18.1.2. Зміст і порядок складання оперативних планів закупок матеріалів.

В сучасній ринковій ситуації, що швидко змінюється неможливо добитися позитивних результатів без планування конкретних дій по виконанню бізнес – операції і прогнозів її результатів.

Динамічна ринкова ситуація диктує необхідність по-новому підходити до питань внутрішнього планування на даний короткий проміжок виконання торгових угод тобто Ultra short – term planning – “планування прийняття рішень для короткого відрізку часу аж до декількох годин.

Оперативне планування являється однією із основоположних припущень оптимального процесу управління комерційної діяльності в області реалізації товарів, робіт, послуг, яка передбачає наявність достатнього потенціалу ресурсного забезпечення, а також ринок збуту.

Оперативне планування передбачає також наявність чіткого алгоритму рішення проблем , що дозволяють взаємопов’язати цілі і задачі реалізації бізнес – операції, тактику поведінки ринку, комунікативні зв’язки з партнерами в цілях досягнення намічених об’ємів продажу і доходів.

Основним документом оперативного планування являється бізнес – план, що допомагає оцінити власні сили і застерегти можливі негативи, що вміщує контрольні показники комерційної діяльності і основні етапи її виконання .

Грамотно розроблений бізнес - план виконує роль вирішального аргументу на користь – залучення вигідних інвесторів, висококласних спеціалістів і одержання необхідних пільг і субсидій зі сторони владних структур.

Практика розвитку ринкових відношень в Україні відмічає наявність багато чисельних моделей розробки бізнес – планів, в тому числі і для оцінки ринкового потенціалу фірми, її стійкості відносно основних конкурентів.

Як правило, бізнес – план складається з однієї сторони, щоб забезпечити оперативний контроль рівня біжучої комерційної діяльності фірми (за рахунок своєчасного проведення аудиту), з другої – щоб продемонструвати іншим фірмам і представникам громадськості досягнутого рівня і потенційні можливості власного бізнесу, обґрунтувати перед інвесторами зацікавленість і доцільність нового проекту.

Склад, структура і об’єм оперативних бізнес – планів багатоваріантні і залежать перш за все від специфіки посередницької діяльності, розміру фірми і від того напрямку, в рамках якого розробляється цей документ .

Зовсім виправдано то, що не існує жорстко регламентованої фірми і структури бізнес – плану .

Послідовність складання основних розділів бізнес – плану представлена на рисунку .

3.План по маркетингу

1.Загальне резюме

2.Загальний відділ

6. Оцінка ризику

5. Розробка організаційного плану

4. Аналіз впливу конкретних факторів внутрішнього і зовнішнього середовища

7. Розробка фінансового плану .

І розділ бізнес – плану не відноситься безпосередньо до планування комерційно – посередницької діяльності . Він представляє резюме, тобто є основні цілі і направлення комерційної діяльності в області організації і створення даного виду посередницьких послуг або даного виду продукції з виділенням новизни пропонованих товарів, робіт і відмінностей їх від конкурентів.

Цей розділ підготовляється на 1-2 сторінках з загальними зведеннями про об’єми продаж виторгу і сукупних затратах фірми. В цьому розділі доцільно описати найближчу перспективу розвитку основних направлень бізнесу і можливих диверсифікацій .Як правило, цей розділ представляє своєрідну рекламу бізнесу і повинен викликати інтерес не тільки у власного керівництва, але і у зацікавлених в цьому бізнесі фірм .

ІІ розділ (загальний ) посвячується детальному опису пропонованих товарів, видів послуг і окремих робіт, що плануються до реалізації. Тут повинно бути представлено наглядне відображення товарі або продукції з докладною інформацією про новизну, а також про те, які саме потреби вони зможуть задовольняти. Дуже важливо докладно описати техніко – економічні і якісні характеристики товару, а також показати, яка запропонована продукція має переваги над конкурентними аналогами. Вихідну роль може виконати запропонований комплекс послуг передпродажного, продажного і після продажного сервісу .

ІІІ розділ – “План маркетингу” – повинен бути змістовним ,корисним і переконливим. В ньому важливо дати об’єктивну оцінку стану ринку під пропоновані послуги.

Необхідно чітко окреслити коло реальних і потенційних покупців, визначати розміри і стабільність товарної ніші, починаючи з оцінки потенційної місткості ринку, його потенційних сум продажу пропонованих товарів , послуг з необхідними прогнозами можливих об’ємів реалізації і закінчуючи об’єктивною оцінкою переваг і недостатків основних конкурентів аналогічних товарів і послуг. Необхідно також конкретно намітити конструктивні кроки по зниженні або підвищенні відпускної ціни, збільшенні швидкості поставки товарів і послуг, представленню споживачам різних за величиною партій товарів аж до роздрібних одиничних норм і багато інших заходів в області використання факторів нецінової конкуренції.

На думку англійського економіста Шона Амстронга , даний розділ плану повинен бути сфокусований на реалізації глобальної цілі з чіткою орієнтацією і послідовним обліком сукупних механізмів – “ П’яти Пі “ і “ Чотирьох Сі “ .

Система “ П’ять Пі”, назва якої складається із перших букв англійських слів: Products, price, place, promotion, public policy , тобто продукт, ціна місце знаходження, просування і урядова політика, нагадують, що без обліку цих п’яти основоположних факторів в бізнесі представлений розділ не може бути конструктивним і результативним.

Механізм “ Чотирьох Сі ” передбачає враховувати в даному розділі планування таких факторів, як: Customers, company, channels ,competition, тобто клієнти коло споживачів в особі юридичних осіб – фірми і компанії, канали з системним обґрунтуванням маршрутів просування вантажів і їх основних учасників, конкуренти з обов’язковим виділенням із загального їх числа основних і проведенням аналітичної оцінки впливу на конкурентоздатність .

ІV розділ бізнес – плану – “ Аналіз впливу конкретних факторів внутрішнього і зовнішнього середовища “ дуже суттєвий. До розробки цього розділу часто запрошують спеціалістів з сторони, що володіють інформаційним масивом даних про кон’юнктуру внутрішнього і зовнішнього ринку збуту, стану цін, конкурентах з їх потенційними і біжучими можливостями . При цьому важливо одержати точну і об’єктивну оцінку сукупних факторів зовнішнього середовища, аж до стану науково – технічного прогресу і реалізованого бізнесу на основі нормативних , правових документів і статистичних даних. Необхідно також враховувати всі фактори, що гальмують вихід на ринок, тобто тимчасові і технологічні обмеження, наявність або відсутність патентів і товарних знаків, достатність матеріальних , трудових і грошових ресурсів і багато інших .

Розробка організаційного плану являється основоположною при реалізації намічених планових заходів. Саме п’ятий розділ плану дає можливість оцінити фірмові можливості реалізації бізнес – плану, виробничий потенціал фірми. Головне при цьому передбачити таку організаційну побудову гуртово – посередницької фірми, яка б дозволила виключити зайві дублюючі ланки або при необхідності добавити нові, що передбачали б виконання додаткових робіт, послуг .

Після оптимізації організаційної структури управління не меш важлива оцінка основних функцій, прав і обов’язків кожного виконавця окремо у відповідності з його рівнем компетенції. При цьому необхідна тісна ув’язка цієї роботи з системою стимулювання і оплати праці. Схему організаційної побудови, конкретні списки виконавців з їх правами і відповідальністю, а також плановане збільшення штату або його скорочення доцільно дати в додатку до бізнес – плану .

Здійснення бізнесу, як звичайно супроводжується певним підприємницьким ризиком, тобто небезпекою одержання підприємницької шкоди, збитків, втрат любих видів економічних ресурсів, як фінансових, так і трудових, пов’язаних з нанесенням шкоди здоров’ю і життю людей, навколишньому середовищу .

Тому оперативні бізнес – плани повинні включати розділ шостий – “ Оцінка ризику” , тобто оцінка небезпеки того, що цілі поставлені в плані, можуть бути повністю або частково не виконані .

Підприємницький ризик – об’єктивна економічна категорія, що відображає степінь неуспіху (успіху) підприємницької фірми, в досягненні своїх цілей при виборі рішення із числа альтернативних .

Відомо, що прибутковий ризик постійно підданий великій кількості ризиків.

Комерційні ризики – це ризики, пов’язані з процесом придбання і реалізації товарів і послуг, вироблених самостійно або куплених у постачальників .

До основних першопричин виникнення комерційних ризиків слід віднести:

• підвищення закупівельної ціни товару в процесі здійснення бізнес – операції;

• зниження об’ємів реалізації в результаті різких коливань ринкової кон’юнктури, появою конкуруючих товарів супер якості, зниженням платіжеспосібності клієнтів, введення обмежень на торгівлю;

• фізичну втрату товару, його якісних характеристик в результаті зберігання, транспортування, що природно приводить до зниження продажної ціни;

Підвищення сукупних витрат обертання в результаті непередбачених трансакційних витрат, виплати, що в цілому знижує фактичний рівень доходів відносно прогнозованого.

Заключний розділ бізнес – плану дуже відповідальний, так, як присвячений формуванню фінансового плану . В логічній послідовності в ньому розкриваються такі основні фінансові документи, як:

• прогноз об’єму реалізації;

• баланс грошових розходів і приходів;

• таблиця доходів і затрат;

• вільний баланс активів і пасивів фірми і графік безвтратності або прибутковості .

Прогноз об’ємів реалізації покликаний дати представлення про цю долю ринку, яку ви пропонуєте завоювати своєю продукцією, роботою або послугою. В оперативних бізнес – планах дані наводяться помісячно .Причому прогноз першого місяця складається виходячи із бази даних реалізації попередніх місяців, а на наступні місяці робляться прогнозовані прикидки з урахуванням випадку можна понести серйозні втрати при виділенні розходів на рекламу, на залучення спеціалістів, так як все це може бути не виправдано в випадку помилкового прогнозу на реалізацію .

Баланс грошових розходів і поступлень дозволяє оцінити, скільки грошей потрібно вкласти в комерційно – посередницьку діяльність. Головне завдання балансу грошових потоків – провірити синхронність поступлення і витрачання грошових коштів, тобто визначити майбутню ліквідність при реалізації свого товару і послуг.

Під ліквідністю торгово – посередницької діяльності розуміють здатність фірми своєчасно погашати зобов’яання перед кредиторами . Загальним показником ліквідності комерційних фірм використовують коефіцієнт загальної ліквідності К _п , який відображає спосібність фірми виконати короткотермінові зобов’язання за рахунок наявних активів (готівки грошей, дебіторська заборгованість, будинки і споруди).

Коефіцієнт ліквідності розраховується за формулою :

Короткотермінові активи

К _п =

Короткотермінові зобов’язання

Таблиця доходів і витрат – це документ, що включає наступні показники: доходи від продажу товарів, робіт, послуг; підсумовані витрати (постійні і перемінні); підсумований прибуток від реалізації; чистий прибуток або підсумований прибуток від продажу, почищений від загальних підприємницьких розходів, в тому числі і від податків.

Вільний баланс активів і пасивів фірми рекомендується формувати на початок і кінець періоду, що планується. Без цього документу неможливо зробити бізнес – план реальним. Цей документ старанно вивчають в організаціях фінансово – кредитної системи, так як банкам необхідно оцінити, які суми намічається вложити в активи різних фірм і за рахунок яких пасивів підприємець збирається фінансувати створення або придбання цих активів.

Об’єм реалізації продукції в грошовому виразі Т на фірмі можна визначити за формулою

Т = V + C + P ,

де V – перемінні розходи, як правило ,що змінюються пропорційно змінні об’єму реалізації;

С – постійні розходи, що змінюються як звичайно стабільними при зміні об’єму реалізації;

Р – прибуток .

Так, як перемінні розходи знаходяться в безпосередній залежності від об’єму реалізації, їх розмір можна визначити за формулою :

V = a * T,

де а – коефіцієнт пропорційності .

Таким чином ,беззбитковість визначається :

Б = С / 1 – а