24. Створення форм для введення даних у електронні документи

Access дозволяє організувати зручний і інтуїтивно зрозумілий інтерфейс користувача для роботи з даними за допомогою форм. Формами називаються діалогові вікна, що настроюються, зберігаються в базі даних у вигляді об'єктів спеціального типу. Форми Access є об'єктами бази даних, так само, як таблиці і запити. Форми використовуються в додатку для введення і відображення даних. Формами можна управляти програмно з допомогою процедур на VBA.

Форми надають зручніший спосіб перегляду і правки даних в таблицях, ніж режим Таблиці. Форми містять так звані елементи управління, за допомогою яких здійснюється доступ до даним в таблицях. Елементами управління є текстові поля для введення і правки даних, кнопки, прапорці, перемикачі, списки, написи, а також рамки об'єктів для відображення графіки і об'єктів OLE. Створення форм, що містять необхідні елементи управління, істотно спрощує процес введення даних і дозволяє запобігти помилкам.

Форми Access надають функціональні можливості для виконання багатьох завдань, які не можна виконати іншими засобами. Форми дозволяють виконувати перевірку коректності даних при введенні, проводити обчислення, і забезпечують доступ до даним в зв'язаних таблицях за допомогою підлеглих форм.

25. Організація електронного офісу засобами ms Outlook

Microsoft Outlook — застосунок-органайзер (Personal Information Manager) з функціями поштового клієнта і групової роботи від компанії Майкрософт, що входить в пакет офісних програм Microsoft Office.

Outlook це поштовий клієнт для роботи з електронною поштою, він також є повноцінним органайзером, що надає функції календаря, планувальника завдань, записника і менеджера контактів. Крім того, Outlook дозволяє відстежувати роботу з документами пакету Microsoft Office для автоматичного складання щоденника роботи.

Outlook може використовуватися як окремий застосунок, так і виступати в ролі клієнта для поштового сервера Microsoft Exchange Server, що надає додаткові функції для спільної роботи користувачів однієї організації: загальні поштові скриньки, теки завдань, календарі, конференції, планування і резервування часу загальних зустрічей, узгодження документів. Microsoft Outlook і Microsoft Exchange Server є платформою для організації документообігу, оскільки вони забезпечені системою розробки призначених для користувача плагінів і скриптів, за допомогою яких можливе програмування додаткових функцій документообігу (і не тільки документообігу), не передбачених в стандартному постачанні. За допомогою розділу Посилання можна знайти інформацію про деякі плагіни для Microsoft Outlook.

Майкрософт також випустила декілька версій Outlooks під Apple Macintosh. Після виходу Outlook 98, на платформі Macintosh його замінив Microsoft Entourage.

Не потрібно плутати Outlook з продуктом Outlook Express. Outlook Express — це безплатний клієнт електронної пошти, вбудований в деякі версії Windows.

26. Обмін документами в комп’ютерних мережах з використанням електронної пошти

Системою, що забезпечує маршрутизацію документів є система електронної пошти, яка здійснює паралельне поширення документів. Маршрутизація відрізняється від розповсюдження або розсилки тим,що маршрутизациї документ повертається в початок маршруту, наприклад, до ініціатора, а розсилається документ йде до виконавця без контролю факту повернення. За допомогою додаткових додатків система електронної пошти може забезпечувати послідовну маршрутизацію документів.

Для кожного користувача створюється поштову скриньку. Передачу повідомлень між поштовими скриньками всередині локальної мережі здійснює програмний модуль-марштурізатор. Але користувачі повинні мати можливість не тільки працювати з електронною поштою в межах інтрамережі, але й обмінюватися повідомленнями через Internet.

Отже, електронна пошта виконує такі функції:

• обмін повідомленнями між користувачами;

• обмін документами між користувачами; < p> • обмін даними між додатками;

• оповіщення користувачів про настання певних подій.

Але впровадження потужних систем управління електронними документами не завжди призводить до отримання очікуваного ефекту. Причина криється в тому, що величезна кількість оперативної та довідкової інформації, як і раніше залишається на паперових носіях. Ручна обробка таких паперових сховищ стає вузьким ланкою функціонування багатьох великих корпорацій.

Рішенням може стати використання технології побудови корпоративного електронного архіву.