Хранение документов

Чтобы организовать правильное текущее и архивное хранение документов, прежде всего, нужно позаботиться об их логической группировке. Работу с документами существенно облегчит номен­клатура дел - систематизированный перечень документов с указа­нием сроков их хранения.

Номенклатура дел с точки зрения закона не является обязатель­ной, но ее важность трудно переоценить. Она позволит упорядо­чить документы в соответствии со спецификой деятельности ор­ганизации: сгруппировать бумаги по видам (например, приказы, распоряжения и т. д.) и срокам хранения, в зависимости от того, в каком подразделении они образуются. Особенно пригодится номенклатура в крупной компании с большим и сложным доку­ментооборотом.

Порядок создания и ведения номенклатуры дел не регламен­тирован законодательством, но давно сложился на практике. Номенклатура представляет собой сводную таблицу, в графах которой указывают индекс (номер) дела, его заголовок и срок хранения.

Основой для номенклатуры служит штатное расписание орга­низации, поскольку все дела распределяются по подразделениям компании, в которых они формируются и ведутся. Массив доку­ментов кадровой службы представляет собой один из разделов общей номенклатуры дел

С 2011 г. работодатели обязаны хранить табели учета рабочего времени 5 лет (раньше 1 год).

Кроме того, значительное расширение получили виды приказов по личному составу со сроками хранения 75 лет:

• трудовые договоры (служеб­ные контракты), трудовые согла­шения договора подряда, не во­шедшие в состав личных дел;

• личные карточки всех ра­ботников, в том числе времен­ных;

• невостребованные подлин­ные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удо­стоверения, свидетельства);

• командировочные удостове­рения работников, направленных в командировки в районы Крайне­го Севера и приравненные к ним местности.

Она определяет, что граждане после увольнения с государственной или муниципальной службы в течение двух лет обязаны при заключении трудового договора с новым работодателем сообщать сведения о последнем месте работы.

При этом работодатель при заключении трудового договора с бывшими служащими в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о приеме на работу бывшего государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы. Эти нововведения были продиктованы принятием Федеральных законов о противодействии коррупции.

Несоблюдение гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, указанных выше требований влечет прекращение с ним трудового договора (ч. 3 ст. 12 Федерального закона от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»).

В 2010 году вышло постановление Правительства от 8 сентября 2010 г. № 700 (далее – Постановление), которым был установлен порядок сообщения. Согласно пункту 1 данного нормативного акта, это необходимо сделать в письменном виде – в виде письма-уведомления.

Нарушение требований (непредставление всех необходимых сведений, представление заведомо ложных сведений и др.), предусмотренных Федеральным законом № 273 «О противодействии коррупции», влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц и инд.предпринимателей - от 20 000 до 50 000 рублей;

• на юридических лиц – от 100 000 до 500 000 рублей.