14.7. Оперативний облік і контроль постачання товарів.

Важливою ділянкою комерційної роботи підприємств є налагодження оперативного обліку і контролю за оптовими закупівлями товарів. Воно спрямоване на повсякденне спо­стереження за закупівлею і надходженням товарів, пере­вірку виконання постачальниками договірних зобов'язань щодо кількості, асортименту, якості й термінів постачання товарів.

Організація обліку виконання договорів має велике значення для забез­печення своєчасного і безперебійного надходження товарів у необхідному асортименті. Якщо після укладання договору не буде організовано облік його виконання, не будуть вживатися заходи впливу на постачальників, які порушують свої зобов'язання, - договір втрачає сенс.

У процесі контролю за якістю постачання товарів з'ясовується: ступінь виконання договорів окремими постачальниками, відповідність надходжен­ня товарів договорам і специфікаціям щодо кількості, суми, внутрішньо-групового асортименту та інших ознак; рівномірність і ритмічність поста­чання; застосування санкцій до постачальників, що порушили умови до­говору, та їх дієвість в боротьбі за зміцнення договірної дисципліни.

В основу системи оперативного контролю за якістю поста­чання товарів покладено облік виконання договорів поста­чальниками. Це надзвичайно трудомістка праця, оскільки кожне підприємство укладає безліч договорів, а надходжен­ня товарів у асортименті має сотні різновидностей. Тому ак­туальним завданням комерційної роботи є механізація і ав­томатизація обліку постачання товарів з допомогою ЕОМ та іншої комп'ютерної техніки. Робочі місця комерційних працівників слід облаштовувати персональними комп'ютерами (ПЕОМ), створюючи так звані автоматизова­ні робочі місця (АРМ), які забезпечують безперервний щоденний контроль за постачанням товарів за кожною позицією асортименту і кожним поста­чальником.

За відсутності у торговельних підприємствах комп'ютерної техніки облік виконання договорів постачання може здійснюватися і вручну, на спеці­альних картках або в журналах, де фіксуються дані про фактичне відван­таження і надходження товарів, а також випадки порушення постачальни­ками договорів. Карткова або журнальна форма обліку виконання договорів надто трудомістка і не дозволяє отримувати щоденні дані про надходжен­ня товарів у розгорнутому асортименті.

Картки обліку виконання договорів заводяться на кожний окремий то­вар, на кожного постачальника і мають такий вигляд:

Картка обліку виконання договору

Договір № від «_____» ___________________20__р.

Постачальник

Назва товару

№ з/п	Обов’язок за договором		Фактичне виконання				Відхилення
	кількість	сума	дата	Рахунок	кількість	сума	кількість	сума
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Підсумки надходження товарів обраховуються за конкретними термі­нами постачання, визначаються відхилення і до порушників договірних зобов'язань виставляються претензії.

У процесі виконання договорів постачальники можуть порушувати окремі умови поставки, внаслідок чого поку­пець може чинити по-різному.

Отже, якщо продавець передав покупцеві меншу кіль­кість товару, ніж це передбачено договором, покупець має право вимагати постачання кількості товару, якої не вистачає, або відмо­витися від переданого товару та його сплати, а якщо він сплачений, - вимагати повернення відповідної грошової суми. Якщо ж продавець пере­дав покупцеві більшу кількість товару, ніж це передбачено договором, покупець зобов'язаний повідомити про це продавця. Якщо в прийнятний термін після одержання такого повідомлення продавець не розпорядиться товаром, то покупець має право прийняти весь товар і сплатити за ціною, встановленою для товару, поставленого відповідно до договору, якщо інше не обумовлено договором.

У випадку поставки товару в асортименті, що не відповідає умовам до­говору, покупець має право відмовитися від його прийняття та оплати, а якщо він уже сплачений, - вимагати повернення відповідної грошової суми. Якщо ж продавець передав покупцеві частину товару, асортимент якого відповідає умовам договору, а частину товару - з порушенням асор­тименту, то покупець має право на свій вибір:

• прийняти частину товару, що відповідає умовам договору, і відмови­тися від решти товару;

• відмовитися від усього товару;

• вимагати заміни частини товару, що не відповідає асортименту, то­варом в асортименті, який передбачено договором;

• прийняти весь товар.

У випадку відмови від товару, асортимент якого не відповідає умовам договору, або пред'явлення вимоги про заміну цього товару, покупець має право відмовитися від сплати цього товару, а якщо він уже сплачений, - вимагати повернення відповідної грошової суми.

У разі поставки некомплектних виробів постачальник (виробник) зобо­в'язаний на вимогу покупця (одержувача) доукомплектувати їх у двадцятиденний термін після одержання вимоги або замінити комплектними виробами у той же термін, якщо сторонами не погоджено інший строк. Надалі до укомплектування виробу або його заміни покупець (одержувач) має право відмовитися від його сплати, а якщо товар уже сплачений, - вимагати в установленому порядку повернення сплачених сум. Якщо постачальник (виробник) у визначений термін не укомплектує виріб або не за­мінить його комплектним, покупець має право відмовитися від товару. Прийняття покупцем некомплектних виробів не звільняє постачальника (виробника) від відповідальності.

Якщо продавець передав покупцеві товар без тари та (або) упаковки чи в неналежних тарі та (або) упаковці, то покупець має право вимагати від продавця передання товару в належних тарі та (або) упаковці або заміни неналежних тари та (або) упаковки, якщо інше не випливає із суті зобов'я­зання чи характеру товару, або висунути до нього інші вимоги, що спри­чинені переданням товару неналежної якості.

Покупець зобов'язаний повідомити продавця про порушення умов дого­вору в термін, визначений договором або актами цивільного законодав­ства, а якщо він не встановлений, - у прийнятний термін після того, як порушення могло бути виявлене відповідно до характеру і призначення товару. При невиконанні цієї вимоги покупцем продавець має право част­ково або в повному обсязі відмовитися від задоволення відповідних вимог покупця, якщо продавець доведе, що невиконання покупцем обов'язку повідомити продавця про порушення умов договору унеможливило задо­волення його вимог або спричинило для продавця витрати, що перевищу­ють його витрати в разі своєчасного повідомлення про порушення умов договору.

При організації контролю за виконанням договорів важливе значення має контроль якості товарів, що поставляються. Торгівля повинна ста­ти надійним бар'єром, який би виключав можливість надходження не­якісних товарів до кінцевих споживачів. Тому при поставках товарів більш низької якості, ніж це передбачено стандартами, технічними умовами чи зразками (еталонами), покупець має право відмовитися прийняти і спла­тити товар, а якщо останній вже сплачений покупцем, - вимагати повер­нення сплаченої суми. При цьому покупець має право вимагати від поста­чальника усунення недоліків у місцезнаходженні товарів (якщо це мож­ливо) або усувати їх власними засобами за рахунок постачальника.

Якщо ж постачальник поставив товар нижчої якості, ніж було передба­чено договором, покупець має право прийняти його з оплатою за ціною, встановленою для товарів відповідного сорту, або відмовитися від нього. Якщо покупець (одержувач) відмовився прийняти товар, який за якістю не відповідає умовам договору, постачальник зобов'язаний розпорядитися ним у десятиденний термін, а щодо товарів, які швидко псуються, - про­тягом 24 год. з моменту одержання повідомлення покупця (одержувача) про відмову від товарів. Якщо постачальник у зазначений строк не розпо­рядиться товарами, покупець (одержувач) має право реалізувати їх на місці або повернути постачальникові. Товари, що швидко псуються, в усіх ви­падках підлягають реалізації на місці.

У випадку поставки товарів неналежної якості покупець (одержувач) має право стягнути з виготовлювача (постачальника) штраф. Якщо пору­шено господарське зобов'язання, в якому хоча б одна сторона є суб'єктом господарювання, що належить до державного сектора економіки, або по­рушення пов'язане з виконанням державного контракту, або виконання зобов'язання фінансується за рахунок Державного бюджету України чи за рахунок державного кредиту, то штрафні санкції застосовуються, якщо інше не передбачено законом чи договором, у таких розмірах:

• за порушення умов зобов'язання щодо якості (комплектності) товарів (робіт, послуг) стягується штраф у розмірі 20 % вартості неякісних (некомплектних) товарів (робіт, послуг);

• за порушення строків виконання зобов'язання стягується пеня у роз­мірі 0,1 %- вартості товарів (робіт, послуг), з яких допущено простро­чення виконання за кожен день прострочення, а за прострочення понад 30 днів додатково стягується штраф у розмірі 7 % зазначеної вартості.

Якщо розмір штрафних санкцій законом не визначено, їх застосовують у розмірі, передбаченому договором.

Договором можуть бути обумовлені випадки, коли:

• допускається стягнення тільки штрафних санкцій;

• збитки можуть бути стягнуті у повній сумі понад штрафні санкції;

• за виробом кредитора можуть бути стягнуті або збитки, або штрафні санкції;

Позови, що спричинені поставкою товарів неналежної якості, можуть бути пред’явлені протягом шести місяців з дня виявлення покупцем у належному порядку недоліків поставлених йому товарів.

У комерційній роботі важливе значення має вибір найбільш надійних постачальників. Його можна здійснювати за допомогою розрахунку ко­ефіцієнтів виконання договірних зобов'язань та коефіцієнта рекламацій щодо якості.

Коефіцієнт виконання договірних зобов'язань розраховують за форму­лою:

Кд = Сі / ∑С

де Сі - сума або кількість претензій щодо і-го постачальника;

∑С - сума або кількість претензій щодо всіх постачальників.

Коефіцієнт рекламацій щодо якості товарів визначається за формулою:

Кя = Са / Сп

де Са - вартість забракованого товару або товару неналежної якості, поставленого і-им постачальником;

Сп - уся сума постачання даного товару і-им постачальни­ком.

Перевага повинна надаватися тим постачальникам, в яких розраховані коефіцієнти будуть найменшими.