Робота з даними таблиці у режимі форми
Завершивши редагування форми, можна перейти до роботи з таблицею через форму. Для переходу в режим форми: Вид/Режим формы.
Для завантаження, перегляду і корегування даних у таблиці через раніше збережену форму у вікні база даних треба перейти до вкладки Форми і, виділивши назву форми, натиснути кнопку Открыть.
Перехід по записах таблиці та створення нових записів виконується через кнопки внизу форми. Для завершення створення (редагування) запису таблиці досить перейти до іншого запису у полі номера запису (рис. 3).
Майстер створення форми
Типовий макет форми може бути отриманий за допомогою майстра Access. Для одержання однотабличної форми, що відповідає вимогам користувача, зазвичай спочатку використовують Мастер форм чи команду Автоформа. Отриману такий чином форму далі можна доробити засобами конструктора форм.
Для створення форми за допомогою майстра, у вікні База даних треба вибрати вкладинку Форми, у робочому полі цього об’єкта натиснути кнопку Создать та у вікні Новая форма вибрати режим Мастер форм. Крім цього режиму, найпростіша форма на основі тільки однієї таблиці може бути створена вибором одного з режимів: Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная, Автоформа: табличная. Форма в столбец є однозаписевою, табличная і ленточная форми є багатозаписевими і розміщують усі поля одного запису в одному рядку.
Мастер форм може створювати форму для однієї чи для декількох взаємозалежних таблиць. Майстер дозволяє користувачу задати, які поля включати у форму, і вибрати стиль її оформлення. Команди Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная і Автоформа: табличная створюють для заданої таблиці форми, що відрізняються від форм, створюваних майстром, тим, що включають усі поля таблиці і не дають можливості вибору стилю оформлення. Ці команди, не вступаючи у діалог з користувачем і не відображаючи форми в режимі конструктора, виводять її на екран у режимі форми, тобто заповнену значеннями з таблиці. Зазначимо, що таблиця, для якої будується автоформа, вибирається попередньо у вікні Нова форма.
Форма, створена майстром, як і форма, створена будь-якою командою АвтоФорма, може бути відредагована відповідно до вимог користувача. Редагування виконується в режимі конструктора форм.
Призначення та види звітів
Звіт є кінцевим результатом виконання процедур із базою даних і дає змогу отримати дані в будь-якому форматі з різною деталізацією. До нього можна включити елементи оформлення, схеми, діаграми, верхні та нижні колонтитули, що містять службову інформацію, графічні елементи, в тому числі фотографії чи ілюстрації та інше. Звіт – форма об’єднання інформації однієї чи декількох таблиць, що дозволяє отримати статистичний звіт по матеріалам певної бази.
Усі звіти, що створюються в MS Access, поділяються на три категорії:
рядкові, в яких дані відображаються рядками в кожному окремому рядку;
стовпцеві, в яких усі поля розміщені одним стовпцем і вирівнюються по лівому краю;
поштові наклейки, призначені для друкування поштових наклейок у різноманітних форматах.