Запрещается отпускать ценности в случаях:

а) представления доверенности, выданной с нарушением установленного порядка заполнения или с незапол­ ненными реквизитами;

б) представления доверенности, которая имеет исправле­ния и помарки, которые не подтверждены подписями тех же лиц, которые подписали доверенность;

в) отсутствия у доверенного лица указанного в доверен­ности паспорта или другого документа, который удостоверяет доверенное лицо;

г) окончания срока действия доверенности;

д) получения сообщения предприятия — получателя цен­ностей об аннулировании доверенности.

После окончания отпуска ценностей службы, которые осу­ществляли их отпуск, сдают доверенность вместе с документами на отпуск последней партии ценностей работникам, на которых возложены обязанности по ведению бухгалтерского учета.

Ответственность за соблюдение поставщиком установ­ленного порядка отпуска по доверенности ценностей возлага­ется на должностные лица предприятия-поставщика, которые имеют право подписывать первичные документы на отпуск ценностей.

Ответственность за своевременное и полное оприходова­ние полученных по выданным доверенностям ценностей воз­лагается на должностные лица, которым предоставлено право подписывать доверенности, а также на лицо, которому полу­чено выписывание и регистрацию выданных, возвращенных и использованных доверенностей.

Для получения надлежащих предприятию производствен­ных запасов в бухгалтерии поставщика, опираясь на данные из заключенных договоров купли-продажи и информации, указанной в доверенности на получение ценностей, осущест­вляется выписка накладных-требований на отпуск (внутрен­нее перемещение) материалов или товарно-транспортных накладных (при условии транспортирования грузовым ав­томобилем). Как в цервом, так и во втором случае один эк­земпляр накладной-требования или товарно-транспортной накладной, заверенной подписью получателя, остается у кладовщика предприятия-поставщика, второй экземпляр за­веренный подписью кладовщика предприятия-поставщика, передается получателю материальных ценностей.

Типовая форма документа "Товарно-транспортная наклад­ная" и пример его оформления представлены в образце 2.4.

Для учета и контроля за поступлением и оприходованием материальных ценностей на предприятии применяется "Жур­нал учета грузов, которые поступили" (форма № М-1).

Записи в журнале выполняются отделом снабжения по мере поступления материальных ценностей на склад пред­приятия на основе товарно-транспортных документов, при­ходных ордеров, актов приемки материалов. В журнале также делают отметки о вопросах, связанных с поиском грузов, ко­торые не поступили.

В графе "Примечание" записывают данные об оплате сче­тов, отказе от акцепта или суммы частичного акцепта и пр.

Типовая форма "Журнал учета грузов, которые поступи­ли" представлена в образце 2.5.

Оприходование производственных запасов, которые по­ступили от поставщика на склад покупателя, осуществля­ется на основании сопроводительных документов: товарно-транспортная накладная, накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов.

При оприходовании материальных ценностей кладовщик может использовать "Приходный ордер" (форма № М-4). Приходный ордер сосавляется в двух экземплярах материал ьно ответственным лицом в день поступления ценностей па склад.

Графа "Номер паспорта" заполняется при оформлении хозяйственных операций относительно материальных ценно­стей, которые содержат драгоценные материалы и камни. Как правило, указанный документ применяется в случаях, когда доставленные по одному сопроводительному документу цен­ности подлежат оприходованию одновременно на нескольких складах у покупателя.

Исходя из этого, на каждом складе предприятия-покупа­теля кладовщиком составляется "Приходный ордер" только на те ценности, которые были непосредственно им приняты. Типовая форма документа "Приходный ордер" (форма № М-4) и пример его оформления показаны в образце 2.6.

Заметим, что хранение, прием и отпуск материальных цен­ностей возложены на заведующих складами, которые являют­ся непосредственно материально-ответственными лицами. К началу их работы на указанной должности администрацией предприятия должно быть обеспечено заключение с ними "Договора о полной индивидуальной материальной ответ­ственности", форма которого приведена в приложении Б1.

Так, статьей 135-1 Кодекса законов о труде Украины пред­усмотрено, что письменные договора о полной материаль­ной ответственности могут быть заключены предприятием, учреждением, организацией с работниками (которые достиг­ли восемнадцатилетнего возраста), занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей. Перечень таких должностей и работ, а также ти­повой договор о полной индивидуальной материальной от­ветственности утверждаются в порядке, который определен Кабинетом Министров Украины.

В то же время в статье 135-2 Кодекса законов о труде Укра­ины отмечено, что при совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в про­цессе производства переданных им ценностей, когда невоз­можно разграничить материальную ответственность каждого работника и заключить с ним договор о полной материальной ответственности, может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность.

Коллективная (бригадная) материальная ответственность устанавливается собственником или уполномоченным им органом по согласованию с профсоюзным комитетом пред­приятия, учреждения, организации. Письменный договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности за­ключается между предприятием, учреждением, организацией и всеми членами коллектива (бригады).

Перечень работ, при выполнении которых может вводить­ся коллективная (бригадная) материальная ответственность условия его применения, а также типовой договор о коллек­тивной (бригадной) материальной ответственности разраба­тываются с участием профсоюзных объединений и утвержда­ются Министерством труда Украины.

Типовая форма "Договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности" приведена в приложении Б2.

Для оформления приема материальных ценностей, кото­рые имеют количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приеме материалов, которые прибыли без документов, применяется "Акт о приемке материалов" (форма № М-7). После приема ценностей акты с приложением документов (товарно-транспортных накладных) передаются: один в бух­галтерию предприятия для учета перемещения (движения) материальных ценностей, а другой — в отдел снабжения или в юридический отдел для направления письма-претензии по­ставщику.

Необходимые дополнительные данные, которые не выде­лены в форме отдельными строками, записываются в разделе "Прочие данные".

Акт в 2-х екземплярах составляется приемной комиссией с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

Акт утверждается руководителем придприятия (органи­зации) или уполномоченным лицом. Типивая форма доку­мента "Акт о приеме материалов" (форма № М-7) и образец его оформления представлены в приложении БЗ.

Следует отметить, что поступление товарно-материальных ценностей на предприятие может находить свое отображение как на балансовых, так и на внебалансовых счетах одновре­менно.

Так, счет 02 "Активы на ответственном хранении" пред­назначен для учета ценностей, которые временно находятся на предприятии и не являются его собственностью, приня­тые на комиссию, в переработку, к монтажу, в доверительное управление. Учет этих ценностей ведется по ценам, предусмо­тренным в договорах, приемно-передающих актах и т.п. Все товарно-материальные ценности, которые учитываются на этом счете, инвентаризуются в порядке и сроки, предусмо­тренные для собственных ценностей.