1.6. Організація комерційної служби на підприємстві.

Комерційна діяльність підприємства пов'язана з купівлею-продажем товарів. При цьому, товаром можуть виступати не тільки то­вари як такі, але й різні види робіт, послуг, продуктів інтелектуаль­ної діяльності, предмети оренди, лізингу тощо.

Структура комерційних служб та її особливості залежать від основного виду діяльності підприємства, тобто від того, чи здійснює підприємство оптову або роздрібну торгівлю товарами,- є виробни­ком продукції, надає послуги чи виконує роботи.

На формування організаційної структури відділів, які входять до складу комерційної служби підприємства, впливають такі фактори:

- технічні;

- економічні;

- організаційні.

Технічні фактори визначають вплив техніки, технології і галузе­вої структури, призначення і кількість, продукції, що випускається і кількість матеріально-технічних ресурсів, що споживаються. Як відо­мо, розширення номенклатури продукції відбувається під дією нау­ково-технічного прогресу і стану ринкової кон'юнктури. Збільшен­ня номенклатури продукції, яка випускається, призводить до збільшення кількості споживачів. Технічними факторами також є: призначення і складність продукції, що виготовляється, технічна озброєність складського господарства.

До економічних факторів, котрі впливають на організаційну структуру відділів, які входять до складу комерційної служби, відно­сяться: рівень попиту на продукцію, що випускається, форми розра­хунку за продукцію (ту що продається) і матеріально-технічні ресур­си, що купуються, частка дрібних відвантажень продукції, частка поставок на експорт тощо.

Організаційні фактори включають тип виробництва (індивіду­альне, дрібносерійне, серійне, крупносерійне, масове), рівень спе­ціалізації, територіальне розташування виробництва і складів.

На виробничих підприємствах, де здійснюється випуск про­дукції, створюється комерційна служба у вигляді структурного підроз­ділу певного підприємства. На такі служби покладаються як закупі­вельні, так і збутові функції.

Діяльність комерційної служби підпорядкована керівництву підприємств, що їх створили. У деяких випадках їй надається віднос­на самостійність в обліку прибутків і витрат, але результати її діяль­ності відбиваються в загальному балансі підприємства. Вона не є са­мостійною юридичною особою, її також не можна розглядати як посередника. Відносини комерційних служб з підприємствами не оформлюються договорами, а будуються на безпосередньому адмі­ністративному підпорядкуванні. За результати діяльності комерцій­них служб відповідає своїм капіталом виробниче підприємство, що їх створило. Іноді ці структури мають спеціальні фірмові назви, як правило, з включенням елементів назви свого підприємства. Таку практику застосовують, наприклад, текстильні і швейні підприєм­ства, створюючи власні спеціалізовані магазини.

Комерційна закупівельно-збутова служба очолюється, як прави­ло, однією особою, що має двох заступників: окремо із закупівлі й окремо зі збут)'. Заступникам підлеглі оперативні працівники, чи­сельність яких визначається, виходячи з обсягу роботи, пов'язаної з постачанням підприємства необхідними матеріалами і збутом про­дукції, що випускається.

Важливим моментом у визначенні структури комерційної заку­півельно-збутової служби є оптимальна спеціалізація оперативних комерційних працівників та їх груп. Розглянемо детальніше роботу окремих підрозділів комерційних служб підприємств.

Оперативні комерційні групи. Кількість і спеціалізація оператив­них комерційних груп багато в чому залежить від сегментації ринку, але в більшості випадків враховуються і деякі інші фактори. Якщо підприємство випускає однорідні товари, а ринок збуту за терито­рією досить широкий, але однорідний за умовами продажу, доціль­но спеціалізувати оперативні групи за регіональним принципом, орієнтуючи їх на встановлення зв'язків з оптовими посередниками і роздрібними продавцями. Якщо номенклатура товарів фірми ши­рока, то комерційні групи спеціалізуються за видами товарів на всі регіони, що входять в коло інтересів фірми або визначені посеред­ницькими угодами з постачальниками. Така спеціалізація дозволяє комерційним працівникам краще освоїти специфіку товару, глибше вивчити свій сегмент ринку, стежити за динамікою попиту і пропо­зиції на неї, встановлювати тісні ділові контакти з перспективними посередниками. Це створює умови для ефективного зворотного зв'язку з ринком, за допомогою якого збутові структури інформують керівників підприємства про поточну і прогнозовану потреби рин­ку за видами, якістю і кількістю найперспективнішої для збуту про­дукції. Якщо закупівля або збут здійснюються через великі оптові фірми, то часто доцільно виділяти спеціальні групи з роботи з таки­ми контрагентами, можливе виділення і групи співробітників, зай­нятих організацією роздрібного продажу. Така ж доцільність може виникнути у разі виконання збутових коопераційних угод з іншими комерційними фірмами. Якщо підприємство веде торгівлю на зов­нішньому ринку або навіть тільки готується до роботи з іноземними партнерами, доцільно створити зовнішньоторговельні групи із спеціально підготовлених працівників із включенням до їх складу юриста, фахівця з транспорту, спеціаліста з митних операції! і фахі­вця з валютних розрахунків.

Кожна комерційна група включає, як правило, 2-4 людей. У ній не призначається офіційний керівник. Група працює колективно, кожен працівник знає все про роботу групи і група несе солідарну відповідальність за результати своєї діяльності. На перший погляд, така організація веде до збільшення штатів, але насправді збільшує віддачу кожного працівника, забезпечує безперервність робочого циклу, підвищує оперативність, взаємозамінність, створює умови для навчання щойно прийнятих співробітників і дозволяє здійснювати ротацію працівників по інших підрозділах фірми.

Відділ координації закупівлі і продажу. Найважливіша роль в організації комерційної діяльності належить відділу координації закупівлі і продажу. Цей відділ працює у тісному зв'язку з усіма спе­ціалізованими відділами та оперативними комерційними групами.

Відділ координації закупівлі і продажу розподіляє і контролює ви­конання завдань оперативними комерційними групами, відстежує своєчасність закупівлі і постачання товарів для забезпечення зобо­в'язань фірми перед її покупцями або підтримки певного резерву товарів на проміжних складах, контролює єдність умов кредитної політики оперативних груп у регіонах, виходить до комерційного директора з обґрунтованими пропозиціями зі зміни номенклатури товарів або регіонів роботи оперативних комерційних груп, а також про створення спеціалізованих комерційних груп для роботи з найперспективнішими постачальниками і покупцями.

Відділ транспорту і митних операцій. До основних завдань відділу транспортних і митних операцій входить:

1. Розробка найбільш економічних умов транспортування то­варів, що закуповуються та збуваються фірмою за безпосередніми зверненнями оперативних комерційних груп або через відділ коор­динації закупівлі і продажу.

2. Митне оформлення товарів, в т.ч. заповнення паспортів опе­рацій при експортних та імпортних операціях.

3. Організація супроводу товарів, що транспортуються, обґрун­тування пропозицій щодо створення митних зон і складів для то­варів, що експортуються або імпортуються та управління ними.

4. Замовлення транспортних засобів і фрахт морських, річко­вих і повітряних суден.

5. Забезпечення своєчасності виконання транспортних опе­рацій і отримання транспортних документів.

6. Страхування вантажів під час їх транспортування.

Комерційний директор керує відділом маркетингу і цін, рекла­ми, координації роботи з посередниками, кооперації.

Відділ маркетингу і цін проводить вивчення ринку покупців та ринку постачальників. На основі отриманих даних керівництво відділу готує комерційному директору пропозиції, серед яких можуть бути:

1. Засновані на прогнозах розвитку ринку пропозиції щодо зміни номенклатури товарів фірми.

2. Пропозиції щодо зміни збутових посередників і вдосконален­ня збутової мережі.

3. Пропозиції щодо фінансування виробників з метою вдоско­налення товарів, що випускаються ними, або розробки нових, більш конкурентоспроможних товарів.

4. Пропозиції щодо виходу фірми на нові перспективні ринки тощо.

Відділ маркетингу і цін веде реєстрацію матеріалів на товари, що купуються та збуваються фірмою. Він встановлює зв'язки з орга­нізаціями, що володіють інформацією про ціни, підключається до комп'ютерних інформаційних мереж, займається збором інформації про фірми продавців і покупців, банки і страхові компанії. Одночас­но відділ маркетингу і цін веде досьє матеріалів на фірми, з якими укладалися і виконувалися договори або проводилися переговори.

Цінова група відділу надає оперативним комерційним групам методичні консультації щодо визначення закупівельних (імпортних) і збутових (експортних) цін, перевіряє виконані оперативними ко­мерційними групами обґрунтування або розрахунки цін і рекомен­дує їх для затвердження керівництву.

Перед складними переговорами відділ маркетингу і цін обґрун­товує необхідність скликання кон'юнктурних нарад для аналізу рин­ку, визначення цін, змісту проектів договорів і тактиці ведення пе­реговорів.

Відділ реклами виконує такі функції:

1. Веде облік насиченості і ефективності реклами окремих то­варів і фірми взагалі.

2. Розробляє план рекламних заходів з обґрунтуванням їх необ­хідної насиченості за часом та групами товарів, що реалізовуються, а також з визначенням витрат на той або інший захід.

3. Реалізовує затверджений план рекламних заходів шляхом укладання договорів з рекламними компаніями.

4. Веде розсилку рекламних матеріалів.

5. Подає заявки на участь у виставках, ярмарках, підписує відповідні договори з їх оргкомітетами або представництвами, за­безпечує постачання експонатів на виставки, а також проспектів і каталогів.

На середніх за обсягом обороту фірмах можливе створення єдиного відділу маркетингу і реклами.

Відділ роботи з посередниками розробляє стратегію і схему побу­дови закупівельних і збутових мереж. До цієї роботи залучаються:

1. Відділ маркетингу і цін.

2. Відділ транспортних і митних операцій.

3. Відділ організації технічного обслуговування (якщо мова йде про торгівлю технічно складною продукцією).

4. Відділ координації закупівель і продажу та залучені ним опе­ративні комерційні групи за тією номенклатурою товарів та регіо­нами, в яких заплановане створення збутової мережі. За необхідності до цієї роботи приєднуються юридичний та інші відділи.

Розроблені пропозиції, як правило, виносяться на розгляд чер­гової ради директорів фірми і після їх схвалення оформляються як цільовий комплексний план з призначенням відповідальних осіб і термінів виконання.

Відділу роботи з посередниками доручається підбір фірм на роль комерційних посередників, підготовка посередницьких угод та їх узгодження з відповідними підрозділами фірми. Відділ роботи з посередниками стежить за виконанням взаємних зобов'язань посе­редниками, оперативними комерційними групами та іншими відділа­ми фірми. Як правило, переговори з укладання посередницьких угод проводить комерційний директор, а оригінали підписаних угод збе­рігаються у відділі роботи з посередниками.

В основу побудови організаційних структур комерційної служ­би повинні бути покладені такі принципи:

1. Наявність чітко сформульованої цілі. Цілі повинні бути достатньо деталізовані. Вони будуть ефек­тивні лише за умови досягнення сумісності між собою і, найголов­ніше, не суперечити головній цілі.

2. Наявність небагатьох ланок в управлінні комерційною діяль­ністю. Створення управлінських ланок на підприємствах диктується не лише необхідністю поділу працівників на групи, зручні для керів­ництва, але також і прагненням до уточнення і розвитку ідей керів­ника. Проте такий процес може привести до неправильного розу­міння і перекручення ідей і рішень керівника. Тому дуже важливо уникати збільшення кількості рівнів управління, що відділяють кер­івника від підлеглого. Комерційні взаємозв'язки спрощуються, якщо система управління має не більше 4-5 ланок.

3. Гнучкість. Тобто здатність організаційної структури підприємства присто­совуватись до мінливих ринкових умов. Коли ринок стає перенаси­ченим, значення комерційної служби зростає.

4. Ефективна система зв'язку, яка забезпечує передачу інфор­мації і має зворотний зв'язок. Ефективна система зв'язку забезпечується сучасними система­ми інформатики і використанням обчислювальної техніки.