Графік документообігу з обліку праці та витрат на оплату праці

Назва документу	Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу	Особова картка працівника	Штатний розклад	Наказ (розпорядження) про перевід на іншу роботу	Наказ (розпорядження) про надання відпустки	Графік відпусток
Код форми	П-1	П-2	—	—	П-3	—
Кількість екземплярів	1
Відповідальний за складання	Працівник відділу кадрів, відповідальний за найм та звільнення		Працівник відділу кадрів
Документи, на основі яких складаються дані	Заява працівника	Наказ про прийняття на роботу, анкетні дані працівника	Єдиний тарифно-кваліфікаційний довідник робіт та професій працівників, Єдина тарифна сітка, організаційна структура підприємства	Заява працівника
Строк складання	Не пізніше першого робочого дня працівника, якого приймають	Одразу після прийому робітника на роботу та при наявності змін	На дату створення організації та внесення змін	При переводі працівника	За три дні до початку відпустки	Щорічно не пізніше п’ятого січня попереднього року
Відповідальний за перевірку	Начальник відділу кадрів		Головний бухгалтер	Начальник відділу кадрів
Строк перевірки	Один день з моменту складання
Хто затверджує (підписує)	Керівник організації	Начальник відділу кадрів	Керівник, головний бухгалтер	Керівник організації		Керівник організації, Начальник відділу кадрів
Строк затверджен-ня	У день складання
Куди передається	До відділу кадрів (копія – в бухгалтерію)	До відділу кадрів	До відділу кадрів, у бухгалтерію	До відділу кадрів	До відділу кадрів (копія – в бухгалтерію)
Строк передачі	Не пізніше наступного дня після підписання
Документи в яких виконують ви записи	Трудова книжка (запис про прийом на роботу)	—	—	Трудова книжка, особова картка, лицевий рахунок	Лицевий рахунок	—
Документи які складаються на його основі	Особова картка форми П-2, лицевий рахунок	—	Розрахункова або розрахунково-платіжна відомість	—	Розрахункова або розрахунково-платіжна відомість	—
Місце зберігання	Відділ кадрів
Відповідаль-ній за зберігання	Начальник відділу кадрів
Строк зберігання	3 роки при умові завершення перевірки, після проведення податкової перевірки

Назва документу	Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)	Табель обліку використання робочого часу	Розрахунково-платіжна відомість працівника	Розрахунково-платіжна відомість (зведена)		Платіжна відомість			Журнал реєстрацій платіжних відомостей
Код форми	П-4	П-5	П-6	П-7		—			—
Кількість екземплярів	1
Відповідальний за складання	Працівник відділу кадрів		Бухгалтер
Документи, на основі яких складаються дані	Заява працівника, кінець дії строку контракту	Табельний облік, листки непрацездатності, довідки і т. ін.	Первинні документи з обліку фактично відпрацьованого часу – табель обліку табель обліку використання робочого часу форми П-5			Розрахунково-платіжна відомість працівника форми П-6			Розрахунково-платіжна відомість (зведена) форми П-7
Строк складання	Не пізніше останнього робочого дня працівника, якого звільнюють	Щоденно в робочі дні	За три дні до терміну виплати заробітної плати, узгодженого із банком			За день до виплати заробітної плати
Відповідальний за перевірку	Начальник відділу кадрів		Головний бухгалтер
Строк перевірки	Один день з моменту складання
Хто затверджує (підписує)	Керівник організації	Начальник відділу кадрів	Керівник, головний бухгалтер	Головний бухгалтер	Керівник, Головний бухгалтер				Головний бухгалтер
Строк затвердження	В момент складання
Куди передається	До відділу кадрів (копія – в бухгалтерію)	В бухгалтерію				В касу	В бухгалтерію
Строк передачі	Не пізніше наступного дня після підписання
Документи в яких виконують ви записи	Трудова книжка (запис про звільнення), лицевий рахунок	—	Лицевий рахунок журнал реєстрації платіжних відомостей	Лицевий рахунок		Лицевий рахунок журнал реєстрації платіжних відомостей			—
Документи які складаються на його основі	—	Розрахунково-платіжна відомість	Лицевий рахунок, чек у банк, ВКО на видану суму	Платіжна відомість працівника форми, лицевий рахунок		Видатковий касовий ордер на видану суму			—
Місце зберігання	Відділ кадрів	Бухгалтерія	Каса	Бухгалтерія		Каса			Бухгалтерія
Відповідальній за зберігання	Начальник відділу кадрів	Головний бухгалтер
Строк зберігання	3 роки при умові завершення перевірки, після проведення податкової перевірки		3 роки при умові завершення перевірки, після проведення податкової перевірки. При відсутності лицевих рахунків – 75 років.					3 роки при умові завершення перевірки, після проведення податкової перевірки

ВИДИ ОБЛІКОВИХ РЕГІСТРІВ

Згідно Наказу Міністерства Фінансів України «Про затвердження Методичних рекомендацій із застосування регістрів бухгалтерського обліку малими підприємствами» від 15.06.2011р. №720, розрахунки з оплати праці (нарахування основної і додаткової заробітної плати, премії, допомоги у разі тимчасової непрацездатності тощо), за цивільно-правовими договорами та аліментами, за іншими виплатами відображаються у Відомості 2.2-мс – «Облік розрахунків з працівниками» з перенесенням підсумкових результатів до Журналу 2-мс та Журналу 4-мс.

Відомість 2.2-мс призначена для нарахування виплат працівникам (основна і додаткова заробітна плата, премії, надбавки, доплати та інші виплати, передбачені законодавством) за виконану роботу та відрахувань з виплат працівникам відповідно до чинного законодавства, зокрема податку з доходу фізичних осіб, єдиного соціального внеску, а також сум за виконавчими листами на користь різних підприємств і осіб та інше.

Записи у Відомості 2.2-мс можуть здійснюватися за кожним працівником і кожним нарахуванням (авансу, основної суми заробітної плати, виплат з тимчасової непрацездатності тощо) або за кожним працівником резервуються декілька рядків, в які заносяться записи в міру здійснення господарських операцій.

Для обліку розрахунків з найманими працівниками і за договорами у графі 2 вказуються прізвище, ім'я, по батькові найманого працівника або фізичної особи. За кожною фізичною особою в окремому рядку протягом періоду відображається кожна операція з нарахування належних до виплати сум.

У графах 3 і 4 наводиться заборгованість на початок періоду підприємству або підприємства за кожним працівником, яка сформована на кінець попереднього звітного періоду та визначається за кожним працівником, з перенесенням інформації з граф 16 та 17 Відомості 2.2-мс відповідно за попередній період.

У графах 5-9 наводяться суми нарахованих виплат працівникам (премій, надбавок, матеріальної допомоги), суми відпускних, виплат з тимчасової непрацездатності, що нараховуються за рахунок підприємства, індексації оплати праці та інших видів доходів найманим працівникам або фізичним особам за цивільно-правовими договорами за звітний період.

У графі 10 наводиться інформація про нараховані відповідно до законодавства зобов'язання за єдиним соціальним внеском на виплати працівникам і переноситься у графу 10 Відомості 2.1-мс.

У графах 11-15 наводиться інформація про погашення зобов'язань перед працівниками (сума перерахованих або виданих грошових коштів, інші негрошові розрахунки), суми виплачених авансів, які попередньо не нараховувались, та утримань з доходів фізичних осіб відповідно до законодавства (податку з доходів фізичних осіб, єдиного соціального внеску), інші види утримань (аліменти або утримання за рішенням суду) при нарахуванні заробітної плати (інших доходів). Записи здійснюються за відповідними сумами нарахувань, здійснених протягом звітного періоду, зазначеними у графах 5-10, або за новою позицією у разі виплати раніше не нарахованих виплат.

У графах 16 і 17 наводиться заборгованість працівників перед підприємством або підприємства перед працівниками за кожною фізичною особою, що сформована за результатами господарських операцій за звітний період. Залишок заборгованості на кінець періоду розраховується у такому порядку: заборгованість підприємства перед працівниками (працівників перед підприємством) на початок періоду збільшується (зменшується) на загальну суму нарахованих розрахунків і зменшується (збільшується) на загальну суму погашених розрахунків.

ОЗНАКИ АНАЛІТИЧНОГО ОБЛІКУ І РЕГІСТРИ АНАЛІТИЧНОГО ОБЛІКУ

Облік розрахунків з оплати праці здійснюється на рахунку 66 «Розрахунки з оплати праці»: пасивний, балансовий, розрахунковий.

Рахунок 66 має два субрахунки: 661 «Розрахунки з оплати праці», 662 «Розрахунки з депонентами»

По Кредиту рахунку 661 відображаються нараховані суми як у списочному, так і несписочному складу штату підприємства: за відпрацьований час та виконану роботу: за чергові та додаткові відпустки у сумі, які припадають на дні відпустки звітного місяця; за роботу у святкові ті вихідні дні; за сумісництво професій; за виконання державних обов’язків; допомога за тимчасовою непрацездатністю і т.д. у кореспонденції з різними рахунками в залежності від видів виробництв (основне, допоміжне), виконуваних робіт, характеру цих робіт, категорій робітників, а також від виду заробітної плати (основна, додаткова).

По Дебету рахунку 661 відображаються усі види утримань з усіх видів оплати праці – податок з доходів фізичних осіб по виконавчим листам, внески до пенсійного фонду, у фонди соціального страхування, профвнески, за товари, придбані у кредит, погашення нестач і т. ін., а також виплата заробітної плати. Залишок по кредиту рахунку 661 відображає суму нарахованої, але невиплаченої до кінця місяця працівникам заробітної плати.

Підприємство робить утримання за державне соціальне страхування у встановлених відсотках до заробітної плати.

Облік обов’язкових зборів на соціальні заходи здійснюється на рахунку 65 «Розрахунки по страхуванню»

Податок з доходів фізичних осіб залежить від розміру нарахованої заробітної плати та від категорії працівників (пільгові категорії).

Нарахування заробітної плати проводиться на основі даних первинних документів з обліку виробітку, фактично відпрацьованого часу, доплатних листків та інших документів. Одночасно проводиться розрахунок всіх утримань із заробітної плати і визначається сума, що належить до видачі.

Оплата праці працівників підприємства здійснюється у першочерговому порядку після уплати обов’язкових зборів так платежів. Гроші для виплати заробітної плати підприємство отримає з поточного рахунку банку. Виплата заробітної плати з виручки дозволяється підприємствам, які не мають заборгованості з податків. Строк виплати – 3 робочих дні. Незапитана заробітна плата повертається до банку. Виплата заробітної плати з каси підприємства оформлюється видатковим касовим ордером. В бухгалтерському обліку відображається проведення розрахунків з працівниками на основі виписок банку та ВКО.

Регістром синтетичного обліку розрахунків з оплати праці в малому підприємстві праці є Відомість 2.2-мс – «Облік розрахунків з працівниками».

Після складання відомості, бухгалтер повинен зробити взаємну ув’язку його з іншими журналами та відомостями та впевнитися у рівності сум, наприклад, із журналом по кредиту рахунку 641 «Розрахунки по податках» на суму податку, який був утриманий із заробітної плати працівника; із журналом по кредиту рахунку 65 «Розрахунки зі страхування» – на суму внесків в пенсійний фонд та внесків на соціальне страхування; із журналом по кредиту рахунку 30 «Каса» – на суму виплат заробітної плати із каси і т. ін.

ФОРМИ ЗВІТНОСТІ, У ЯКИХ ВІДОБРАЖУЄТЬСЯ ІНФОРМАЦІЯ З ОПЛАТИ ПРАЦІ

Статистика чисельності, заробітної плати та робочого часу найманих працівників включає наступні форми звітності:

• 1-ПВ (умови праці) «Звіт про стан та умови праці, пільги та компенсації за роботу за шкідливими умовами праці» (04.10.2004 р. №535), річна – поштова;

• 1-ПВ «Звіт з праці» (11.08.2004 р. №472), місячна – термінова;

• 1-ПВ «Звіт з праці» (11.08.2004 р. №472), квартальна – термінова;

• 1-ПВ (страйк) «Звіт щодо причин та наслідків для страйку» (07.02.2001 р. №88), квартальна – термінова;

• 3-ПВ «Звіт про використання робочого часу» (21.07.2003р. №224), квартальна, термінова;

• 3-ПВ (зведена) «Зведений звіт про використання робочого часу» (04.04.2000 р. №1), квартальна – термінова;

• 6-ПВ «Звіт про кількість працівників, їх якісний склад та професійне навчання» (04.10.2004 р. № 535), річна – поштова;

• 9-ДС «Звіт про кількісний та якісний склад державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування, які займають посади керівників та спеціалістів» (14.10.2004 р. №559), річна – поштова;

• 1-РС «Витрати на утримання робочої сили» (28.09.2001 р. №398), раз на 2-3 роки (вибіркове обстеження підприємства), поштова.

Крім цієї звітності, підприємство подає до Фонду соціального страхування на випадок безробіття річний «Звіт з праці» за формою 2-ПВ та місячний «Звіт про наявність вільних робочих місць (вакантних посад) та потребу в працівниках» за формою 3-ПН.

Всі перераховані звіти підприємства подають до управління статистики місцевості, де підприємство зареєстроване. Ці та інші звіти подаються для здійснення оперативного управління до органу, до сфери управління якого належать (за його вказівкою).