2.7. Учет состава персонала, рабочего времени и заработной платы

Для управленческих решений по оплате труда на предприятиях создаются организации системы количественного и качественного учета состава работников по профессиям, специальностям, разряду, возрасту и другим показателям, учета количества отработанного времени каждым работником организации, данных о приеме работников, об их перемещении внутри организации, увольнении, отработанном времени каждым работником, о количестве предоставляемых отпусков, осуществлении денежных выплат и т.д. Для этого на предприятии необходимо вести оперативный учет численности работников. Учет всего личного состава работников организации осуществляется в отделе кадров.

Для контроля за движением работников организации на практике используются различные первичные документы.

1. Приказ (распоряжение) о приеме на работу по форме № Т-1. Он заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров или лицом, которое ответственно за прием работников. На основании этого приказа бухгалтерия открывает лицевой счет.

2. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу по форме № Т-5. Эта форма применяется для оформления перевода работников из одного подразделения в другое. Он заполняется в двух экземплярах: первый остается в бухгалтерии, а второй – в отделе кадров.

3. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска по форме № Т-6. Заполняется в одном экземпляре, подписывается руководителем предприятия. На основании этого документа бухгалтерия организации делает расчет оплаты, причитающейся за отпуск. Если по какой-то причине отпуск предоставляется без оплаты, то в распоряжении рядом с указанием числа дней отпуска указывается "без оплаты".

При уходе работника в отпуск в организации печатается приказ на бланке произвольной формы. К приказу обязательно должно быть приложено заявление работника организации о предоставлении ему отпуска, которое хранится в отделе кадров.

4. Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора по форме № Т-8. Он заполняется в двух экземплярах при увольнении работника. Документ составляется работником отдела кадров, подписывается руководителем подразделения и руководителем организации. На основании этого документа бухгалтерия делает окончательный расчет увольняемого работника.

5. На каждого принятого работника в организации заполняется личная карточка по форме № Т-2, а на руководителей и специалистов дополнительно заполняется личный листок по учету кадров. На научных работников, кроме выше перечисленных документов, открывают учетную карточку научного работника по форме № Т-4.

Впервые поступившему на предприятие работнику выдается трудовая книжка, которая хранится до его увольнения в отделе кадров (ОК). Каждому принимаемому работнику организации присваивается табельный номер, который указывается в табеле учетного времени и во всех документах по заработной плате.

Оперативный учет рабочего времени ведется в табеле учета использования рабочего времени по форме № Т-12 либо Т-13.

Табельный учет в организациях должны осуществлять табельщики, а также мастера, прорабы, бригадиры или другие лица, которым поручено ведение табельного учета. По каждому работнику в табеле ежедневно отмечается количество фактически отработанных часов, в том числе ночных, сверхурочных, дней простоев, неявок. Табель может заполняться методом сплошной регистрации или же путем фиксации в нем лишь отклонений (неявок, сверхурочных и т.д.).

Если работник полностью отработал рабочие дни в организации, то напротив его фамилии каждый день ставится количество отработанных часов – 6,7,8 и т.д., если он болел – "Б", если в командировке – "К", в случае прогула – "П", отпуска – «О». После таких отметок табель сдается в бухгалтерию для расчетов с работником предприятия. По окончании месяца табель закрывается, т.е. в нем по каждому работнику подсчитывается и записывается отработанное время, неотработанное оплачиваемое время и неотработанное неоплачиваемое время.

Документ подписывается начальником участка, мастером или прорабом, табельщиком, обязательно проверяется в ОК, и лишь после этого он сдается в бухгалтерию для начисления заработной платы работникам с повременной оплатой труда или предварительно – в отдел труда и заработная платы по рабочим-сдельщикам.

Существуют различные источники выплаты заработной платы, при этом не имеет значения, в какой форме производится ее выплата. В организациях хозрасчетного сектора экономики основными источниками выплаты заработной платы являются себестоимость продукции (работ, услуг) и прибыль.

В себестоимость продукции (работ, услуг) включаются затраты, непосредственно связанные с производством продукции (работ, услуг), обусловленные технологией и организацией производства, включая материальные затраты и расходы на оплату труда работников, занятых производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг, расходы по контролю производственных процессов и качества выпускаемой продукции, сопровождению и гарантийному надзору продукции и устранению недостатков, выявленных в процессе эксплуатации.

Расходы на оплату труда включают в себя:

– выплаты по заработной плате, исчисленные исходя из сдельных расценок, тарифных ставок и должностных окладов, устанавливаемых в зависимости от результатов труда, его количества и качества;

– выплаты по системам премирования рабочих, руководителей, специалистов и других служащих за производственные результаты, иные условия оплаты труда в соответствии с применяемыми на предприятии формами и системами оплаты труда;

– выплаты стимулирующего характера в соответствии с действующим законодательством;

– другие выплаты, в том числе компенсирующего характера.

В настоящее время на рынке программного обеспечения представлено много программ автоматизации учета труда и заработной платы, которые условно можно разделить на программы, обеспечивающие несложный расчет заработной платы, и программы, обеспечивающие максимальные потребности пользователя в части учета труда заработной платы.

Программы с несложным расчетом заработной являются составной частью недорогих программ автоматизации бухгалтерского учета на небольших предприятиях. Они способны обеспечить решение следующих задач:

• ведение упрощенных форм лицевых счетов сотрудников;

• отражение в течение месяца сумм авансов, пособий, отпускных;

• расчет заработной платы штатных и внештатных работников с учетом повременной формы оплаты, простейших начислений и удержаний;

• расчет отчислений в различные фонды;

• формирование и печать расчетно-платежных и платежных ведомостей, расчетных листков, а также других ведомостей, отражающих аналитический и синтетический расчеты с персоналом по оплате труда;

• формирование проводок по начислению заработной платы, удержаниям из нее, а также по налогам и отчислениям.

Расчеты по заработной плате в таких программах отражаются, в основном, в виде журналов, совмещающих аналитические записи по заработной плате, и бухгалтерские проводки, сформированные на их основании. Расчет заработной платы в большинстве случаев осуществляется одним бухгалтером. Программы могут работать как в локальном, так и в сетевом вариантах. Особенностью данных систем является гибкость, позволяющая пользователю настроить программу на требования любого предприятия, любого законодательства и адаптировать ее к требованиям конкретных бухгалтеров-расчетчиков.

Среди программ данного класса можно назвать:

"1С:Бухгалтерия" (разработчик – фирма "1C", Москва). Существует конфигурация 1С-МиСофт: Строительство, которая представляет собой решение для автоматизации бухгалтерских и производственных операций на предприятиях строительства.

"Инфо-бухгалтер" (разработчик – ТОО "Информатик", Москва).

"Турбо-бухгалтер" (разработчик – АОЗТ "ДИЦ", Москва). Все программы адаптированы в соответствии с белорусским законодательством.

Ко второму классу относят программы, максимально реализующие потребности пользователей в части учета труда и заработной платы. Некоторые из них могут применяться на предприятиях любых форм собственности с числом сотрудников от нескольких человек до нескольких десятков тысяч. Данные программы позволяют решать следующие задачи:

• организацию многомерного и многоуровневого аналитического учета расчетов по оплате труда;

• поддержание любых графиков работы сотрудников предприятия;

• ведение лицевых счетов работников с отражением любых кадровых перемещений;

• начисление заработной платы сотрудникам с любой формой оплаты труда, произвольными видами начислений и удержаний по различным алгоритмам расчетов;

• расчет индивидуальных и бригадных нарядов;

• расчет и оформление в течение месяца авансов, отпусков, больничных листков, пособий на детей, договоров подряда, материальной помощи и других выплат;

• формирование и печать различных выходных документов с различным упорядочением информации;

• формирование и печать справок и отчетов о заработной плате для налоговых органов, фонда социальной защиты и других ведомств;

• расчет отчислений в различные фонды;

• формирование платежных документов на перечисление различных удержаний, налогов и отчислений;

• формирование проводок по начислениям заработной платы, удержаниям из нее, а также по налогам и отчислениям.

Наиболее известны следующие программы, относящиеся к данному классу:

"1С: Зарплата и кадры" (разработчик фирма "1с", Москва). Она может применяться отдельно или вместе с программой "1С:Бухгалтерия" или "1С:Предприятие". Версия 7.7 является наиболее совершенной. Например, новые средства работы с журналами расчетов обеспечивают автоматическое выполнение перерасчетов (при вводе документов прошлого года), автоматическую отмену сторнирования в случае, если необходимость в сторнировании отпала при перепроверке документа и прочее. Большое количество "конструкторов" значительно упрощает создание новых форм документов, справочников и других объектов. Система поддерживает различные национальные языки и шрифты. Она позволяет не только автоматизировать учет заработной платы, но и организовать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому составу. Настройка программы производится разработчиками или системными программистами.

Модуль "Зарплата" программного комплекса "Галактика" (разработчик – корпорация «Галактика», Минск, Москва). Программа предназначена для автоматизации учета труда и заработной платы в составе комплексной информационной системы управления финансами и экономикой крупного предприятия "Галактика". Расчет заработной платы на малых и средних предприятиях может осуществляться при помощи модуля "Зарплата" системы автоматизации бухгалтерского учета "Галактика-Старт".

Модуль "Учет заработной платы" пакета программ "БЭСТ-4" (разработчик – фирма "Интеллект-Сервис", Минск, Москва). Программа предназначена для расчета заработной платы на средних и крупных предприятиях как в составе комплексной информационной системы управления предприятием "БЭСТ-4", так и отдельно от нее. Несмотря на то, что программа имеет MS DOS-интерфейс, она хорошо проработана функционально, отличается быстродействием и надежностью.

"Зарплата Анжелика" (разработчик – компания Golden Software, Минск). Программа предназначена для расчета на различных предприятиях как отдельно, так и совместно с программой "Анжелика-Бухгалтер", а также в составе комплекса автоматизации бухгалтерского учета "Анжелика Плюс".

Кроме перечисленных программных продуктов уже достаточно хорошо известны отечественные программы АРМ "Расчет заработной платы" в составе комплекса АРМ "Ветразь" (разработчики – МВНТП "Инфотех" и фирма "Люкс Софт", Минск), АРМ "Заработная плата" в составе комплексной системы бухгалтерского учета "Бухсистема" (разработчик – ООО "С-Сервис", Минск) и другие.

Таким образом, чтобы выбрать свою программу, надежную и простую в эксплуатации, способную обеспечить быстрый и качественный расчет заработной платы, следует расспросить бухгалтеров, применяющих различные программы для расчета заработной платы, посмотреть эти программы и только потом сделать свой выбор.

Значительную часть расходов большинства предприятий зарубежных стран составляет оплата труда.

Расчеты с персоналом предприятия по заработной плате осуществляет финансовая бухгалтерия. Однако учет затрат рабочего времени, а также учет выработки каждым рабочим происходит в управленческой бухгалтерии.

Основной целью учета расходов на оплату труда является получение необходимой информации о количестве отработанного времени, уровне заработной платы, сумме отчислений и удержаний из нее.

У предприятий возникает три вида обязательств, связанных с учетом труда рабочей силы и его оплаты:

– задолженность по выплате заработной платы;

– задолженность по налогам, взимаемым с заработной платы;

– задолженность по прочим удержаниям из заработной платы.

Заработная плата включает прямую заработную плату (на изготовление продукции); косвенную заработную плату (заработная плата мастеров, экспедиторов, работников административно-управленческого персонала, кладовщиков, дворников, уборщиков); выплаты рабочим предприятия, не зависящие от затрат рабочего времени (премии, оплата праздничных, простоев, пособия по болезни, пенсии); расходы, связанные с содержанием и использованием рабочей силы (затраты на обучение, на повышение квалификации, на технику безопасности). Последние три группы – это накладные расходы. Они распределяются в конце отчетного года.

Особое внимание предприниматели зарубежных стран уделяют учету труда работников предприятия. Рабочее время учитывается в документах в виде карты учета времени. Записи в них производятся либо специальным лицом, либо установленными автоматами. Карта ведется на каждого работника. Она используется для составления платежных ведомостей, так как при начислении оплаты труда используются в основном часовые ставки.

К документам, подтверждающим выработку рабочих, относятся ежедневные рапорты о выработке продукции, наряды, маршрутные листы и т.д. В конце рабочей недели производится сверка показателей затрат труда, зафиксированных в картах и в документах, подтверждающих выработку рабочих.

Начисление заработной платы производится в управленческой бухгалтерии на основании документов о затратах труда при использовании часовых ставок, чаще средних. Применение средних ставок позволяет применять взаимозаменяемость рабочих. Индивидуальные ставки применяются в тех случаях, когда технологический процесс обуславливает сдельную работу и сдельную оплату труда.

Составленные в управленческой бухгалтерии платежные ведомости в конце недели передаются в финансовую бухгалтерию для производства удержаний и выплаты наличными или выдачи чеков для получения денег через банк. В финансовой бухгалтерии ведут лицевые счета для каждого работника. Из заработной платы удерживают подоходный налог (например, в США – федеральный и муниципальный), налог на социальное страхование (часть суммы удерживается из заработной платы, а часть покрывается за счет средств предпринимателей) и другие удержания. До 31 января каждого года наниматель готовит для всех работников 4 экземпляра Декларации о заработной плате и налогах за прошедший год.

Распределение расходов на заработную плату и их списание на объекты калькуляции производится работниками управленческой бухгалтерии. Выбор методики распределения зависит от принятой классификации расходов на оплату труда, техники учета затрат на производство и других факторов.

Операции по учету и распределению заработной платы отражаются на счетах управленческой бухгалтерии на основании первичных документов по учету труда, выработки и начислению оплаты труда. Но так как расчеты с персоналом по оплате труда завершаются в финансовой бухгалтерии, необходима тщательная проработка последовательности учетных записей и их связь между данными двух бухгалтерий.

Начисленная прямая заработная плата отражается в управленческой бухгалтерии по дебету счета "Затраты на производство" или "Производственная себестоимость", а косвенная заработная плата и выплаты, непосредственно не зависящие от затрат рабочего времени, включаются в издержки производства соответствующих служб или подразделений с кредита счета "Расходы на персонал", который при автономии управленческой бухгалтерии является отражением аналогичного счета финансовой бухгалтерии. Вся сумма расходов на оплату труда записывается по кредиту этого счета и дебету счетов по учету производственных затрат и накладных расходов.

В финансовую бухгалтерию передаются все необходимые расчетные документы, где указаны затраты рабочего времени каждым работником и причитающаяся ему сумма заработной платы по каждому виду выплат.

Сумма начисленной заработной платы в финансовой бухгалтерии записывается в дебет счета "Расходы на персонал" и кредит счетов "Расчеты с персоналом" на сумму, подлежащую к выплате, "Расчеты с государством" – на сумму удержаний из заработной платы, перечисляемых в пользу государства, "Расчеты по социальному страхованию" – на суммы, удержанные а пользу фирм по социальному страхованию работников.

Международные стандарты. Существует два стандарта, касающихся заработной платы. МСФО №19 "Вознаграждения работникам" предписывает правила учета и раскрытия предпринимателями информации о вознаграждениях работников. Стандарт определяет 5 категорий вознаграждений:

1. Краткосрочные вознаграждения (заработная плата рабочим и служащим, взносы на социальное обеспечение, отпуск, пособие по болезни, участие в прибыли и премии (сроком менее 12 месяцев), вознаграждения в неденежной форме для занятых в настоящее время работников.