Вопрос 3.

Когда возникает необходимость в составлении протокола? Состав реквизитов. Технология создания. Требования к вводной и основной частям текста. Допускается ли заканчивать текст приказа по основной деятельности формулировкой «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой»?

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и других формах работы коллегиальных органов.

Необходимость протокола возникает при принятии в ходе обсуждения решения или поручения, требующие исполнения.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

После заголовка, который должен быть согласован с названием вида документа (ПРОТОКОЛ), указывают фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. Затем в алфавитном порядке отмечают фамилии, инициалы присутствующих. Если последних более 15, то указывается их количество.

Если в заседании принимали участие приглашенные, то их фамилии и инициалы с указанием должностей и наименований организаций приводятся отдельно в строке «Приглашенные».

Вводная часть заканчивается повесткой дня, в которой перечисляют вопросы, подлежащие рассмотрению, и инициалы и фамилии докладчиков.

Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) – отдельно по каждому вопросу. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ и РЕШИЛИ, которыми начинается каждая часть раздела, пишутся прописными буквами, после них ставится двоеточие, и на следующей строке с абзаца указываются фамилии и инициалы докладчика. Затем через тире с прописной буквы приводится краткая запись текста доклада, изложенная от первого лица.

Текст констатирующей части должен быть лаконичным, излагаться с употреблением неопределенной формы глагола (поручить, организовать, возложить и т.д.) и строиться по схеме «действие-исполнитель-срок».

Для некоторых разновидностей протокола вводятся такие реквизиты, как грифы утверждения и согласования. Отредактированный протокол подписывают председатель и секретарь. Решение, принятое на заседании, доводят до сотрудников организации в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него. Протокол помещают в дело после того, как секретарь ознакомит выступивших (под расписку) с содержанием их выступления.

Распорядительная часть приказа заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, ответственного за контроль исполнения документа или конкретных пунктов документа. Для этого используется устойчивое выражение «Контроль за исполнением приказа возложить на … ». Структурное подразделение или лицо, на которые возлагается контроль, указывается в винительном падеже. Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, то это значит, что контроль за исполнением приказа будет осуществляться руководителем, издавшим приказ. Формулировки типа «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой »не допускаются.

Вопрос 4

Составить заявление на имя директора студенческого городка с просьбой предоставить общежитие.

Белорусский государственный

Экономический университет

Директору студенческого городка

А. А. Петрову

ЗАЯВЛЕНИЕ

23.01.2010 № 1

г. Минск

О предоставлении общежития

Прошу предоставить мне общежитие, так как я иногородняя и нуждаюсь в жилие.

Студентка УЭФ,

1 курса

Группы РЭГ-2 Подпись А. А. Маковецкая