Створення звітів

Є такі засоби створення звітів:

1.  Мастер автоотчетов будує простий звіт (у вигляді стовпця чи рядка за даними обраної таблиці чи запиту;

2.  Конструктор дозволяє опрацювати створений звіт або почати його побудову з нуля;

3.  Мастер отчетов дозволяє створити прості, підсумкові, одно- і багато табличні звіти і т.д.

Оптимальним є комбінований спосіб створення звітів: звіт створюють за допомогою майстра звіту, а пізніше дооформлюють його вручну за допомогою конструктора.

Створення звіту за допомогою майстра звітів Порядок створення звіту за допомогою Майстра звітів:

1. У вікні База данных на вкладинці Отчеты клацнути кнопку Создать, а потім двічі – рядок Мастер отчетов або на вкладинці Отчеты обрати Создание отчета с помощью мастера.

2. Клацнути стрілку списку Таблицы/Запросы і вибрати потрібну таблицю чи запит. Задайте поля, які потрібно включити у звіт (кнопка  ). Їх можна вибрати з різних таблиць чи запитів. Обрати всі поля з таблиці допомагає кнопка . Для продовження клацніть кнопку Далее.

3. Вибрати основну таблицю для звіту. Далее.

4. Визначити рівні угрупування записів. Можна задати від одного до десяти полів, що утворять рівні угрупування. Далее.

5. Вибрати зі списків поля, за якими необхідно сортувати записи у кожній групі та визначити для них порядок сортування. Сортування можна виконувати не більш ніж по чотирьох полях одночасно. Якщо потрібно підрахувати і вивести в звіті підсумки, клацнути кнопку Итоги і вибрати: суму, середнє, максимальне чи мінімальне значення. Підсумки створюються тільки за числовими полями. Далее.

6. Визначити зовнішній вигляд звіту: розташування інформації на сторінці й тип сторінки. Далее.

7. Задати тип форматування і зовнішні атрибути звіту. Далее.

8. Ввести ім’я створюваного звіту і визначити подальший режим: перегляд чи конструктор (для зміни структури звіту). Готово.

Мастер отчетов допомагає визначити інформацію, що відображається у звіті, і задати стиль форматування, що визначає зовнішній вигляд звіту. На відміну від Мастера автоотчета, Мастер отчетов дозволяє обрати конкретні поля, що входять у звіт (у тому числі з різних таблиць чи запитів). Крім того, Мастер запам’ятовує установлені раніше стиль форматування й атрибути оформлення, що дозволяє швидше проходити діалогові вікна з вже обраними параметрами.

Розробка звіту в режимі Конструктор

Для створення нового звіту за допомогою конструктора необхідно на вкладинці Отчеты натиснути кнопку Создать, вказати режим створення – Конструктор та зі списку вибрати Источник данных – таблицю або запит.

Для доопрацювання вже існуючого звіту на вкладинці Отчет його необхідно виділити та натиснути кнопку Конструктор.

Звіт складається з декількох розділів (не всі вони є обов’язковими), які створює конструктор, а саме (рис. 4):

Заголовок звіту – виводиться у верхній частині першої сторінки звіту.

Верхній колонтитул – виводиться у верхній частині кожної сторінки звіту.

Заголовок групи – виводиться на початку кожної групи записів.

Область даних – використовується для відображення інформації з полів запису.

Примітка групи – виводиться у кінці кожної групи записів.

Нижній колонтитул – виводиться в нижній частині кожної сторінки звіту.

Примітка звіту – виводиться у нижній частині останньої сторінки звіту.

Додають або вилучають розділи звіту командою Вид – Колонтитулы або Вид – Заголовок\Примечание отчета.

Визначити спосіб сортування полів, згрупувати записи за певним полем та додати розділи Заголовок группы та Примечание группы (рис. 5) можна у вікні Конструктора звітів за допомогою кнопки Сортировка и группировка на панелі інструментів.

Основними елементами звіту є дані з полів таблиць, пояснювальний текст, розрахунки над даними з полів одного запису та підсумкові розрахунки над полями групи записів.

Конструювання звіту виконують за допомогою кнопок панелі елементів керування та перелік полів звіту. Вивести панель елементів керування можна командою меню Вид/Панель элементов або кнопкою . Перелік полів звіту відображають командою Вид/Список полей або кнопкою .

Щоб вставити у звіт текст, треба на панелі елементів вибрати Надпись, клацнути у звіті у місті вставлення та ввести текст. Завершити дію натисненням клавіші Enter.

Щоб додати дані з поля, поле треба виділити у списку полів та перетягнути в потрібне місце у звіті. Поле додається разом із своїм підписом.