7.4. Розробка плану закупівель матеріально – технічних ресурсів.

Після визначення потреби в матеріальних ресурсах та вибору поста­чальників розробляється план закупівель. Цей план потрібний для ра­ціональної закупівлі матеріальних ресурсів. Скласти план закупівель — означає визначити обсяг закупівель на визначений період, а також вид закупівель. Цей план побудований на теорії логістики, відображає про­цес руху сировини, матеріалів, комплектуючих, запасних частин та ін­шої продукції з ринку закупівель до складських приміщень підприєм­ства. Логістика являє собою сферу управління матеріальними потоками та пов'язаною із ними інформацією у виробництві та сфері обігу. Мета застосування логістики полягає в тому, що потрібний вантаж у потрібній кількості повинен бути в потрібному місці та у визначений час.

План закупівель повинен вирішувати наступні задачі:

• визначення потреби в сировині, в тому числі за номенклатурою;

• вибір постачальників;

• визначення методу закупівлі;

• узгодження цін на матеріально-технічні ресурси;

• визначення термінів постачання;

• визначення бюджету закупівель.

Обґрунтування плану закупівель з однієї сторони пов'язано із вияв­ленням витрат, необхідних для безперебійного забезпечення потреб під­приємства в матеріалах, а з іншої — мінімізацією запасів. Тому при пла­нуванні закупівель дотримуються наступних принципів:

• оптимізації (транспортних потоків, витрат на зберігання та транспортування);

• економічності (облік мінімальних витрат обігу, економія часу);

• планомірності (діяльність на основі укладених договорів та по­годжених графіків);

• ритмічності (організація постачань, які забезпечують ритміч­ність виробничо-комерційної діяльності відповідно до попиту);

• оперативності (можливість зміни плану закупівель залежно від змін попиту);

• технологічність (використання сучасної індустріальної системи);

• наявність резерву (на випадок форс-мажор них обставин).

Обсяг закупівель можна визначити за формулою:

ОЗ = ПМ-З_п + З_к- М_знр

де ОЗ - обсяг закупівель певного виду сировини або матеріалів за вста­новлений період часу;

ПМ - потреба підприємства в матеріалі (або сировині) на визначе­ний період;

З_п - залишок (запас) матеріалу на складі відділу постачання на по­чаток періоду;

З_к - запас матеріалу на складі на кінець періоду;

М_зн — партія матеріалу, що замовлена постачальникові, але не на­дійшла на склад відділу постачання підприємства.

Оскільки для вітчизняних підприємств характерне матеріальне за­безпечення, орієнтоване на створення запасів, то при визначенні обсягу закупівель враховується рівень виробничих запасів на складі.

Створення необхідних запасів повинно забезпечувати безперервну роботу підприємства і прискорення оборотності обігових засобів.

Запаси - це матеріальні активи, які:

• утримуються для подальшого продажу;

• перебувають у процесі виробництва з метою подальшого прода­жу продукту виробництва;

• утримуються для споживання під час виробництва продукції.

У господарській діяльності запаси поділяють на:

• сировину, основні й допоміжні матеріали, комплектуючі вироби та інші матеріальні цінності, що призначені для виробництва продукції, виконання виконують роботи та надають послуги, складається з витрат на виконання незакінчених робіт (послуг), щодо яких підприєм­ством ще не визнано доходу;

• готову продукцію, що виготовлена на підприємстві, призначена для продажу і відповідає технічним та якісним характеристикам, передбаченим договором або іншим нормативно-правовим актом;

• товари у вигляді матеріальних цінностей, що придбані (отримані) та утримуються підприємством з метою подальшого продажу;

• малоцінні та швидкозношувані предмети, що використовуються протягом не більше одного року або нормального операційного циклу, якщо він більше одного року.

Склад запасів визначається їх найменуваннями або однорідними групами (видами).

Запаси створюються з метою сприяння:

1. Обслуговуванню споживачів (наявність запасів — важливий чинник утримування споживачів, пов'язаний з можливістю по­ставки продукції в будь-який час).

2. Гнучкості виробництва (здатність швидко переходити на вироб­ництво іншої продукції завдяки запасам, можливість задоволь­нити попит на продукцію, яка в даний час не виробляється).

3. Визначеності виробництва (чим більш невизначена ситуація на ринку, тим більша необхідність страхування створенням резерв­них запасів).

4. Згладжування виробництва (здатність задовольняти попит у пе­ріоди максимального збуту без збільшення обсягу виробництва).

5. Отриманню прибутку шляхом цінової спекуляції (в період інф­ляції можна отримати прибуток купівлею запасів за нижчою ці­ною і продажем їх у майбутньому).

Створення та зберігання запасів потребують значних витрат, і що­річна їх сума перевищує чверть вартості самих запасів. Тому важливо управляти запасами, щоб зазначені витрати були мінімальними і щоб за­безпечувався той рівень обслуговування та задоволення запитів, що сприяє економічному розвитку підприємства.

Виробничі запаси - це продукція виробничо-технічного призначен­ня, яка є на підприємствах, що вже вступила в сферу виробництва, але Ще не використовується безпосередньо у виробничому процесі. Отже, це предмети праці, що надійшли до споживача різного рівня, але такі, що не використовувалися і ще не піддавались переробці.

Виробничі запаси розраховують у натуральних, умовно-натураль­них і вартісних вимірниках.

Виробничі запаси входять у число факторів, що забезпечують безпеку матеріально-технічного постачання, його гнучку роботу і виступають як "страховка" виробництва.

Розмір виробничого запасу залежить:

• від величини потреби в різних видах сировини і матеріалів;

• від періодичності виготовлення продукції підприємствами-постачальниками;

• від періодичності запуску сировини і матеріалів у виробництво;

• від сезонності поставок матеріалів;

• від співвідношення транзитної і складської форм постачання;

• від розміру транзитних поставок.

На підприємствах існує кілька видів запасів: транспортні, підго­товчі, технологічні, поточні (складські), резервні (страхові).

Поточний (складський) запас призначений для безперервного забез­печення виробництва в період між двома поставками матеріалів. Він є величиною змінною: досягає максимуму в момент надходження партії матеріалів, поступово зменшується внаслідок їх використання і стає мі­німальним безпосередньо перед черговою поставкою

Максимальний поточний запас (Пм.max) дорівнює партії поставки матеріалів, яка залежить від інтервалу між двома поставками та се­редньодобових витрат матеріалів, тобто:

Пм.max = В_д * t_н

де В_д - середньодобові витрати матеріалу в натуральному вимірі;

t_н - інтервал між надходженням чергових партій матеріалів у днях.

Різновидом поточного є сезонний запас, який утворюється за умов сезонного використання, сезонної заготівлі або сезонного транспорту­вання матеріалів.

Сезонний запас створюється, як правило, на зимовий період або у ви­падках, якщо поставки залежать від сезону року.

Підготовчий запас необхідний на час підготовки доставлених на під­приємство матеріалів для виробничого споживання. Він створюється то­ді, коли перед використанням матеріали потребують спеціальної підго­товки (сушіння, розробки, правки тощо), і визначається за формулою:

П_д = В_д* t_n

де t_n - час на підготовку матеріалів, днів.

Технологічний запас — час на підготовчі операції з виробничими за­пасами до можливого їх використання в технологічному процесі.

Страховий запас гарантує безперервність виробництва у випадках відхилень від прийнятих інтервалів поставок. Він потрібний на випадок можливої затримки надходження чергової партії матеріалів. Його обчис­люють за формулою:

Сmр = В_д* t_m

де t_m - час термінового поповнення запасу в днях, або за стандартних інтервалів постачання - середнє відхилення від нього.

Страховий запас визначається в межах до 50% поточного запасу.

Знаходження матеріалів у дорозі - транспортний запас - визна­чається як різниця між часом перебігу вантажу від постачальників до споживачів і часом обороту платіжних документів.

Таким чином, загальний запас матеріалів становить:

• максимальний:

З м.max = В_д*(t_н + t_n + t_m)

• мінімальний:

З м.min = В_д*(t_n + t_m)

• середній:

Зз.сер. = В_д * (t_н/2 + t_n + t_m)

Загальна норма виробничих запасів за видами матеріальних ресур­сів у днях (З_дн) визначається за формулою:

Здн ⁼ Т_р + П_д + Т_х + П_т + С_тр,

де Т_р - транспортний запас;

П_д - підготовчий запас;

Т_х - технологічний запас;

П_т - поточний запас;

С_тр - страховий (гарантійний) запас.

Управління запасами — це встановлення моментів подачі замовлень на закупку чи виробництво товарів для поповнення запасів і прийняття рішень про кількість замовлень чи їх обсяг. Воно включає розробку норм запасів, їх планування, облік, аналіз, контроль за фактичним ста­ном та оперативне регулювання. Центральне місце в системі управління запасами відводиться нормуванню. Нормування направлене на приско­рення обігові коштів, вкладених у запаси. Але не менш важливим є те, що запаси повинні забезпечити ритмічність виробництва та своєчасні поставки продукції до споживача.

Основними об'єктивними факторами, що впливають на нормативи виробничих запасів, є величина транзитних норм відправлення та пито­ма вага складської форми забезпечення, які в свою чергу залежать від рівня розвитку складського господарства. Оптимальний рівень запасів для підприємств по поставках, що гарантують надійність споживачів, оцінюється в розмірі близько 90 днів обороту.

Основна мета управління виробничими запасами полягає в такій ор­ганізації поставок продукції виробничо-технічного призначення, за якої, з одного боку, економляться кошти на організацію поставок, утримання запасів, зменшуються втрати від мобілізації обігових коштів, від можли­вого псування ресурсів при їх тривалому зберіганні, а з іншого — змен­шуються втрати, які можуть виникнути внаслідок дефіциту необхідної продукції.

Вибір найбільш оптимальної стратегії для управління матеріально-технічними запасами залежить від попиту на ту чи іншу статтю запасів. Попит на матеріали може бути залежним чи незалежним. Коли попит безпосередньо пов'язаний з випуском продукції, він називається залеж­ним. Оскільки плани виробництва розробляють завчасно, то залежний попит можна прогнозувати з великою ймовірністю. Якщо попит не пов'язаний з планами випуску продукції, то він називається незалежним.

Якщо на матеріально-технічні ресурси є залежний попит, то їх обсяг та інтервал поставок можна визначити, виходячи з інтенсивності спожи­вання того чи іншого ресурсу в одиницю часу, а також із мінімуму за­гальних витрат.

Рух складських запасів матеріалів планують по системі "максимум-мінімум". Витрати матеріалів із запасу визначаються попитом або швидкістю їх використання, тобто не піддаються регулюванню запасів зі сторони управлінців. Тому вони повинні зосереджувати всю увагу на забезпечення раціонального режиму поповнення та використання матеріальних ресурсів.

Величина виробничого запасу обґрунтовується його нормою, що яв­ляє собою середній на час планового періоду запас матеріалу в днях йо­го середньодобового споживання, що планується на кінець планового пе­ріоду як перехідний.

Регулювання запасів може здійснюватися за системами "максимум-мінімум", "стандартних партій", "стандартних інтервалів" тощо.

Найбільш відома система — "максимум-мінімум", згідно з якою за­паси поповнюються до рівня, не нижчого за їхню мінімальну величину, а після надходження чергової партії не бувають більшими за встановле­ну максимальну кількість. Для забезпечення цих умов замовлення на чергову поставку матеріалів видається за такої величини поточного за­пасу, якої вистачить для роботи, аж поки замовлений матеріал надійде. Ця величина запасу називається "точкою замовлення" (Т₃₃) та обчис­люється за формулою:

Тз.з = Пд + Стр + Вд * t_з

де t_з - час у днях від моменту оформлення замовлення до надходжен­ня чергової партії матеріалів.

Інші системи регулювання запасів, як це видно з їх назв, жорстко ре­гламентують величини партій поставок або інтервал між ними.

Величина запасів матеріалів істотно впливає на ефективність роботи підприємства і вплив цей неоднозначний. З одного боку, збільшення за­пасів унаслідок постачання великими партіями потребує більше обіго­вих коштів, додаткових витрат на зберігання матеріалів, компенсацію можливого псування та витрат. Ці втрати й витрати можна вважати про­порційними величині запасу, тобто партії поставки. З іншого боку, по­стачання великими партіями зменшує кількість поставок і, відповідно, транспортно-заготівельні витрати, бо останні відносно мало залежать від величини партії поставки, а більшою мірою обумовлені кількістю цих партій (витрати на оформлення, пересилання документів, роз'їзди агентів, транспортування тощо). Зменшення величини партії поставок спричиняє зворотний ефект: втрати й витрати, пов'язані зі зберіганням запасів, змен­шуються, а транспортно-заготівельні витрати зростають.

Оптимальною є така партія поставки (П_м), яка забезпечує мінімаль­ні сумарні витрати (В_м.с.) на придбання (В_м.п) і зберігання (В_м.з) матеріа­лів, тобто коли В_мс = В_мп + В_мз → min.

Підставивши у складові цієї функції відповідні значення, одержимо:

Вм.п. = Пмр/Пм * Втз Вм.з. = Пм/2 * Цм * Квр

де П_мр - річна потреба у матеріалах;

Втз -транспортно-заготівельні витрати на одну партію поставки;

П_м - партія поставки;

Ц_м - ціна одиниці матеріалу без урахування транспортно-заготі­вельних витрат;

К_вр - коефіцієнт, що враховує втрати від відвертання коштів у за­паси й витрати на зберігання матеріалів.

Звідси оптимальна партія поставки обчислюється за формулою:

П м = √(2Пмр*Втз) / (Цм * Квр)

Контроль за величиною нормативного рівня запасу матеріальних ре­сурсів здійснюється по системі "максимум-мінімум" за допомогою карто­теки оперативного контролю забезпеченості виробництва, ЕОМ. На під­ставі результатів контролю вживаються необхідні заходи з регулювання рівня запасів.

Розглянута вище методика нормування виробничих запасів передба­чає встановлення нормативу таких запасів стосовно умов, які склалися в передплановий період. Головне їхнє призначення - забезпечити безпе­рервність виробництва та виконання виробничих програм.

Як вже зазначалось, джерелами задоволення потреб підприємства в ма­теріальних ресурсах є очікувані залишки матеріальних ресурсів на початок планового періоду, мобілізація внутрішніх ресурсів, поставки ресурсів за прямими господарськими зв'язками та закупки в торговельній мережі.

Надзвичайно важливе джерело забезпечення підприємства матеріа­лами - мобілізація внутрішніх ресурсів, яка здійснюється за наступни­ми напрямами: економія матеріалів за рахунок впровадження організа­ційно-технічних заходів, прогресивних технологій, використання вторинних ресурсів, понаднормативних залишків тощо.

Забезпечення безперебійної і ритмічної роботи підприємства вимагає створення нормативної величини незавершеного виробництва, що об­умовлена необхідністю наявності визначеної кількості напівфабрикатів на кожному робочому місці, в процесі їх переміщення, на випадок аварій та інших непередбачуваних обставин.

Підтримання незавершеного виробництва на рівні нормальної вели­чини досягається завдяки обліку в обсязі випуску продукції цехів підпри­ємства його зміни на початок і кінець періоду, що планується. Величина незавершеного виробництва на початок запланованого періоду розрахо­вується на основі даних про його наявність на кінець звітного періоду. Визначення нормативної величини незавершеного виробництва на кінець періоду, що планується, вимагає проведення більш ретельних розрахун­ків, оскільки вона залежить від багатьох факторів. Нормативна величина незавершеного виробництва розраховується в натуральному і вартісному вираження з врахуванням типу виробництва і методів його організації.

У масовому виробництві на величину незавершеного виробництва здійснюють вплив наступні фактори: число робочих місць, кількість ви­робів, що одночасно знаходяться на одному робочому місці, спосіб пере­дачі деталей (вузлів) з однієї ділянки на іншу, план виробництва та собі­вартість одиниці продукції.

У серійному виробництві нормативна величина незавершеного вироб­ництва залежить від середньоденного випуску певної продукції, тривало­сті виробничого циклу, коефіцієнта готовності виробу і його собівартості.

В одиничному виробництві величина незавершеного виробництва залежить від коефіцієнта готовності виробу і його собівартості.

Для оцінки незавершеного виробництва в гуртових цінах використо­вують коефіцієнт перерахунку, який розраховується відношенням обся­гу продукції, що випускається, в гуртових цінах до її собівартості.

Величину очікуваних залишків на початок планового періоду (3_оч) визначають за формулою:

Зоч = Зф + Ноч – Воч, грн.

де Зф - фактичний залишок на перше число місяця, в якому розро­бляється план постачання;

Ноч - очікуване надходження на підприємство матеріалів даного ви­ду за період від дати, на яку встановлений фактичний залишок, і до початку планового періоду;

Воч - очікувані витрати даного виду матеріалів за той самий період. Інформація про фактичні залишки матеріальних ресурсів на скла­дах і в цехах підприємства знаходиться в матеріальних картках, оборот­них відомостях та інших аналітичних документах. Ці дані беруться ста­ном на перше число місяця.

Залежно від наявних залишків матеріальних ресурсів та обсягу за­купівель матеріальних ресурсів встановлюється можливий вид закупів­лі. Відомі наступні види закупівель:

• безпосередньо у виробника (за прямими зв'язками);

• гуртові закупівлі через посередника або біржу;

• закупівлі дрібними партіями в магазинах роздрібної торгівлі;

• закупівлі через торги.

Закупівля матеріально-технічних ресурсів безпосередньо у вироб­ників, тобто організація постачання за прямими зв'язками, має ті пере­ваги, що вона забезпечує можливість оперативного врахування спе­ціальних вимог покупця до продукції, конкретних побажань щодо її складу, конструкції, оформлення, планування тощо. За прямими зв'яз­ками поставляються передусім ті матеріально-технічні ресурси, які потрібні постійно та у великій кількості, а також вироби за індивідуаль­ними замовленнями й складне устаткування. Проте вся номенклатура матеріально-технічних ресурсів, потрібних у виробництві, яка сягає іноді десятків тисяч найменувань і типорозмірів, не може поставлятися за прямими зв'язками. Ті ресурси, які потрібні в невеликій кількості, періодично або нерегулярно, економніше буває купувати у посередни­ків - гуртових фірм і магазинів. Вони комплектують певний асорти­мент товарів для продажу і територіально розміщуються неподалік від підприємств та організацій-споживачів. Нерегулярна або періодична закупівля матеріально-технічних ресурсів, передусім з однорідними стандартизованими властивостями, може здійснюватися на товарних біржах, де концентрується інформація про продаж продукції та рівень поточних цін.

Через гуртову торгівлю закуповуються матеріали і сировина неве­ликими партіями або проводяться термінові закупівлі для забезпечення безперебійного ходу виробництва.

Досить поширеними є закупівлі через біржі й аукціони. Через них промислові підприємства закуповують сировину, при цьому на ціну впливають різкі сезонні і кон'юнктурні коливання. Так закуповують ве­лику частину сільськогосподарської сировини підприємства харчової, шкіряної і текстильної промисловості.

У даний час вид закупівель через проведення торгів застосовується при закупівлях машин, а також великих партій сировини. Покупці, що прийняли рішення про закупівлю яких-небудь видів продукції, створю­ють тендерні комітети, до складу яких входять технічні і комерційні екс­перти, представники адміністрації. Головою тендерного комітету, як пра­вило, призначається керівник підприємства, що закуповує матеріальні ресурси. Тендерні комітети організовують роботу з проведення торгів: публікують оголошення про торги, поширюють умови торгів між учас­никами, аналізують пропозиції потенційних продавців, приймають рі­шення про передачу замовлення. Умови торгів включають технічні і комерційні умови контрактів, що будуть підписані між покупцями і постачальниками, що виграли торги. У такий спосіб при закупівлі через торги покупець оголошує конкурс серед продавців (постачальників) на певний товар із заздалегідь установленими умовами і характеристиками і після порівняння отриманих пропозицій підписує контракт із продав­цем, що запропонував товар на більш вигідних для покупця умовах.

Конкурсні торги (тендери) - це спосіб закупівлі ресурсів. Торги (тен­дери) - спосіб замовлення, згідно з яким переможцем визначається учасник торгів, проведених відповідно до Порядку проведення торгів.

Здійснення закупівель через тендери відбувається за такими напрямами:

1. Закупівля товарів, робіт, послуг у межах держзамовлення;

2. Закупівля товарів, робіт і послуг за державні кошти;

3. Закупівля в рамках реалізації проектів, що фінансуються за ра­хунок державних коштів;

4. Закупівля, яка здійснюється у межах проектів, що їх фінансують міжнародні фінансові організації;

5. Закупівля ресурсів для інвестиційних проектів у рамках проектного фінансування.

Щодо правового забезпечення проведення торгів існує Порядок про­ведення торгів відповідно до Постанови Національної комісії регулюван­ня електроенергетики України від 25 грудня 2002 року №1455 "Про за­твердження Порядку придбання товарів, робіт і послуг ліцензіатами, ціни (тарифи) на відповідну діяльність яких встановлюються НКРЕ" та "Положення про порядок створення та головні функції тендерних комі­тетів щодо організації та проведення процедур закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти", затверджене наказом Міністерства еконо­міки України від 26 грудня 2000 року.

Для кожного виду сировини або матеріалів може бути обраний будь-який вид закупівлі, а також їх поєднання.

Розробка плану закупівель завершується складанням бюджету по­стачання підприємства.

План закупівель повинен бути узгоджений із кошторисом витрат на виробництво.

Таким чином, план закупівель є важливою частиною планів підприєм­ства. Він визначає потребу в матеріально-технічних ресурсах для виробни­чої діяльності підприємства. Включає показники: обсягу та номенклатури матеріалів та сировини, що постачаються (в натуральному та вартісному вираженні), ціни на них, найменування постачальників, терміни постачань і т.д. Планування закупівель враховує фактори, що впливають на цей про­цес і дозволяють раціонально обґрунтовувати витрати підприємства, а са­ме: виробничі, споживчі, транспортні, організаційні, комерційні тощо.