мастеру при построении диаграммы. Следует, однако, помнить, что меню Chart (Диаграмма) появляется только в том случае, если диаграмма выделена (для этого достаточно кликнуть на ней рабочей клавишей мыши).

Вы можете установить некоторые параметры диаграммы в диалоговом окне Options (Параметры). Для этого служит вкладка Chart (Диаграмма). Здесь можно выбрать режим отображения пустых значений (не отображать или отображать как нулевые значения), включить или выключить всплывающие подсказки для названий и значений. Большинство установок доступно только при активной диаграмме.

Выбор объектов для форматирования.

Диаграммы основываются на последовательностях данных и строятся по точкам. Каждая точка соответствует значению, помещенному в ячейку электронной таблицы. Все элементы диаграммы — это объекты, которые могут быть окрашены, помечены или передвинуты. Оси, маркеры данных, координатные метки, деления, заголовки, легенды — все это объекты. Их размеры, цвет, масштаб, шрифты — все можно менять по усмотрению пользователя. Маркеры данных (столбцы, линии, сектора на круговых диаграммах) могут форматироваться как отдельно, так и все сразу. Идея во всех случаях одна: необходимо сначала выделить соответствующий объект.

Чтобы выделить любой элемент диаграммы, следует щелкнуть на нем рабочей клавиши мыши. В результате на экране появятся маркеры этого объекта, имеющие вид небольших черных квадратиков. Теперь Вы можете передвинуть объект или поменять его размер. Для форматирования поместите указатель мыши на один из таких квадратиков и либо дважды щелкните на нем, либо щелкните правой кнопкой мыши для активизации контекстного меню (более удобно использовать второй вариант). Из появившегося меню выберите команду Format (Формат). Следите за тем, чтобы указатель мыши располагался точно на маркере выбираемого элемента, если Вы не попадете указателем на интересующий Вас объект, то выделится соседний: область диаграммы, координатная сетка, стенка или ось. Чтобы более точно выделить требуемый объект, достаточно выбрать его из раскрывающегося списка Chart Objects (Элемент диаграммы)панели инструментов Chart (Диаграммы). Но в этом случае сама диаграмма должна быть выделена (для этого достаточно щелкнуть на ней мышкой).

Форматирование элементов диаграммы.

После того, как объект выбран, можно приступать к его форматированию. Форматирование диаграммы позволяет сделать ее более наглядной и эффективной. Рассмотрим несколько примеров форматирования.

Форматирование осей

Диалоговое окно Format Axis (Формат оси) состоит из четырех вкладок:

Pattern (Вид) позволяет выбрать цвет, тип и толщину оси или скрыть ее. Здесь же Вы можете определить размещение основных и вспомогательных делений на оси, а также меток делений.

Scale (Шкала) используется для выбора максимального и минимального значений на оси, основного и промежуточного шага между делениями, точки пересечения с другой осью. Вы можете определить ось как логарифмическую шкалу, и тогда все значения на оси будут пересчитаны как степени 10. Здесь же можно изменить направление расположения значений на оси.

Font (Шрифт) служит для выбора шрифта меток делений.

Number (Число) определяет тип меток делений и устанавливает их связь с источником.

Alignment (Выравнивание) задает угол наклона делений и меток делений на оси.

Предположим, что в одной из ячеек включенного в диаграмму диапазона записано нулевое значение. В этом нет ничего страшного, однако, на диаграмме в соответствующем месте появится пробел. Но пробел на диаграмме может означать и то, что элемент отсутствует вообще. Исправить положение можно очень просто: достаточно изменить расположение оси Х (оси категорий). Для этого двойным щелчком на оси Y активизируйте диалоговое окно Format Axis (Формат оси). По умолчанию Excel автоматически устанавливает пересечение осей в точке (0,0). Введите ненулевое значение в поле Category axis Crosses at: (ось категорий пересекается в точке:), ось Х сместится по оси Y на заданное Вами значение, придав нулевым значениям определенный вес. При этом стоит обратить внимание на минимальное значение оси. Если минимальное значение окажется выше, чем точка пересечения, ось X переместится в точку, соответствующую минимуму.

26. Списки. Реорганизация списков. Сортировка листов. Сортировка ячеек.

1. Для хранения списков можно использовать любой табличный лист в рабочей книге Excel. С технической точки зрения списки в Excel ничем не отличаются от обычных таблиц. Просто в дополнение к обычным средствам работы с таблицами в Excel для списков предусмотрен специальный инструментарий.

2. Построение списка следует начать с проектирования его структуры. Список представляет собой совокупность записей (строк), каждая из которых состоит из одинаковой последовательности полей (ячеек). Для удобства обработки записей полям присваиваются имена. Если расположить записи в строках таблицы, то в одном столбце оказываются одноименные поля. В качестве первой строки такой таблицы обычно фигурирует строка с названиями полей — шапка таблицы.

3. Проектирование структуры обычно сводится к определению порядка в записи, присвоению им подходящих названий и вводу их в шапку таблицы. Например, для списка наименований товаров, хранящихся на складе названия отдельных полей могут быть такими «Код» «Наименование» «Цена» и «Количество». Позднее имена отдельных полей программа Excel будет использовать при поиске нужных записей и для управления списком.

4. Для списка лучше выделить отдельный лист рабочей книги. Если все-таки необходимо расположить его на одном листе с другими данными следует позаботиться о том, что бы он был отделен от них, по крайней мере одним пустым столбцом и одной пустой строкой. Выберите место для расположения строки заголовка списка и последовательно введите в него имена отдельных полей. При этом проследите, чтобы между отдельными именами не осталось пустых ячеек.

5. После заполнения строки заголовка именами полей можно считать подготовительные операции законченными. Пора приступать к заполнению списка записями данных. Воспользуйтесь для этого специальным инструментарием, предусмотренным в Excel.

Ввод данных в список. 1. Выделите любую ячейку в строке заголовка списка записей и в меню Данные выберите команду Форма. Excel предложит Вам подтвердить, что верхняя строка таблицы является строкой заголовка списка. В окне сообщения нажмите командную кнопку Оk.

2. В результате Excel откроет диалоговое окно формы, предназначенное для ввода очередной записи списка. Для ввода каждого элемента записи в этом окне предусмотрено отдельное поле. Внесите в эти поля значения, составляющие запись, и щелкните на командной кнопке Добавить. Запись появится в таблице в виде отдельной строки списка.

3. Можно приступать к вводу следующей записи данных. Завершив ввод всех записей списка, нажмите командную кнопку Закрыть.

4. Если позднее понадобится дополнить текущий список новыми данными, снова обратитесь в меню Данные к команде Форма. После щелчка на командной кнопке Добавить Excel очистит поля и поместит в правом верхнем углу окна формы надпись Новая запись. Вводите данные для новой записи.

5. Если в одной рабочей книге Вы хотите поместить более одного списка, то рекомендуется создавать каждый новый список на новом рабочем листе.