4.3. Проблеми і їх рішення.

Проблема з грецької означає перешкоду, трудність, задачу. В методології науки немає єдиної думки відносно визначення поняття "проблема". У літературі відображено більше двадцяти визначень, в яких відмічається ряд загальних властивостей проблем:

- якщо це проблема, то її обов'язково потрібно вирішувати;

- неповторність ситуації вибору (ситуації абсолютно точно не повторюються);

- наявність труднощів при розгляді альтернатив розв'язання проблеми;

- невизначеність наслідків прийняття рішення;

- необхідність обліку безлічі чинників;

- присутність людського чинника (ЛПР або групи осіб, які розробляють рішення), а отже, суб'єктивних аргументацій приводу вибору рішень.

Внутрішню структуру проблеми складають такі елементи, як предмет, об'єкт, суб'єкт, зв'язки, мета рішення.

Предмет проблеми характеризує головне протиріччя, що виникло, яке виражається в питанні: "У чому суть проблеми?"

Об'єкт проблеми відповідає на питання "Де виникла проблема?" (У бригаді, на дільниці, в цеху, обладнанні, колективі і т.д.).

Суб'єкт проблеми той, хто пов'язаний з проблемою (соціальний, інтелектуальний її елемент).

Зв'язки проблеми характеризують як структурні міжелементні зв'язки (обмеження), так і відносини з іншими проблемами. Вони відбиваються в питанні: "З чим пов'язана проблема?"

Мета розв'язання проблеми виражається в питанні: "Для чого необхідно вирішувати проблему?"

В описі проблеми повинні бути відображені вказані елементи. Наприклад, завелика кількість товарів в магазині: предмет - зайве накопичення товарів; об'єкт - магазин; суб'єкт - директор; зв'язки - псування товарів, зростання витрат по зберіганню (внутрішні), збільшення витрат звертання організації (зовнішні); мета розв'язання проблеми - привести товарні запаси до оптимальних меж.

Кожний елемент проблеми може мати підпроблеми тобто проблеми більш низького порядку.

Розв'язання проблем, як і управління, - це процес, що включає послідовність взаємопов'язаних кроків. Для глибокого вивчення і з'ясування особливостей проблеми корисно дотримуватися певних способів її продумання і послідовності міркувань.

4.4. Завдання виявлення проблем.

Будь-яка, навіть зроблена, система керування завжди має резерви свого поліпшення. Керування зараз відбувається в умовах зрослої динамічності суспільного виробництва, збільшення числа альтернативних способів господарської діяльності, підвищення ролі економічних методів і людського фактора.

Виявлення проблем у сьогоденні забезпечує прогнозування проблем у майбутньому, що дозволяє усунути несподіванки появи нових проблем і збільшити час для підготовки відповідних рішень. Виявлення проблем — це постійно діюча функція в будь-якій організаційній системі. Без цієї функції здійснити принцип постійного удосконалювання системи неможливо. Для реалізації функції виявлення проблем необхідно організувати систематичний збір інформації про стан зовнішнього середовища, самої системи в сьогоденні і майбутньому і проводити аналіз досягнення цілей.

Цілком визначити проблему найчастіше важко, оскільки всі частини організації взаємозалежні. У великих організаціях можуть бути сотні таких взаємозв'язків, що створює визначені труднощі у виявленні проблем керування. У результаті діагноз проблем сам по собі стає процедурою в кілька кроків із прийняттям проміжних рішень [20].

Перший крок у діагностуванні складних проблем — усвідомлення і встановлення симптомів чи утруднень наявних можливостей. Деякі загальні симптоми хвороби організації — це низькі прибутки, збут, продуктивність і якість, надмірні витрати, численні конфлікти і велика плинність кадрів. Звичайно кілька симптомів доповнюють один одного. Наприклад, великим витратам завжди відповідає низький прибуток.

Виявлення симптомів дозволяє виявити проблему в загальному вигляді. У той же час доцільно уникати негайної дії для усунення симптомів, до чого схильні деякі керівники, що бачать усі лиха в поганій роботі робітників, не зауважуючи при цьому впливу витрат на матеріали і накладні витрати, частка яких у витратах постійно росте. У результаті фірми без нестатку вкладають кошти в плани підвищення продуктивності праці і звільняють працівників.

Для виявлення причин виникнення проблем необхідно зібрати і проаналізувати внутрішню і зовнішню інформацію, прагнучи до її релевантності.* Отримана інформація є основою для подальших процедур, тому необхідно домагатися її максимальної точності і відповідності проблемі.

Існує кілька підходів до виявлення проблем удосконалювання керування.

1. Аналіз результатів господарської діяльності підприємства.

Вихідними даними тут є зведення про стан функціонування підприємства і відповідності цього стану цілям, що визначають напрямок і результати розвитку організації. Для цього аналізують нормативні, директивні, звітні і статистичні дані.

Істотним недоліком при цьому підході є необхідність виділення проблем удосконалювання керування з загальної сукупності проблем.

Визначення "частки провини" управлінських факторів серед інших—дуже складне завдання. І якщо можна його вирішити в першому наближенні, то тільки в результаті спеціальних досліджень, за допомогою різних математичних методів (факторний аналіз, кореляційний, регресивний аналізи і т.д.), що встановлює залежності між кінцевими результатами і факторами, що їх зумовлюють. Застосування даного методу проблематично.

2. Виявлення проблем шляхом експертного опитування керівників і фахівців. Метод широко застосовується на практиці. Експертне опитування виробляється як усередині, так і поза підприємством. При цьому, наприклад, пропонується відповісти на таке питання: "Сформулюйте проблеми, що заважають більш ефективному функціонуванню системи керування". Питання до фахівців можуть бути поставлені й іншим способом. Головне в постановці питання відбити напрямок майбутньої роботи використаних фахівців.

В даний час практично будь-яка методика виявлення проблем керування базується на експертному опитуванні керівників і фахівців.

3. Спостереження за виконанням управлінських функцій чи особиста участь у керуванні фахівців-консультантів, що можуть бути запрошені ззовні (консалтингові центри, вузи, НДІ і т.п.) для вирішення поставлених завдань.

Ці люди можуть якийсь час працювати в підрозділах апарата керування, брати участь у нарадах, спостерігати за практикою підготовки і прийняття рішень, складати фотографію робочого дня і т.п., на підставі чого вони можуть дати найбільш повну інформацію про недоліки в керуванні на конкретному підприємстві і розробити заходи щодо їх подолання.

Це досить складний, трудомісткий, часто дорогий і тривалий процес, а відсутність фахівців високої кваліфікації в області системного аналізу, відсутність достовірної інформації і тверді вимоги до термінів проведення обстеження, часом, є вирішальними факторами для відмовлення від застосування цього методу.

Можливий також такий підхід для виявлення проблем, як метод генерації (вироблення) ідей ("мозковий штурм", наприклад), із сутністю якого ми ознайомимося трохи пізніше.

Для виявлення проблем керування найчастіше застосовують другий підхід як найбільш оптимальний.

Вихідний список (каталог) виявлених проблем, отриманий тим чи іншим способом, підлягає обробці, в результаті якої проблеми, однакові за змістом, заміняються однією і, таким чином, список "стискується" і перетворюється в невпорядкований список проблем.

Такий список може містити і, як правило, містить від декількох штук до сотні різних проблем, що вимагають свого дозволу.

Проблеми ранжируються по обраному пріоритету з визначенням їхніх логічних взаємозв'язків. Зв'язок проблем розглядають у співвідношенні "причина — наслідок" (незалежні проблеми, що передують проблеми і т.д.), що розташовують за ієрархічною схемою (графу).

Граф будують таким чином, щоб на верхньому (нульовому) рівні знаходилися базові, кардинальні проблеми, а на нижньому — проблеми-наслідки. Кардинальні проблеми не мають причин, а проблеми нижнього рівня — наслідків.