25. Организация документооборота

Для рациональной организации учета требуется не только правильное оформление документами всех хозяйственных операций, но и своевременное представление документов в бухгалтерию предприятия. Необходима такая система их выписки и обработки, которая способствует максимальному ускорению документооборота.

Документооборот – это движение документа от момента его составления через все стадии учетной обработки до передачи на хранение.

Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью их оформления и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета. Основными этапами документооборота являются:составление и оформление документов;движение документов по рабочим местам;прием документов в бухгалтерии;обработка документов в бухгалтерии;

сдача документов в архив.

Оптимизация документооборота позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые обращаются с данными документами.

Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии.

Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать до­кументы, которые оформлены в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персо­нальную ответственность.

Главному бухгалтеру необходимо оптимизиро­вать (или разработать) документооборот, который складывается из общего внутрифирменного доку­ментооборота и документооборота внутри бухгал­терии. При этом устанавливается:

- перечень первичных документов, применяе­мых на предприятии;

- список работников предприятия, которые имеют право подписывать данные документы и не­сут ответственность за правильность их оформле­ния и своевременность представления в бухгалте­рию (утверждается руководителем организации);

- рабочая схема действующих отделов органи­зации;

-порядок движения каждого документа меж­ду отделами организации и крайний срок пред­ставления документов конечному потребителю информации (например, бухгалтерии);

- график движения документов внутри бух­галтерии, позволяющий своевременно организо­вать начисление налогов и составление бухгалтер­ской отчетности.

После составления графика каждому лицу, уча­ствующему в документообороте, вручается соответ­ствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.

График документооборота может быть состав­лен по следующей форме, предусмотренной По­ложением о документах и документообороте и бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР от 29.07.1983 № 105:

26.Организация и порядок хранения бухгалтерских документов

В настоящее время отмечается повышение требований и усиление ответственности должностных лиц за организацию документации, документооборота, а также архивного хранения документов в ор­ганизациях, на предприятиях всех форм собственности.В функции Госархивнадзора входит проверка соблюдения правил обеспечения сохранности документов и ведения делопроизводства, включающих:-создание и соблюдение оптимальных условии хранения документов, в том числе температурно-влажностного режима хранения;-размещение документов в хранилищах;-соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ и архивов;

-учет документов, проверку их наличия и состояния;-соблюдение установленных стандартов ведения делопроизводства.

Кроме того, Госархивнадзор осуществляет контроль за ходом приема-передачи документов ликвидиро­ванных предприятий, учреждений и организации, недопущением незаконного уничтожения документов.

По истечении отчетного периода (это, как правило, финансовый год) бухгалтерские документы, а также вся другая организационно-распорядительная документация подлежит передаче на архивное хранение.