Заместители директора клуба

Заместители директора выполняют инструкции и поручения директора, а также берут на себя часть ответственности за руководство клуба. В клубе должно быть двое или больше заместителей директора в соответствии с нуждами каждого конкретного клуба.

Заместитель директора, назначенный директором, берет на себя ответственность за организацию встреч клуба в отсутствии директора. Также ему может быть поручено исполнение обязанностей председателя на совещаниях сотрудников.

Заместители директора должны обладать всеми теми лидерскими качествами, которые применимы к директору. Заместитель директора должен проявлять уважение и подчинение директору и сотрудничать с ним в атмосфере плодотворного взаимопонимания.

В обязанности заместителя директора входит курировать деятельность следующих сфер и служб:

1. Требования ступеней.

2. Секретарь.

3. Казначей.

4. Игры.

5. Походы.

6. Специализации и творческая деятельность.

7. Музыка.

8. Снаряжение следопытов.

9. Природа.

10. Духовный наставник, богослужение.

11. Транспорт.

12. Особые события, мероприятия раз в два месяца, полевые работы и так далее.

13. Служение.

14. Связи с общественностью.

Секретарь клуба

Обычно секретарем клуба является заместитель директора, но возможно избирать секретаря из числа персонала клуба. Секретарь является ответственным за ведение всей документации клуба, за исключением финансовой, которой занимается казначей. В небольших клубах возможно совмещать деятельность на посту секретаря и казначея. Хорошо организованный, исполнительный секретарь является неотъемлемым звеном работы клуба Следопытов. Обязанности секретаря клуба:

1. Проверять записи, которые ведутся секретарями звеньев, и переносить их в личные дела следопытов.

2. Отражать все достоинства и нарушения в учетной книге.

3. Вывешивать на доске объявлений список набранных звеньями очков, по крайней мере, 1 раз в месяц.

4. Составлять отчет в Конференцию и отправлять его к 10 числу каждого месяца.

5. Информировать директора о достижениях клуба и о его состоянии, опираясь на сравнительный план Конференции.

6. Доводить до сведения директора информацию о регулярно отсутствующих следопытах (особенно без веских на то причин) или же о тех следопытах, которые небрежно относятся к униформе.

7. Нести ответственность за оформление и содержание доски объявлений, информация на которой должна регулярно меняться.

8. Вести клубный журнал.

9. Заказывать необходимые материалы, а также все необходимые отчетные формы в Конференции по мере необходимости.

10. Нести ответственность за ведение переписки, а также за корреспонденцию директора клуба.

11. Быть ответственным за библиотеку клуба, и контролировать выдачу и возврат книг и журналов, как рядовыми следопытами, так и членами клуба.

Казначей клуба

Казначей клуба следопытов обычно является заместителем директора клуба, а также он может быть выбран из числа членов персонала. Важно чтобы казначей тесно сотрудничал с директором клуба и с казначеем церкви, информируя их обоих о затратах клуба и об имеющихся в распоряжении фондах. В клубах поменьше обязанности казначея и секретаря могут быть совмещены в одном лице, хотя большей эффективности в проведении программы можно достигнуть, если не совмещать эти две должности. Казначей должен быть человеком, который бережно и аккуратно обращается с фондами клуба. Идеальным вариантом является, если казначей имеет некоторый опыт в бухгалтерском деле.

Добросовестный, исполнительный казначей будет способствовать мудрому использованию фондов клуба. Также он будет своевременно информировать членов совета церкви о доходах и расходах, а также и о нуждах клуба следопытов. Это в свою очередь обеспечит доброжелательное отношение, и явиться гарантией помощи со стороны церкви в случае необходимости.

Обязанности казначея клуба:

1. Считать и вести запись всех фондов клуба: членских взносов, пошлин, пожертвований, затрат на ремесленные работы, взносов и сборов средств.

2. Передавать фонды в ведение церковного казначея для хранения в специально отведенном месте.

3. Содержать аккуратную книгу расходов и приходов, в которой должны быть отражены все доходы и расходы клуба, а также даны небольшие примечания и записаны даты.

4. Содержать все чеки, счета, заказы, непосредственно связанные с расходом и тщательным образом сортировать их помесячно в специальные конверты и ли папки.

5. Держать наготове все учетные записи, а также счета и квитанции для проверки и представление директору клуба, церковному казначею, исполнительному комитета клуба и церковному совету по требованию.

6. Расходовать фонды под руководством и по указанию исполнительного комитета в лице директора или того человека, кому поручена подобная функция, а также следить за тем, чтобы все счета содержались в безукоризненном порядке.

7. Изымать фонды на мелкие расходы из резервного фонда клуба, который находиться в ведении церковного казначея.

8. Быть готовым к сбору средств и работе над специальными проектами, а также содержать в порядке все записи о поступающих средствах.

9. Вести запись купленных на собранные средства материалов, а также других материалов и возвращенных фондов.

10. Собирать деньги на приобретение формы и оборудование и расплачиваться по данным счетам.

11. Собирать взносы для различных походов и полевых мероприятиях.

12. Следить за тем, чтобы те люди, которые приходят к нему за деньгами имели соответствующие документы и могли предоставить отчетные документы.