2.5 Содержание процедуры формирования дел и сдачи дел в архив
Заключительной процедурой, выполняемой в СДОУ, является процедура формирования дел и сдачи их в архив. Организация архивного хранения документов и их эффективного использования - одна из основных задач службы документационного обеспечения управления. Организация хранение документов в экономической системе включает несколько этапов (см. рис. 2.8). Сначала формируются дела, в которых в течение одного года хранятся исполненные документы, а затем дела передаются в ведомственный архив (архив организации). После ведомственного хранения часть документов подлежит передаче на государственное хранение. Остановимся на содержании основных понятий этой процедуры.
Рис. 2.8 Схема организации документов в организации
Дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку.
Формирование дел - это процесс отнесения документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Операции формирование дел предшествует операция составления "Номенклатуры дел".
Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии или в организации, с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке. "Номенклатура дел" - это ориентировочный список дел, название которых затем переносят на обложку "Дела" и оно становится его заголовком, в результате чего документы, по мере их исполнения, будут попадать только в те "Дела", которые были предусмотрены номенклатурой.
"Номенклатура дела" должна включать в себя как внешние, так и внутренние документы и должна отражать все вопросы, по поводу которых возникают документы. В течение делопроизводственного года документы, оперативная работа с которыми закончена, подшиваются в "Дела" согласно действующей "Номенклатуре". При этом возможно появление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении. Если это происходит, заводится "Дело" с новым заголовком, о чем делается пометка в "Номенклатуре". Также вполне вероятно, что за весь год не появится ни одного документа для заведения "Дела" с предусмотренным заголовком, в этом случае необходимо делать отметку о том, что "Дело" по данной позиции "Номенклатуры" не заведено. О каждом заведенном "Деле" в "Номенклатуре" делается пометка «заведено».
При выполнении процедуры "Формирования дел и сдачи дел в архив" выполняются следующие группы операций (см. рис. 2.9). Рассмотрим их содержание.
I. Формирование "Номенклатуры дел"
Структура архива организации выстраивается согласно "Номенклатуре дел". Это самостоятельный документ, составление которого является сложной и многоступенчатой работой. При выполнении данной группы операций специалист-делопроизводитель определяет полный состав создаваемых документов, состав вопросов, по которым создаются документы и определяет перечень признаков формирования "Дел". К числу основных признаков выделения "Дел" относят следующие:
• вид документа;
• тип вопроса;
• географический;
• корреспондентский,
•авторский и т. д.
Далее следует операция редактирования названий "Дел", составление "Номенклатуры дел" и ее утверждение. При составлении НД каждому "Делу" присваивается его индекс, который служит кодом "Дела" и имеет сложную структуру. В него входят два кода: код вида или структурного подразделения (2 знака) и код номера дела (1 знак).
Индекс дела имеет следующую структуру:
"Дело" может состоять из нескольких томов. Каждое "Дело" должно иметь не более 250 страниц, в случае наличия большего числа страниц, в этом "Деле" открывают новый том.
В "Номенклатуре дел" для каждого "Дела" могут быть указаны примечания. К основным типам примечаний относятся следующие: о не заведении "Дел"; о переходящих "Делах"; об уничтожении "Дел";о месте хранения подлинников.
"Номенклатура дел" пересматривается ежегодно до наступления делопроизводственного года. При ее составлении учитываются структура предшествующей номенклатуры и планы функционирования организации в следующем году. Каждое структурное подразделение готовит свою часть, а затем отдельные куски централизованно сводятся в общую номенклатуру. Проект "Номенклатуры" подлежит утверждению руководителем организации.
Рис. 2.9 Блок-схема реализации процедуры "Формирование дел и сдачи их в архив"
II. Составление и хранение "Дел"
Организация хранения документов в "Делах" должна отвечать нескольким требованиям: оперативности поиска, полноты выдачи документов по запросу, надежности хранения.
При выполнении этого комплекса операций осуществляется отбор документов в "Дела". К основным принципам отбора относятся:
• исполнение документа;
• правильность заполнения;
• определенный период составления.
Отобранные документы объединяются в папки, для каждой из которых составляются предварительно "Обложка дела". В каждую обложку включают следующие реквизиты: Наименование предприятия; Наименование подразделения; Индекс дел по номенклатуре; Порядковый номер тома в деле; Заголовок дела; Дата начала дела; Дата конца дела; Сроки хранения.
Отобранные документы помещают в соответствующую папку с обложкой, после чего осуществляют определение порядка следования документов в "Деле". Существует несколько методов упорядочения документов в "Деле": нумерационный; по вопросам; алфавитный. Для каждого типа документов существует свой порядок расположения.
Ниже на рис. 2.10 приведены примеры порядка расположения некоторых документов внутри "Дела":
Рис. 2.10 Примеры порядка расположения некоторых документов внутри "Дела"
Далее осуществляется хранение документов в "Делах" в течение одного года. Поскольку для выполнения функций управления или деловых процессов может возникнуть необходимость в поиске и выдаче необходимого документа, то в этом случае документ отыскивается по реквизитам "Обложки дела" и выдается пользователю. Вместо выданного документа в дело вкладывается "Акт о выдаче документа", в котором указано наименование документа, его основные реквизиты, Ф.И.О. специалиста, кому выдали документ и его подпись, наименование подразделения или его код и срок, на который был выдан документ.
III. Сдача в архив
После этапа хранения документов в "Делах" в подразделениях предприятия в течение года осуществляется подготовка их для сдачи в архив предприятия. С этой целью проводится сортировка "дел" по срокам их хранения:
• кратковременного хранения;
• долговременного хранения;
• постоянного хранения.
Документы кратковременного хранения уничтожаются, а работа с документами долговременного и постоянного хранения продолжается.
Отобранные "Дела" подвергаются проверке по содержанию и сортировке документов внутри "Дел" по отнесению их к одному временному периоду. После чего проводится составление "Внутренней описи дел" (см. табл. .2.6).
Таблица 2.6
Внутренняя опись документов, находящихся в деле № ___
Далее осуществляется нумерация страниц в каждом "Деле" и скрепление страниц. Затем "Дела" по типу документов, содержащихся в них, группируются на три класса:
- "Дела" с документами от вышестоящих организаций;
- "Дела" с документами по личному составу;
- "Дела" с документами организации.
Составляется "опись дел" за определенный год (см. табл. 2.7).
Таблица 2.7
Опись дел за ___ год
После выполнения этого комплекса операций осуществляется сдача "Дел" в Архив предприятия по "Описи". При этом сдаются на хранение не только "Дела" с документами, но и "Регистрационные карточки" для поиска документов в Архиве предприятия.
На заключительной стадии выполнения этой процедуры проводится составление "Описи дел", направляемых в Государственный Архив, и сдача их вместе с относящимися к ним "Регистрационными карточками".