Внебалансовый счет 02 "Активы на ответственном хра­нении" имеет такие субсчета:

21. "Оборудование, принятое для монтажа";

22. "Материалы, принятые для переработки";

23. "Материальные ценности на ответственном хранении";

24. "Товары, принятые на комиссию";

25. "Материальные ценности доверителя".

На внебалансовом субсчете 021 "Оборудование, при­нятое для монтажа" учитываются подрядной организацией оборудование и прочие товарно-материальные ценности, ко­торые поступили от заказчика и приняты для монтажа. Анали­тический учет оборудования и прочих товарно-материальных ценностей, принятых для монтажа, ведется по заказчикам, ви­дам товарно-материальных ценностей, отдельным объектам и агрегатам и местам их расположения. Учет затрат на монтаж этих ценностей осуществляется на счетах учета затрат произ­водства (за исключением стоимости самих ценностей, приня­тых для монтажа).

На внебалансовом субсчете 022 "Материалы, принятые для переработки" ведется учет движения поступления сы­рья и материалов от заказчика, которые приняты для пере­работки (давальческое сырье) и не оплачиваются получате­лем, и их выбытие (в том числе в прочем материальном виде). Аналитический учет давальческого сырья ведется по заказ­чикам, видам сырья и материалов и за местами их хранения или переработки. Учет затрат по переработке или доработке давальческого сырья осуществляется на счетах учета затрат производства (за исключением стоимости давальческого сы­рья заказчика).

На внебалансовом субсчете 023 "Материальные цен­ности на ответственном хранении" ведется учет принятых товарно-материальных ценностей на ответственное хране­ние по поводу отказа от акцепта расчетных документов по­ставщиков; полученных от поставщиков, но неоплаченных товарно-материальных ценностей (ТМЦ), запрещенных к расходованию до их оплаты; полученных ТМЦ сверх меры того, что указано в расходных документах поставщиков; опла­ченных покупателями товарно-материальных ценностей, которые разрешены, в порядке исключения, оставлять на от­ветственном храпении, оформленных охраняющими распис­ками и не вывезенных по причинам, не зависимым от пред­приятия, и т.п. Аналитический учет товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, ведется по предприятиям-собственникам, по видам, сортам и местам хранения. Ценности, оставленные на ответственное хранение, должны храниться в отдельности от собственных.

На внебалансовом субсчете 024 "Товары, принятые на комиссию" учитываются полученные товары в рамках до­говоров комиссии (консигнации), поручительства и других гражданско-правовых договоров, которые уполномачивают предприятие осуществлять продажу товаров от лица и по до­веренности другого лица без передачи права собственности на такие товары. Аналитический учет товаров, принятых на комиссию (консигнацию), ведется по видам товаров и коми­тентам.

На внебалансовом субсчете 025 "Материальные ценно­сти доверителя" учитываются товарно-материальные цен­ности, которые поступили поверенному от третьих лиц, при выполнении поручения доверителя на основании договора поручения. Аналитический учет ведется по объектам ТМЦ, местонахождениям и собственникам.

Для учета движения материальных ценностей внутри предприятия и их отпуска подразделениям своего пред­приятия, которые расположены за пределами его терри­тории, а также посторонним организациям применяется "Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемеще­ние) материалов" (форма № М-11).

Накладная-требование выписывается в двух экземпля­рах и подписывается главным бухгалтером или лицом, на это у пол 1 юмоченным.

В случае отпуска материалов подразделениям своего предприятия один экземпляр передается получателям (цеху, участку и пр.), второй — складу, который потом передается в бухгалтерию.

В случае перемещения материалов из одного подразделе­ния в другое накладную-требование составляет материально ответственное лицо склада (цеха), которое сдает ценности. Одни экземпляр служит складу (цеху), который сдает, основой для списания ценностей, а второй — складу (цеху), кото­рый принимает для оприходования. Графа 11 "Инвентарный номер" заполняется в том случае, если учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов ведется по инвентарным номерам.

В случае отпуска материальных ценностей подразде­лениям своего предприятия, которые расположены за пре­делами его территории, или посторонним организациям накладную-требование выписывают на основе договоров, нарядов и других соответствующих документов. Первый экземпляр передают складу как основу для отпуска мате­риалов, второй — получателю материалов. При отпуске ма­териалов самовывозом накладную-требование, подписан­ную получателем, кладовщик передает в бухгалтерию для выписки расчетно-платежных документов, если материа­лы отпускались со последующей оплатой. Типовая форма "Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов" представлена в образце 2.7.

Для учета отпуска материалов свыше установленного лимита или при замене и списании материалов со склада ис­пользуется "Акт-требование на замену (дополнительный от­пуск) материалов" (форма № М-10).

Акт-требование выписывается на один вид материалов и его многоразовый отпуск в рамках лимита в двух экземпля­рах: один экземпляр для получателя (цеха, участка и т.п.), второй — для склада.

Кладовщик отмечает в обоих экземплярах акта-требования дату и количество отпущенного материала, после чего опреде­ляет остаток.

В акте-требовании получателя (цеха, участка и т.п.) рас­писывается заведующий складом (кладовщик), в акте-требо­вании склада — представитель получателя (цеха, участка).

Сдача актов-требований в бухгалтерию или на обработку средствами вычислительной техники осуществляется после выдачи всего количества требуетмого материала.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних ви­дов материала другими допускается только с разрешения ди­ректора предприятия (организации), главного инженера или лиц, на это уполномоченных, и после согласования с соответ­ствующими отделами предприятия.

Для оформления отпуска материалов, которые система­тически расходуются при изготовлении продукции, а так­же для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и кроме того есть подтверждающим документом для спи­сания материальных ценностей со склада, используется "Лимитно-заборная карточка" (формы № М-8 и М-9, М-28 и М-28а).

Лимитно-заборные карточки выписываются отделом снабжения или плановым отделом на одно или несколько наименований материалов (номенклатурных номеров) в двух экземплярах. Один экземпляр к началу месяца передается в цех (участок) — потребителю материалов, второй — на склад или кладовую цеха (участка). Отпуск материалов в производ­ство осуществляется складом при предъявлении представи­телем цеха своего экземпляра лимитно-заборной карточки. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенного материала, после чего определяет остаток ли­мита по каждому номенклатурному номеру материалов. В лимитно-заборной карточке цеха (участка) расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карточке склада — пред­ставитель цеха (участка).

Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск ма­териалов непосредственно в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция осуществляется на основе ли­митных карточек, которые выписываются в одном экземпля­ре и имеют характер бухгалтерских документов. Лимит от­пуска можно указать и в самой карточке. Представитель цеха при получении материалов расписывается непосредственно в карточках складского учета, а в лимитно-заборной карточке расписывается кладовщик.

По лимитно-заборной карточке ведется также учет мате­риалов, которые не были использованы в производстве (воз­врате). При этом другие дополнительные документы не со­ставляются.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних ви­дов материалов другими допускается только с разрешения руководителя предприятия (организации), главного инженера или уполномоченных лиц. При этом выписывается акт-требование (форма № М-10).

Изменение лимита осуществляется теми же лицами, кото­рым предоставлено право его установления.

Отпуск материальных ценностей осуществляется из тех складов, которые обозначены в лимитно-заборной карточке. Кладовщик отмечает в лимитно-заборной карточке дату и количество отпущенного материала, после чего определяет остаток лимита по каждому номенклатурному номеру ма­териалов. Передача со склада лимитно-заборных карточек в бухгалтерию осуществляется после использования лимита.

Бланк лимитно-заборной карточки с частичным заполне­нием реквизитов может быть составлен с помощью средств вычислительной техники.

Лимитно-заборная карточка предназначена:

Форма № М-8 — для многоразового отпуска одного но­менклатурного номера материалов на один месяц.

Форма № М-9 — для чотирехразового отпуска лимити­рованных материалов, которые относятся на один вид затрат (заказ на один месяц и на разнообразные виды затрат (зака­зов). В последнем случае заполняется графа "Корреспонди­рующий счет". Типовая форма документа "Лимитно-заборная карточка" (форма № М-9) и пример ее заполнения представ­лены п образце 2.8.

Форма № М-28 используется для отпуска материалов на строительные объекты на протяжении всего периода строи­тельства и находится у исполнителя работ. Одновременно составляется ежемесячная лимитно-заборная карточка по форме № М-28а, которая находится на складе. При от­пуске материалов со склада кладовщик расписывается в лимитно-заборной карточке формы № М-28, а получатель — в лимитно-заборной карточке формы № М-28а.

Оформленные лимитно-заборные карточки вместе с пер­вичными документами прилагаются к материальному отчету и сдаются кладовщиком и исполнителем работ в бухгалтерию. В бухгалтерии в соответствии с отчетом склада проверяется пра­вильность списания материалов на производство по каждому объектуиучасткувцеломиодновременноопределяютсяданные о расходах материалов в лимитно-заборной карточке формы № М-28 с начала строительства каждого'объекта.

Лимитно-заборные карточки с незаконченных (которые переходят на следующий месяц) объектов возвращаются ис­полнителю работ.

По факту оприходования или выдачи со склада товарно-материальных ценностей кладовщик, используя ин­формацию, указанную в первичных документах, осуществля­ет записи в карточках складского учета.

Документ "Карточка складского учета материалов" (форма № М-12) применяется для учета движения матери­алов на складе по каждому сорту, виду и размеру, заполня­ется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, зав. скла­дом). Записи в карточке выполняют на основании первичных приходно-расходных документов в день, когда происходит операция. Типовая форма документа "Карточка складского учета материалов" представлена в образце 2.9.

С целью ускорения поиска тех или иных запасов на складе в карточках складского учета отмечаются также номера стел­лажа и ячейки (координаты места хранения). Наряду этим для характеристики материалов каждого номенклатурного номера, которые находятся в местах хранения, используют "Материальный ярлык" (форма № М-16). Бланк ярлыка заполняется зав. складом на каждый номенклатурный номер материальных ценностей. Заполненный всеми необходимы­ми данными ярлык прикрепляется к месту хранения матери­альных ценностей и служит для них паспортом.

Типовая форма документа "Материальный ярлык" пред­ставлена в образце 2.10.

Для контроля за отклонением фактического остатка мате­риалов от установленных норм запаса и для контроля остатков материалов, которые находятся без движения, используется "Сигнальная справка об отклонении фактического остатка материалов от установленных норм запаса" (форма № М-18).

Справка составляется в одном экземпляре заведующим складом (кладовщиком), который должен своевременно сооб­щить в отдел снабжения об отклонении фактического остатка материалов от установленной нормы запаса и об остатках ма­териалов, которые находятся без движения.

Справка заполняется на основании данных складского учета материалов. Критерий для включения данных в справку устанавливает отдел материально-технического снабжения предприятия (организации).

После окончания каждого месяца со склада в бухгалтерию предприятия подается "Отчет о движении материальных ценно­стей" (образец 2.11), в котором обобщаются данные всех первич­ных документов, которые стали основанием как для поступления, так и выбытия производственных запасов за указанный период.

В отчете в разрезе всех товарно-материальных ценностей отмечается информация об их наличии на начало периода, по­ступление, выбытие и остаток на конец периода.

Учитывая потребности бухгалтерских работников, отчет может быть детатизирован, в частности в разрезе источников поступления производственных запасов, а также объектов их расходования.

Материально-ответственные лица могут составлять отче­ты или только с использованием натуральных измерителей, или натуральных и денежных одновременно.

Заметим, что "Отчет о движении материальных ценно­стей" составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр с подписью кладовщика и приложенными к нему документами поступления и выбытия материальных ценностей передается в бухгалтерию, а второй с подписью бухгалтера, который от­вечает за учет материалов, возвращается заведующему скла­дом и является подтверждением сдачи им отчета.

Учитывая то, что на предприятии может оказаться в нали­чии большое количество товарно-материальных ценностей, а как следствие и отчет будет очень громоздким, на многих предприятиях в отчет по складу включаются только те запа­сы, по которых было движение. С помощью этого удается зна­чительно уменьшить объемы лишней информации и ускорить работу учетных работников.

Вместе с отчетом о движении материальных ценностей со склада предприятия в бухгалтерию может подаваться "Реестр приема-сдачи документов" (форма № М-13), который при­меняется для регистрации приходно-расходных документов, которые сдаются к бухгалтерию. Реестр составляется в одном экземпляре материально-ответственным лицом и сдается в бухгалтерию предприятия (организации) вместе с первичны­ми документами и необходимыми приложениями.

В строительных организациях при условии, когда мате­риально-ответственным лицом является начальник участка (исполнитель работ) для отчета перед бухгалтерией применя­ется "Материальный отчет" (форма № М-19).

Материальный отчет составляется материально ответ­ственными лицами только в количественном выражении и в одном экземпляре и подается в бухгалтерию по окончании месяца. Расценка поступления и использования материалов проводится бухгалтерией непосередственно в материальном отчете.

В материальные отчеты, как правило, должны включаться все материалы, которые были и есть в наличии на складе (в амбаре), независимо от того было или не было движения этих материалов за отчетный месяц.

Вместе с материальным отчетом в бухгалтерию подаются все первичные документы на приход и расход материалов с указанием количества документов и их номеров отдельно за приходом и расходом.

Исходя из данных отчета о движении материальных ценно­стей или материального отчета, бухгалтер осуществляет записи о поступлении, выбытии и остатках товарно-материальных за­пасов за отдельный месяц в регистр синтетического и аналитиче­ского учета "Оборотная ведомость по товарно-материальным счетам" (образец 2.12), или ведомость 2-М (см. прил. А2).

После сопоставления отчета кладовщика с данными про­изводственных отчетов подразделений предприятия, а также с данными расчетов с поставщиками, информация о посту­плении и расходовании производственных запасов находит свое отображение при журнально-ордерной форме учета в журналах-ордерах № 3 и № 5, а при упрощенной форме уче­та — в Ведомостях 2-М, 3-М (раздел I), 5-М (раздел II) (см. прил. А).

На предприятиях (в организациях), которые учитывают материалы по оперативно-бухгалтерскому методу, ведется "Ведомость учета остатков материалов на складе" (форма № М-14). Ведомость учета остатков заполняют по данным карточек складского учета, проверенных бухгалтерией. До­стоверность перенесения остатков в ведомости подтвержда­ется подписью проверяющего лица.

Расматривая вопрос учета наличия и движения производ­ственных запасов, особое внимание следует уделить малоцен­ным быстроизнашивающимся предметам, учет которых имеет некоторые особенности.

На выполнение мероприятий по реализации Государ­ственной программы перехода Украины на международную систему учета и статистики Министерством статистики Укра­ины от 22.05.1996 г. был выдан приказ № 145 "Об утвержде­нии типовых форм первичных учетных документов по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов", которым предусмотрено внедрение в практику учета с 1.07.1996 г. сле­дующих форм первичных учетных документов:

МБ-1 "Ведомость на пополнение (изъятие) постоянного запаса инструментов (устройств)";

МБ-2 "Карточка учета малоценных и быстроизнашиваю щихся предметов";

МБ-3 "Заказ на ремонт или затачивание инструментов (устройств)";

МБ-4 "Акт выбытия малоценных и быстроизнашиваю­щихся предметов";

МБ-5 "Акт списания инструментов (устройств) и обмених на пригодные";

МБ-6 "Личная карточка № учета спецодежды, спец­обуви и защитных средств";

МБ-7 "Ведомость учета выдачи (возврата) спецодежды, спецобуви и защитных средств";

МБ-8 "Акт списания малоценных и быстроизнашиваю­щихся предметов". Для учета изменения запаса инструментов (устройств) в раздаточных кладовых на тех предприятиях, где учет ведется по принципу установления постоянного оборотного (обменно­го) фонда, применяется "Ведомость на пополнение (изъятие) постоянного запаса инструментов (устройств)" (форма № МБ-1). Ведомость составляется в двух экземплярах начальни­ком цеха вместе с начальником инструментального или плано­вого отдела при необходимости изменения нормы постоянного запаса инструментов (устройств). Один экземпляр ведомости находится в инструментальном отделе, второй — в цехе.

На основании данных ведомости вносятся изменения в карточку складского учета материалов (типовая форма № М-12) инструментально-раздаточной кладовой.

Выдача со склада предприятия его работникам и руково­дителям структурных подраздений малоценных быстроизна­шивающихся предметов может осуществляться на основании документов. "Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов" или "Лимитно-заборная карточ­ка" (см. образцы 2.7 и 2.8).

Для учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных под расписку рабочему или бригадиру (для бригады) из раздаточной кладовой цеха для продолжительного пользо­вания, применяется форма № МБ-2 "Карточка учета малоцен­ных и быстроизнашивающихся предметов" (образец 2.13).

Карточка заполняется в одном экземпляре кладовщиком на каждого рабочего, который получил эти предметы.

Для учета инструментов (устройств), выданных рабочему из кладовой цеха для краткосрочного пользования, применя­ется инструментальная марка, которая при сдаче инструмен­тов кладовщику возвращается рабочему.

На каждую инструментальную марку, в которой указыва­ется номер инструментальной раздаточной кладовой, номер цеха, табельный номер рабочего, кладовщик выдает только один инструмент.

Специализированной формой документа, с помощью ко­торого осуществляется выдача спецодежды, спецобуви и за­щитных средств работникам предприятий в индивидуальное пользование по установленным нормам есть "Ведомость уче­та выдачи (возврата) спецодежды, спецобуви и защитных средств" (форма № МБ-7).

Ведомость заполняется в двух экземплярах кладовщиком цеха (отдела, участка) отдельно на выдачу и на возвращение спецодежды, спецобуви и защитных средств и оформляется соответствующими подписями. Один экземпляр передается в бухгалтерию, другой остается у кладовщика цеха (отдела, участка).

По этой форме ведется учет принятых от рабочих спец­одежды, спецобуви на стирку, дезинфекцию, ремонт и на лет­нее хранение.

Типовая форма документа "Ведомость учета выдачи (воз­врата) спенодежды. спепобуви и защитных средств" представ­лена в образце 2.14.

Для учета спецодежды, спецобуви и защитных средств, которые выдаются рабочим предприятия в индивидуальное пользование, по установленным нормам применяется также "Личная карточка учета спецодежды, спецобуви и защит­ных средств" (форма № МБ-6). Карточка ведется в одном экземпляре и хранится у кладовщика цеха (участка). Типовая форма документа представлена в приложении Б4.

В случае потери взятых предметов спецодежды, спецобуви или защитных средств в личной карточке по форме № МБ-6 в строке утерянного предмета в разделе "Возвращено" делается запись: "Акт выбытия № и дата".

Очередная спецодежда, спецобувь и защитные средства коллективного пользования, выданные рабочим и служащим только на время выполнения тех работ, на которые они пред­усмотрены, должны находиться в кладовых и выдаваться под ответственность мастеров и других рабочих, перечень кото­рых утверждается руководителем предприятия.

Очередная спецодежда, спецобувь и защитные средства за­писываются на отдельные карточки с пометкой "Очередная".

При автоматизированной обработке данных по учету ма­лоценных и быстроизнашивающихся предметов личная кар­точка не ведется.

Для учета инструментов (устройств), переданных на за­тачивание или ремонт, применяется (форма № МБ-3) "За­каз на ремонт или затачивание инструментов (устройств)", которая используется на тех предприятиях, где затачивание и ремонт инструментов (устройств) проводится в централи­зованном порядке. Заказ выписывается в двух экземплярах кладовщиком раздаточной кладовой. Один экземпляр оста­ется у кладовщика с распиской исполнителя, другой пере­дается вместе с инструментом в цех исполнения (заточную мастерскую). После затачивания или ремонта инструмента (устройства) кладовщик делает отметку в своем экземпляре о возвращении инструмента (устройства) и расписывается в экземпляре цеха-исполнителя.

Для оформления поломки и потери инструментов (устройств) и других малоценных и быстроизнашивающихся предметов применяется (форма № МБ-4) "Акт выбытия ма­лоценных и быстроизнашивающихся предметов" (см. при­ложение Б5).

Этот документ составляется в одном экземпляре мастером и начальником цеха (участка) на одного или нескольких ра­бочих.

При поломке, порче и потере малоценных и быстроизна­шивающихся предметов по вине рабочего акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в цехе (на участ­ке), а второй направляется в расчетную часть бухгалтерии для удержания в установленном порядке из рабочего стоимости поломанного, испорченного или утраченного предмета.

При предъявлении рабочим акта выбытия ему вместо не­пригодного или утраченного предмета выдается пригодный и записывается в карточку учета малоценных и быстроизнаши­вающихся предметов (форма № МБ-2). Акты выбытия потом прилагаются к актам списания (формы № МБ-5 и МБ-8).

Для оформления списания инструментов (устройств), ко­торые пришли в негодность, и обмена их на пригодные на тех предприятиях, где учет осуществляется по методу обменного (оборотного) фонда, применяется "Акт списания инструмен­тов (устройств) и обмен их на пригодные" (форма № МБ-5), который составляется в одном экземпляре комиссией цеха на основании разовых актов выбытия малоценных и быстроизна­шивающихся предметов (форма № МБ-4). Непригодный ин­струмент по акту сдается в кладовую для утиля. Акт визиру­ется начальником инструментального или планового отдела и передается в центральный инструментальный склад (ЦИС), который выдает цеху инструменты (устройства) того же наи­менования, марки и размера по акту без выписки требований и лимитных карточек. После выдачи складом инструментов (устройств) акт передается в бухгалтерию, где в соответствии с этим актом проводится списание инструментов (устройств) со склада без отображения их движения по раздаточных кла-дових цехов. Выданный складом инструмент (устройство) в порядке обмена по актам в карточке учета раздаточных кла­довых не отображается.

Для оформления списания морально устаревших, изно­шенных и непригодных для дальнейшего использования ин­струментов (устройств), спецодежды, спецобуви, защитных средств после окончания срока ношения, других малоценных и быстроизнашивающихся предметов и сдачи их в кладовую для утиля применяется форма № МБ-8 "Акт списания мало­ценных и быстроизнашивающихся предметов" (см. образец 2.15). Акт составляется в одном экземпляре комиссией на основании разовых актов выбытия малоценных и быстро­изнашивающихся предметов (форма № МБ-4). После сдачи списанных предметов на склад для утиля акт с распиской кла­довщика сдается в бухгалтерию.

На разные виды малоценных и быстроизнашивающихся предметов акты на списание составляются отдельно.